La tenue de registres est similaire à l'assurance. Vous espérez que vous n'aurez jamais besoin d'un vieux morceau de papier, mais si vous le faites, cela peut faire une grande différence si vous pouvez le trouver.
Non seulement vous avez besoin d'un système pour garder une trace de l'endroit où vous mettez les choses, mais vous devez également laisser des instructions, y compris un index des enregistrements, afin que d'autres personnes puissent localiser vos documents importants. Maintenant que tant de personnes utilisent des ordinateurs, imprimez une copie papier et notez les noms de fichiers où tous les enregistrements sont stockés.
Étant donné que vos dossiers peuvent être classés à la maison, dans un coffre-fort, au travail ou ailleurs, il est bon d'avoir un index de références croisées afin que les gens sachent où trouver des documents spécifiques. Par exemple, vos dossiers d'investissement peuvent être à la maison dans une boîte en métal, vos obligations d'épargne stockées dans un coffre-fort et des copies de votre testament peuvent être dans votre bureau et dans un autre endroit sûr. Joignez à votre index des dossiers une liste à jour de tous vos contacts importants, y compris les adresses et les numéros de téléphone. Cette liste peut inclure un comptable, l'administrateur de votre testament, un avocat, un banquier, un ministre, médecin, employeur, conseiller financier, agent d'assurance et toute autre personne qui doit être contactée sur votre au nom de.
Garder une trace des documents et savoir quels enregistrements doivent être conservés et lesquels vous pouvez présenter devient une routine simple une fois que vous avez créé un système. Voici quelques lignes directrices basées sur les catégories utilisées dans une colonne précédente.