Confiamos en el correo electrónico para hacer negocio más eficiente, pero algunas cosas que la gente hace simplemente aumentan la carga. ¿Cuál de estos mensajes no permitidos para los correos electrónicos comerciales está comprometiendo?
eres tú
un correo electrónico grosero?
Confiamos en el correo electrónico para hacer que los negocios sean más eficientes, pero algunas cosas que la gente hace simplemente aumentan la carga. ¿Cuál de estos mensajes no permitidos para los correos electrónicos comerciales está comprometiendo?
La anatomía de un correo electrónico
Cuando escriba un correo electrónico, asegúrese de abordar todo de la manera más clara y completa posible. No pida a las personas que lean entre líneas o que hagan un seguimiento de la información que necesitan para responderle.
Si tiene que escribir un correo electrónico largo, asegúrese de dividirlo utilizando encabezados en negrita y viñetas o números cuando sea posible.
La gramática importa
Las reglas de gramática y ortografía existen para garantizar que no haya errores de comunicación en la palabra escrita, así que no envíe un correo electrónico sin volver a leerlo. Repase las reglas gramaticales, asegúrese de que nada esté mal escrito y no use una palabra a menos que esté seguro ya sabes lo que significa: esforzarse demasiado para sonar, como dicen los británicos, "elegante" puede tener consecuencias desastrosas resultados.
Tenga cuidado con la taquigrafía. Puede estar bien cuando envíe correos electrónicos a personas que conoce bien, pero evítelo con nuevos contactos. Cosas como BTW probablemente estén bien si respondes desde tu teléfono, pero evita las LOL y los emoticonos.
Responder y reenviar
No responda a ningún correo electrónico hasta que haya leído toda la comunicación, incluidas las respuestas de otras personas. A menos que haya recibido una copia oculta o necesite hacer su comentario de forma privada, siempre responda a todos si se incluyeron otros.
Cuando responda, asegúrese de abordar todos los elementos. Si varias personas hicieron preguntas, es útil abordarlas todas en un solo correo electrónico. Si alguien necesita una gran cantidad de información, es útil responder "en línea" respondiendo a sus comentarios dentro del cuerpo de su propio correo electrónico y cambiando la fuente a un color diferente.
- Asegúrese de eliminar cualquier información que usted o el remitente de correo electrónico original no quieran que otros tengan.
- ¿Necesita eliminar alguna dirección de correo electrónico de las líneas "para" o "de" del reenvío?
- ¿Necesitas eliminar la información de contacto de alguien de su firma?
- ¿Divulgaron información potencialmente sensible? Esto podría incluir cualquier cosa, desde detalles de productos privados o precios hasta información personal.
- ¿Dijeron (o usted) algo negativo sobre alguien? Incluso si no está reenviando a esa persona, debe eliminarlo.
¿Y realmente necesitamos decirle que no debe reenviar chistes, memes, nada lindo o retórica política a los contactos comerciales?
Extras de correo electrónico que cuentan: archivos adjuntos y firmas
Los extras del correo electrónico pueden ser una de las partes más irritantes de un correo electrónico si se hacen incorrectamente. Los archivos adjuntos de más de 8 megabytes deben cargarse en un servicio como Dropbox o Box para asegurarse de que no se bloqueen. Se deben guardar varios archivos adjuntos en una carpeta y comprimirlos.
Siempre tenga una firma configurada automáticamente tanto en su computadora como en su teléfono, asegurándose de que la en su celular lo dice en caso de un extraño error de autocorrección o para explicar por qué es tan corto respuesta. Debe incluir:
- Tu nombre completo
- Tu título completo
- Su dirección si es un establecimiento físico
- Su número de teléfono, incluidas las extensiones y el celular si desea que la gente lo tenga
- Su dirección de correo electrónico (opcional)
- La dirección de su sitio web
- Cualquier otro enlace que desee que tenga la gente (redes sociales, blog, etc.)
Cuando se trata de imágenes como fotos, logotipos y fondos, menos es más. Pueden arruinar la forma en que se muestra su correo electrónico en los clientes de correo electrónico de algunas personas. Y cualquier cosa que no sea un logotipo discreto (pequeño) a menudo se ve cursi.
La regla de oro
Cuando se trata de comunicaciones por correo electrónico, siga siempre la regla de oro. Escribe los tipos de correos electrónicos que te gustaría recibir. ¿Quién sabe? Quizás alguien aprenda algo de ti.
Dinos
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