Verificó todos los detalles. La sala de banquetes está reservada, el proveedor está trabajando en un menú especial y los arreglos florales ya están ordenados. Pero tu trabajo aún no ha terminado. Tu evento bien planeado podría terminar en un fracaso si pasas por alto el detalle más importante: correr la voz. Aquí tienes algunas ideas para despertar tu imaginación.
Atrapadores de atención
Los medios de comunicación reciben cientos de comunicados de prensa cada semana. Mientras intenta captar el interés de reporteros, editores y productores, considere enviar un comunicado fuera de lo común.
"Para anunciar nuevos productos o eventos especiales, envié comunicados pegados a una bombilla con las palabras "Tenemos una nueva idea" en el exterior ", dijo Mike DeHart, un especialista en marketing que vive en Asheville, CAROLINA DEL NORTE.
“Envíe una pelota de golf negra, con insignia dorada y camiseta dorada, anunciando un torneo de golf benéfico”, dijo Kay Pinkerton, especialista en relaciones públicas. “Los miembros de los medios de comunicación que asistan pueden participar en un sorteo para cenar y recibir una entrevista exclusiva con un gigante corporativo que está vinculado al torneo. Solía trabajar para Hunt Oil Company, que patrocinó el Byron Nelson Golf Classic. Eso es lo que me hizo pensar en esta loca idea ".
Piensa visualmente
Si está tratando de atraer a la estación de televisión local para que publicite su evento, organice las posibilidades de video activo. Los editores asignados a las salas de redacción de televisión están constantemente en busca de historias que generen videos emocionantes.
Steven Spenser, presidente de Praxis Communications en Seattle, dice que el capítulo de Kentucky de la American Lung Association necesitaba promover un programa de asma de un día con la estrella olímpica de atletismo Jackie Joyner-Kersee. Recomendó juntar a Joyner-Kersee con niños asmáticos. Una idea incluía correr por un parque o pista de la escuela.
Los organizadores habían programado a Joyner-Kersee para almorzar con un grupo selecto de VIP de la comunidad. Después de eso, ella hablaría con un grupo de personal de la escuela sobre la importancia de reconocer el asma en sus estudiantes, y luego lanzar una tarde de salud justa. La publicidad previa al evento incluyó el envío de comunicados de prensa a los medios de comunicación locales, la entrega de folletos y carteles a los escuelas, imprimir artículos en boletines, repartir camisetas de eventos y programar entrevistas en programas de radio y televisión locales muestra. Sin embargo, Spenser animó al grupo a ir aún más lejos en sus esfuerzos publicitarios.
“Invitar a fotógrafos de televisión y de medios impresos a cubrir a la estrella olímpica en su almuerzo o su discurso ante los funcionarios escolares resultaría en una cobertura aburrida y estática. El gran potencial publicitario de un atleta impresionante se reduciría a una cabeza parlante en un atril. Esto hace que la televisión sea aburrida ”, dijo Spenser. “Independientemente de lo que planee, haga que los medios de comunicación muestren movimiento, actividad, entusiasmo. Piense en términos de lo que hace que un evento especial sea bueno, no en cómo usar su atracción estrella para transmitir información que cualquier otra persona podría hacer igual de bien ".
Sé mi invitado
Hacer correr la voz sobre los eventos no se limita a ponerse en contacto con los medios de comunicación. Para muchos eventos, querrá crear una lista de invitados y enviar invitaciones personalizadas. Si bien una invitación formal grabada con una tarjeta de respuesta es perfecta para algunas ocasiones, otras requieren más creatividad para producir resultados.
“Para una palada inicial, enviamos la invitación adjunta a un árbol joven en un tubo de correo con la sugerencia de que la gente plantara el árbol en su propio jardín, o venga al evento innovador y plante el árbol para el futuro de la atención médica en Indiana ”, dijo Frederick C. Bagg, director de relaciones comunitarias y marketing en St. Francis Hospital and Health Centers en Indianápolis, IN.
A Bagg también se le ocurrió una divertida idea de invitar a los médicos a la gran inauguración de una nueva Unidad de Obstetricia y Neonatal. Veinte médicos recibieron un pañal desechable con una invitación adjunta y un beso de Hersey sin envolver en el interior. "Los médicos son un grupo inusualmente difícil de conseguir para responder a una invitación", dijo Bagg. "Conseguimos que dieciséis o diecisiete de ellos pasen por el desayuno y la gira".
Conéctate
Considere la posibilidad de crear una página web para ayudar en sus esfuerzos publicitarios. Puede proporcionar un fácil acceso a la información sobre el evento, incluida la ubicación, las direcciones, las actividades programadas y cómo responder, incluido el registro en línea. Por ejemplo, muchos planificadores de reuniones de clase establecen sitios web para mantener a los compañeros de clase actualizados sobre las próximas reuniones y para publicar información actualizada sobre sus vidas.
El correo electrónico es otra forma eficaz de comunicarse con las personas que asistirán a su evento. Considere establecer una lista de discusión por correo electrónico para su grupo. Hay varios sitios que ofrecen listservs gratuitos. Uno de esos sitios se puede encontrar en www.egroups.com. La ventaja de crear su propia lista de discusión es que envía un mensaje y se distribuye automáticamente a todas las direcciones de correo electrónico de su lista.
Para el evento que involucró a Jackie Joyner-Kersee, Steven Spenser recomendó poner a la estrella de la pista en un foro de chat para hablar con los niños del área que tienen asma. También sugirió una entrevista en los medios de comunicación en línea con Joyner-Kersee para llamar la atención de los reporteros expertos en Internet.
Habla
El boca a boca es generalmente la mejor publicidad, y eso también se aplica a la publicidad de eventos. Difundir la palabra. Informe a las personas sobre el evento y recuérdeles con una nota o una llamada telefónica. Roger Snowdon, presidente de Media Magic en Fredericton, New Brunswick, Canadá, sugiere hacer una lista de quién sabe a quién dentro de su organización. “Asignelos a una lista caliente para generar interés y hablar”, dijo Snowdon. “Lo hemos logrado reuniendo un equipo y trabajando con los teléfonos durante un fin de semana. En este caso fue un evento político, pero los mismos métodos también podrían usarse para muchos otros eventos ".
Probado y verdadero
No pase por alto las opciones de publicidad probadas y verdaderas. Si se trata de un evento comunitario, puede enviar anuncios de servicio público en periódicos, guías para compradores, televisión y radio. Otras ideas incluyen:
- Carteles
- Banners de la calle
- Volantes
- Pintura de acera
Una combinación de estrategias publicitarias dará como resultado el mayor éxito de su evento. Recuerda ser creativo y divertirte. Entonces, siéntase orgulloso de producir uno de los eventos más concurridos y mejor ejecutados de la ciudad.
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