Si no tiene un sistema para manejar sus correos electrónicos, su bandeja de entrada puede salirse de control rápida y fácilmente. Afortunadamente, con varias funciones de búsqueda, encontrar un correo electrónico no es imposible; sin embargo, es inteligente organizar la afluencia de correos electrónicos antes de que el número que inunde tu bandeja de entrada se vuelva abrumador.
Dado que muchos de nosotros recibimos docenas o incluso cientos de correos electrónicos al día, es imprescindible desarrollar un sistema para manejarlo. A continuación, presentamos algunas formas sencillas de evitar que se acumulen los correos electrónicos.
Descartar ciertos correos electrónicos inmediatamente después de leerlos
Si ha leído un correo electrónico y no necesita volver a leerlo o actuar en consecuencia, tírelo a la papelera de inmediato. Además, configure su correo electrónico para que la basura se vacíe regularmente (o ingrese semanalmente y vacíela manualmente).
Tenga en cuenta que no es necesario que lea todos los correos electrónicos de inmediato. Si se distrae con su correo electrónico, no deje el suyo abierto; en su lugar, programe de tres a cinco horas de registro durante la jornada laboral.
Deje correos electrónicos que requieran acción en su bandeja de entrada
Si un correo electrónico debe ser respondido o requiere alguna acción, déjelo en su bandeja de entrada como recordatorio. Para los particularmente importantes, coloque banderas, para que no se pierdan en la confusión. (Aunque, esto es menos probable dado que su bandeja de entrada pronto se simplificará).
Luego, decida una fecha límite estándar para los correos electrónicos que permanecen en su bandeja de entrada, tal vez de una semana a un mes. Al final de cada semana, revise su bandeja de entrada y asegúrese de que la respuesta o acción esté completa, de modo que pueda eliminar el correo electrónico de su bandeja de entrada.
Archivar otros correos electrónicos de inmediato
Si hay correos electrónicos sobre los que ha actuado, pero a los que deberá consultar en el futuro, archívelos en las carpetas correspondientes. Deberá pensar un poco en qué tipo de sistema de carpetas funcionará mejor para usted. Es fácil que los correos electrónicos archivados se salgan rápidamente de control, así que considere la posibilidad de crear carpetas que estén subdivididas por fecha para que pueda eliminar fácilmente carpetas enteras que ya no sean oportunas. Existen algunas herramientas de correo electrónico que también le permiten archivar los correos electrónicos entrantes directamente en la carpeta: considere configurar esto si cree que esta función le servirá bien en la forma en que trabaja.
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