Son las 10:50 a. M. Y su Blackberry acaba de recordarle una reunión programada para las 11:00 a. M. ¡Tienes diez minutos para prepararte y no tienes idea de por dónde empezar! No hay necesidad de preocuparse, aquí hay algunos consejos para ayudarlo a prepararse y llegar a tiempo.
Conozca los fundamentos
¿Recuerda las cinco W y la H, quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo, desde la escuela primaria? Estos también son ingredientes clave para tener éxito y estar preparados para cualquier reunión de última hora.
OMS
¿Para quién es la reunión? ¿La reunión es para alta dirección, personal, recursos humanos, etc.? Conoce a tu audiencia, para que puedas presentar el material de acuerdo al grupo de personas presentes.
Qué
¿De qué se trata la reunión? ¿Cuál es el mensaje que está tratando de transmitir? Comprenda el motivo de la reunión para asegurarse de que el mensaje se transmita correctamente. Revise la agenda de la reunión, revise las notas y los correos electrónicos relevantes y esboce un esquema simple.
Cuando
¡Sabemos cuándo, en diez minutos! Pero, ¿cuándo necesita la audiencia utilizar esta información? Si la información se puede dividir, puede prepararse mejor para lo que es importante ahora.
Dónde
¿Dónde está el lugar de la reunión? Esto es vital porque la logística del lugar establecerá el estado de ánimo de la audiencia. Si hace calor, las personas pueden calentarse demasiado y cansarse fácilmente, de ahí la necesidad de transmitir la información rápidamente.
Por qué
¿Por qué se lleva a cabo esta reunión y por qué es en diez minutos? La escasez de tiempo podría deberse a la naturaleza de la reunión: la información debe transmitirse ahora y no más tarde. Saber el por qué también ayudará a expresar la urgencia a la audiencia y preparará mejor su mensaje.
Cómo
¿Cómo vas a transmitir la información? ¿PowerPoint, folletos o una presentación solo de usted? Si es en diez minutos, es posible que no tenga tiempo para materiales adicionales, pero al menos tener una copia impresa de la agenda puede ayudarlo a hacer entender su punto.
Irradia tu confianza
Sobre todo importancia, no olvides tu confianza. Si parece que está preparado para su reunión, lo más probable es que su audiencia le crea. Con los pocos minutos que te quedan, alisa los cabellos sueltos, aplica brillo de labios, ponte la camisa y sonríe. Tu confianza irradiará la reunión independientemente de tu falta de preparación.
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