Μη αναγνωσμένη αλληλογραφία
Εάν είστε σαν εμένα, παραλείπετε λιγότερο σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και καταλήγετε να αφήσετε έναν αριθμό αδιάβαστο. Ξαφνικά, τα εισερχόμενά σας λένε ότι έχετε εκατοντάδες μηνύματα. Μην πανικοβληθείτε. Κάντε κλικ για να δείτε όλα τα "μη αναγνωσμένα" μηνύματα ταυτόχρονα και περάστε από αυτά. Οι πιθανότητες είναι ότι αν δεν τα έχετε διαβάσει μέχρι τώρα, μπορούν να διαγραφούν. Ρίξτε μια γρήγορη ματιά για τυχόν σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από φίλους, οικογένεια ή συνεργάτες. Μόλις τα εξαλείψετε, πατήστε "επιλογή όλων" και στη συνέχεια "διαγραφή". Θα έχετε μηδενίσει μη αναγνωσμένα μηνύματα σε λίγα λεπτά.
Αρχειοθέτηση φακέλων
Οι φάκελοι είναι το κλειδί για την οργάνωση των εισερχομένων σας. Ακριβώς όπως όταν υποβάλλετε φυσικά έγγραφα, οι φάκελοι email είναι ένας τρόπος για να έχετε εύκολη πρόσβαση αργότερα στα μηνύματά σας. Έχω φακέλους για λογαριασμούς και οικονομικά, κωδικούς πρόσβασης, αποδείξεις, οικογένεια, φίλους και ακόμη έναν για τις επερχόμενες διακοπές μου. Στο Microsoft Outlook, η τοποθέτηση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα φάκελο θα το αφαιρέσει αυτόματα από τα γενικά εισερχόμενά σας. Στο Gmail μπορείτε να πατήσετε "αρχείο", ώστε να εμφανίζεται μόνο σε αυτόν τον φάκελο. Εάν δεν μπορείτε να αποφασίσετε σε ποιο φάκελο θα τοποθετήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσθέστε το σε πολλούς φακέλους. Απλώς βγάλτε το από τα εισερχόμενά σας!
Φάκελοι δράσης
Για στοιχεία που πρέπει να παρακολουθήσετε, δημιουργήστε φακέλους ενεργειών στους οποίους μπορείτε πάντα να απευθύνεστε. Δημιουργήστε ένα φάκελο "to do" όταν πρέπει να θυμηθείτε να συνεχίσετε με μια ενέργεια. Ένας φάκελος "για απάντηση" θα σας βοηθήσει να βελτιστοποιήσετε τις απαντήσεις του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Το "Αναμονή για απάντηση" είναι χρήσιμο όταν πρέπει να θυμηθείτε να συνεχίσετε εάν δεν το κάνουν.
Κατάργηση εγγραφής
Οι πιθανότητες είναι ότι υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαγράφετε - από καταστήματα όπου ψωνίσατε, εκδηλώσεις που έχετε παρακολουθήσει ή οργανισμούς που έχετε υποστηρίξει. Ξεκινήστε να είστε αδίστακτοι σχετικά με την κατάργηση εγγραφής, η οποία θα μειώσει δραστικά τον αριθμό των ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βρες χρονο
Η αρχική προσπάθειά σας να αποσυμπιέσετε τα εισερχόμενά σας θα διαρκέσει λίγο χρόνο, οπότε χαράξτε λίγες ώρες για να φτάσετε στο πρώτο. Μόλις βρεθείτε εκεί, οι ειδικοί προτείνουν να αφιερώσετε έναν συγκεκριμένο χρόνο κάθε μέρα για να ασχοληθείτε με το email σας, ώστε να μην ξεφύγει ξανά από τον έλεγχο.
Διατηρούν
Μόλις οργανώσετε το email σας, η συντήρησή του είναι το εύκολο μέρος. Πραγματοποιήστε μια ενέργεια με κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εισέρχεται στα εισερχόμενά σας, είτε πρόκειται να το διαγράψετε, είτε να το τοποθετήσετε σε ένα φάκελο αρχειοθέτησης είτε να το προσθέσετε σε ένα φάκελο ενεργειών. Διατηρήστε το και δεν θα αντιμετωπίσετε ποτέ την ακαταστασία των εισερχομένων.
