Algunos días, odio mi bandeja de entrada. Estoy seguro de que puede simpatizar. Como usted, yo (y todas las demás mujeres de negocios) recibimos una promedio de 124.5 correos electrónicos un día. Sin embargo, a pesar de que todos estamos pegados a nuestra pantalla, nuestro Email la etiqueta parece haberse desintegrado lentamente. He visto correos electrónicos que no solo contenían errores descuidados, sino que en algunos casos eran francamente groseros o, peor aún, demasiado casuales. Incluso los errores aparentemente inocuos se acumulan y, en algunos casos, pueden tener graves consecuencias.
He descrito algunas reglas básicas de etiqueta para garantizar que sus comunicaciones electrónicas coincidan con su imagen profesional.
1. Usa un saludo profesional
Concedido, cada cultura de la empresa es diferente, pero siempre es apropiado un saludo cortés y ligeramente formal. Usar palabras como "hey" o "yo" no es profesional, sin importar quién sea el destinatario. En su lugar, use "hola", "hola", "buenos días / tardes" o, para ser aún más formal, "querido".
2. Utilice "responder a todos" de forma adecuada
Los correos electrónicos grupales pueden ahorrar mucho tiempo porque todos están incluidos en las actualizaciones del proyecto o en cualquier otra cosa que envíes. Desafortunadamente, los hilos del grupo también pueden salirse de control y convertirse en temas separados de los que no es necesario que todo el grupo forme parte. Piénselo dos veces antes de presionar Responder a todos para considerar si realmente todos necesitan estar conectados.
3. No uses apodos
Acortar el nombre de alguien (si no le han dicho que lo prefiere) es demasiado casual, presuntuoso y, en algunos casos, puede parecer degradante. Mi nombre es Tiffany. A menos que te conozca personalmente, no es apropiado que me llames "Tiff".
4. Evita usar el humor
El humor no suele funcionar en el correo electrónico. Lo que es gracioso para una persona puede resultar ofensivo para los demás o, peor aún, puede malinterpretarse como sarcástico o cáustico.
5. Responder de manera oportuna
A pesar de que estamos pegados a nuestros teclados, no hay necesidad de ser rehén de tu bandeja de entrada. Si un correo electrónico tiene alta prioridad y sabe que necesitará varias horas (o incluso días) para manejarlo, responda de inmediato para reconocer la solicitud. Los correos electrónicos que se acumulan y acumulan polvo en su bandeja de entrada pueden dar a las personas la impresión de que está abrumado o que está ignorando sus solicitudes. Los correos electrónicos no leídos también pueden significar que no se cumplieron los plazos.
6. Revisa tu mensaje
La facilidad del corrector ortográfico significa que muchos de nosotros confiamos en él para detectar errores ortográficos, lo que solo lo lleva a la mitad del camino. Considere el trabajo "público". Si escribe mal y omite accidentalmente la letra "L", la palabra todavía se escribe correctamente pero tiene un significado completamente diferente. También es una buena idea comprobar si faltan palabras o palabras que suenan igual pero que están escritas (y significan) algo diferente, como "tu" y "tú eres".
7. No olvides el archivo adjunto
Este es uno fácil de evitar. Si escribe la palabra "adjunto" o "adjuntar" en el cuerpo de su correo electrónico, Outlook le preguntará si parece que olvidó adjuntar algo. Una forma de reducir este error es comenzar su nota con "en el adjunto ..."
8. Evite el uso de mayúsculas
Todas las letras mayúsculas utilizadas en un correo electrónico pueden parecer una afrenta a sus destinatarios. Si algo es realmente importante, dígalo o use negrita o subrayado para resaltar un punto o frase clave.
9. Considere una llamada
Si tiene mucho que decir en su correo electrónico, puede ser más eficiente simplemente levantar el teléfono o programar una llamada. Una llamada telefónica no solo puede ahorrar tiempo, sino que también puede evitar cualquier interpretación errónea de su mensaje. Después de la llamada, documente los puntos acordados o las tareas de seguimiento con un mensaje de correo electrónico conciso.
10. Incluya un saludo de clausura
Al igual que en el punto uno, es una buena práctica incluir un saludo de clausura. Piense en el último correo electrónico que recibió donde la nota terminó abruptamente. Lo más probable es que se sienta menos como una nota y más como una orden.
Recuerde, envíe un correo electrónico, como cualquier otra forma de negocio. comunicación, es un reflejo directo de tu profesionalismo. Asegurarse de que su etiqueta de correo electrónico sea correcta demuestra a sus colegas que es considerado, educado y rápido en los intercambios en línea.
Este artículo apareció originalmente en Fairygodboss. Como la comunidad profesional más grande para mujeres, Fairygodboss ofrece a millones de mujeres conexiones profesionales, consejos comunitarios e información difícil de encontrar sobre cómo las empresas tratan a las mujeres.
