Mõnel päeval ma vihkan oma postkasti. Olen kindel, et saate tunda kaasa. Nagu teiegi, saan mina (ja iga teine ärinaine) keskmiselt 124,5 meilisõnumit päev. Kuid hoolimata asjaolust, et oleme kõik oma ekraani külge liimitud, on meie oma meilile etikett tundub olevat aeglaselt lagunenud. Olen näinud e -kirju, mis mitte ainult ei sisaldanud lohakaid vigu, vaid olid mõnel juhul lausa ebaviisakad - või mis veelgi hullem, liiga juhuslikud. Isegi näiliselt kahjutud vead lisanduvad ja võivad mõnel juhul põhjustada tõsiseid tagajärgi.
Olen kirjeldanud mõningaid põhireegleid, et teie elektrooniline side vastaks teie professionaalsele kuvandile.
1. Kasutage professionaalset tervitust
Tõsi, iga ettevõtte kultuur on erinev, kuid viisakas ja veidi ametlik tervitus on alati asjakohane. Selliste sõnade kasutamine nagu "hei" või "yo" ei ole professionaalne, olenemata sellest, kes on adressaat. Selle asemel kasutage sõna „tere”, „tere”, „tere hommikust/pärastlõunat” või veelgi ametlikumaks muutmiseks „kallis”.
2. Kasutage sõna „vasta kõigile”
Grupimeilid võivad säästa reaalajas aega, sest kõik on kaasatud projektivärskendustesse või muusse, mida te saadate. Kahjuks võivad grupi lõimed ka kontrolli alt väljuda ja eraldada eraldi teemadeks, millesse kogu rühm ei pea kuuluma. Mõelge kaks korda enne vastuse leidmist, et kaaluda, kas tõesti tuleb kõik sisse lülitada.
3. Ärge kasutage hüüdnimesid
Kellegi nime lühendamine (kui teile pole öeldud, et ta seda eelistab) on liiga juhuslik, üleolev ja mõnel juhul võib see tunduda alandav. Minu nimi on Tiffany. Kui ma teid isiklikult ei tunne, ei sobi mind nimetada "Tiffiks".
4. Vältige huumori kasutamist
Huumor ei tööta meilis sageli. See, mis on ühele inimesele naljakas, võib teistele solvav olla või, mis veelgi hullem, seda võib valesti tõlgendada kui sarkastilist või söövitavat.
5. Vastake õigeaegselt
Kuigi oleme oma klaviatuuridele liimitud, pole vaja postkasti pantvangi mängida. Kui e -kiri on kõrge prioriteediga ja teate, et selle käsitlemiseks kulub mitu tundi (või isegi päeva), vastake taotluse kinnitamiseks kohe. E -kirjad, mis ripuvad ja koguvad teie postkasti tolmu, võivad inimestele jätta mulje, et olete ülekoormatud või ignoreerite nende soove. Lugemata kirjad võivad tähendada ka tähtaegade täitmata jätmist.
6. Korrigeerige oma sõnumit
Õigekirjakontrolli lihtsus tähendab, et paljud meist loodavad sellele õigekirjavigade leidmisel, mis viib teid vaid poolele teele. Mõelge teosele "avalik". Kui sisestate selle valesti ja jätate kogemata tähe „L” vahele, kirjutatakse sõna siiski õigesti, kuid sellel on hoopis teine tähendus! Samuti on hea mõte otsida vastamata sõnu või sõnu, mis kõlavad samamoodi, kuid on kirjutatud (ja tähendavad) midagi muud, näiteks „sinu” ja „sa oled”.
7. Ärge unustage kinnitust
Seda on lihtne vältida. Kui sisestate oma e -kirja sisusse sõna „manus” või „lisa”, küsib Outlook teid, kui tundub, et unustasite midagi lisada. Üks viis selle vea vähendamiseks on märkme alustamine sõnaga „lisatud…”
8. Vältige kõigi korkide kasutamist
Kõik meilis kasutatavad suured tähed võivad teie adressaate solvata. Kui midagi on tõesti oluline, öelge seda või kasutage selle asemel märksõna või fraasi esiletõstmist.
9. Kaaluge kõnet
Kui teil on oma e -kirjas palju öelda, võib olla tõhusam lihtsalt telefon kätte võtta või kõne ajastada. Telefonikõne mitte ainult ei aita kokku hoida aega, vaid hoiab ära ka teie sõnumi vale tõlgendamise. Pärast kõnet dokumenteerige kokkuvõtliku e-kirjaga kokkulepitud punktid või järeltegevused.
10. Lisage lõppev tervitus
Sarnaselt esimesele punktile on hea tava lisada lõpu tervitus. Mõelge viimasele e -kirjale, mille teade äkitselt lõppes. Võimalik, et see tundus vähem nagu noot ja pigem tellimus.
Pidage meeles, et e -post, nagu mis tahes muu ärivorm suhtlemine, on teie otsene peegeldus professionaalsus. Veenduge, et teie e -posti etikett oleks õige, näitab teie kolleegid, et olete veebivahetuses läbimõeldud, viisakas ja kiire.
See artikkel ilmus algselt Haldjajumal. Naiste suurima karjäärikogukonnana pakub Fairygodboss miljonitele naistele karjäärisidemeid, kogukonna nõuandeid ja raskesti leitavat teavet selle kohta, kuidas ettevõtted naisi kohtlevad.
