Créez un refuge sûr pour vos dossiers – SheKnows

La tenue de registres est similaire à l'assurance. Vous espérez que vous n'aurez jamais besoin d'un vieux morceau de papier, mais si vous le faites, cela peut faire une grande différence si vous pouvez le trouver.

Non seulement vous avez besoin d'un système pour garder une trace de l'endroit où vous mettez les choses, mais vous devez également laisser des instructions, y compris un index des enregistrements, afin que d'autres personnes puissent localiser vos documents importants. Maintenant que tant de personnes utilisent des ordinateurs, imprimez une copie papier et notez les noms de fichiers où tous les enregistrements sont stockés.

Étant donné que vos dossiers peuvent être classés à la maison, dans un coffre-fort, au travail ou ailleurs, il est bon d'avoir un index de références croisées afin que les gens sachent où trouver des documents spécifiques. Par exemple, vos dossiers d'investissement peuvent être à la maison dans une boîte en métal, vos obligations d'épargne stockées dans un coffre-fort et des copies de votre testament peuvent être dans votre bureau et dans un autre endroit sûr. Joignez à votre index des dossiers une liste à jour de tous vos contacts importants, y compris les adresses et les numéros de téléphone. Cette liste peut inclure un comptable, l'administrateur de votre testament, un avocat, un banquier, un ministre, médecin, employeur, conseiller financier, agent d'assurance et toute autre personne qui doit être contactée sur votre au nom de.

Garder une trace des documents et savoir quels enregistrements doivent être conservés et lesquels vous pouvez présenter devient une routine simple une fois que vous avez créé un système. Voici quelques lignes directrices basées sur les catégories utilisées dans une colonne précédente.

Factures. Une fois les factures payées chaque mois, déduisez-les de votre plan de dépenses. Conservez les reçus comme preuve d'achat des produits et classez-les dans le dossier Produits. Si des problèmes surgissent, vous avez une preuve adéquate et ils seront réparés à peu ou pas de frais. Vérifiez les reçus par rapport à vos factures de carte de crédit. Si vous avez des documents, vous pouvez supprimer avec succès les frais inexacts sur votre facture. Si vous ne savez pas quoi jeter, conservez toutes les factures payées jusqu'à ce que vous fassiez vos impôts. Présentez ensuite tout ce dont vous n'avez pas besoin pour prouver un achat, une réclamation au titre de la garantie et/ou une déduction fiscale.

Dossier(s) de crédit/prêt. Conservez les contrats de prêt jusqu'à ce qu'ils soient payés. Si le contrat est avec un particulier, vous voudrez peut-être conserver le billet annulé indéfiniment pour prouver à une succession que vous avez payé le prêt. Sinon, lancez les contrats payés. C'est une bonne idée de vérifier vos rapports de crédit une fois par an et de corriger toute information inexacte.

Dossier(s) d'emploi. Conservez les talons de paie jusqu'au moment des impôts pour vérifier le montant déclaré par votre employeur. Gardez une trace des cotisations versées aux régimes de retraite par l'intermédiaire de votre employeur. Avoir un dossier des prestations de survivant, y compris l'assurance-vie et les rentes de retraite. Conservez des copies des évaluations de rendement, des promotions et des rajustements salariaux.