Μερικές μέρες, μισώ τα εισερχόμενά μου. Είμαι σίγουρος ότι μπορείς να συμπάσχεις. Όπως εσείς, έτσι και εγώ (και κάθε άλλη επιχειρηματίας) λαμβάνω ένα κατά μέσο όρο 124,5 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μια μέρα. Ωστόσο, παρά το γεγονός ότι είμαστε όλοι κολλημένοι στην οθόνη μας, τη δική μας ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ η εθιμοτυπία φαίνεται να έχει διαλυθεί αργά. Έχω δει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που όχι μόνο περιείχαν ατημέλητα σφάλματα, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις ήταν εντελώς αγενή - ή χειρότερα, υπερβολικά περιστασιακά. Ακόμη και τα φαινομενικά αβλαβή λάθη προστίθενται και, σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να έχουν σοβαρές συνέπειες.
Έχω περιγράψει ορισμένους βασικούς κανόνες εθιμοτυπίας για να διασφαλιστεί ότι οι ηλεκτρονικές επικοινωνίες σας ταιριάζουν με την επαγγελματική σας εικόνα.
1. Χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό
Δεδομένου, κάθε κουλτούρα της εταιρείας είναι διαφορετικό, αλλά ένας ευγενικός και ελαφρώς επίσημος χαιρετισμός είναι πάντα κατάλληλος. Η χρήση λέξεων όπως "hey" ή "yo" δεν είναι επαγγελματική, ανεξάρτητα από το ποιος είναι ο παραλήπτης. Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε "γεια", "γεια", "καλημέρα/απόγευμα" ή, για να είμαστε ακόμη πιο επίσημοι, "αγαπητοί".
2. Χρησιμοποιήστε το "απάντηση σε όλα" κατάλληλα
Τα ομαδικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο, επειδή όλοι περιλαμβάνονται στις ενημερώσεις έργου ή ό, τι άλλο στέλνετε. Δυστυχώς, τα νήματα ομάδας μπορούν επίσης να ξεφύγουν από τον έλεγχο και να προχωρήσουν σε ξεχωριστά θέματα στα οποία δεν χρειάζεται να είναι μέρος ολόκληρης της ομάδας. Σκεφτείτε δύο φορές πριν χτυπήσετε την απάντηση-όλα για να σκεφτείτε αν όλοι πραγματικά χρειάζονται αναζήτηση.
3. Μην χρησιμοποιείτε ψευδώνυμα
Η συντόμευση του ονόματος κάποιου (αν δεν σας έχουν πει ότι το προτιμά) είναι υπερβολικά απλή, αυθάδης και, σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να θεωρηθεί εξευτελιστική. Με λένε Τίφανι. Εκτός αν σας γνωρίζω προσωπικά, δεν είναι κατάλληλο να με αποκαλέσετε "Tiff".
4. Αποφύγετε τη χρήση χιούμορ
Το χιούμορ δεν λειτουργεί συχνά στο email. Αυτό που είναι αστείο για ένα άτομο μπορεί να είναι προσβλητικό για τους άλλους ή, χειρότερα, να παρερμηνευτεί ως σαρκαστικό ή καυστικό.
5. Απαντήστε έγκαιρα
Παρόλο που είμαστε κολλημένοι στα πληκτρολόγιά μας, δεν χρειάζεται να παίζουμε όμηροι στα εισερχόμενά σας. Εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έρχεται με υψηλή προτεραιότητα και γνωρίζετε ότι θα χρειαστείτε αρκετές ώρες (ή ακόμα και ημέρες) για να το χειριστείτε, απαντήστε αμέσως για να αποδεχτείτε το αίτημα. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τριγυρίζουν και μαζεύουν σκόνη στα εισερχόμενά σας μπορούν να δώσουν στους ανθρώπους την εντύπωση ότι είστε συγκλονισμένοι ή ότι αγνοείτε τα αιτήματά τους. Τα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί επίσης να σημαίνουν χαμένες προθεσμίες.
6. Διορθώστε το μήνυμά σας
Η ευκολία του ορθογραφικού ελέγχου σημαίνει ότι πολλοί από εμάς στηριζόμαστε σε αυτό για να εντοπίσουμε ορθογραφικά λάθη, πράγμα που σας οδηγεί μόνο στα μισά του δρόμου. Εξετάστε το έργο "δημόσιο". Αν το γράψετε λάθος και παραλείψετε κατά λάθος το γράμμα "L", η λέξη εξακολουθεί να γράφεται σωστά αλλά έχει εντελώς διαφορετική σημασία! Είναι επίσης καλή ιδέα να ελέγξετε για χαμένες λέξεις ή λέξεις που ακούγονται το ίδιο αλλά γράφονται (και σημαίνουν) κάτι διαφορετικό, όπως το "δικό σας" και το "είσαι".
7. Μην ξεχάσετε το συνημμένο
Αυτό είναι εύκολο να αποφευχθεί. Εάν πληκτρολογήσετε τη λέξη "συνημμένο" ή "επισύναψη" στο σώμα του email σας, το Outlook θα σας ζητήσει αν φαίνεται ότι ξεχάσατε να επισυνάψετε κάτι. Ένας τρόπος για να περιορίσετε αυτό το σφάλμα είναι να ξεκινήσετε τη σημείωσή σας με "στο συνημμένο ..."
8. Αποφύγετε τη χρήση όλων των καπακιών
Όλα τα κεφαλαία γράμματα που χρησιμοποιούνται σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να προσβληθούν ως προσβολή για τους παραλήπτες σας. Εάν κάτι είναι πραγματικά σημαντικό, πείτε το ή χρησιμοποιήστε έντονα ή υπογραμμίστε για να επισημάνετε ένα βασικό σημείο ή φράση.
9. Σκεφτείτε μια κλήση
Εάν έχετε πολλά να πείτε στο email σας, μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικό να σηκώσετε το τηλέφωνο ή να προγραμματίσετε μια κλήση. Ένα τηλεφώνημα όχι μόνο μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, αλλά μπορεί επίσης να αποτρέψει οποιαδήποτε παρερμηνεία του μηνύματός σας. Μετά την κλήση, τεκμηριώστε συμφωνημένα σημεία ή εργασίες παρακολούθησης με συνοπτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
10. Συμπεριλάβετε έναν χαιρετισμό λήξης
Παρόμοια με το σημείο ένα, είναι απλώς καλή πρακτική να συμπεριλάβετε έναν τελευταίο χαιρετισμό. Σκεφτείτε το τελευταίο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λάβατε όπου η σημείωση μόλις τελείωσε απότομα. Οι πιθανότητες είναι, το ένιωθα λιγότερο σαν νότα και περισσότερο σαν παραγγελία.
Θυμηθείτε, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως κάθε άλλη μορφή επιχείρησης επικοινωνία, είναι μια άμεση αντανάκλαση του εαυτού σας επαγγελματικότητα. Βεβαιωθείτε ότι η εθιμοτυπία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι επίκαιρη δείχνει στους συναδέλφους σας ότι είστε προσεκτικοί, ευγενικοί και άμεσοι στις διαδικτυακές ανταλλαγές.
Αυτό το άρθρο εμφανίστηκε αρχικά Fairygodboss. Ως η μεγαλύτερη κοινότητα καριέρας για γυναίκες, το Fairygodboss παρέχει σε εκατομμύρια γυναίκες σχέσεις σταδιοδρομίας, συμβουλές στην κοινότητα και δυσεύρετες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο που οι εταιρείες αντιμετωπίζουν τις γυναίκες.
