Νιώθετε μη παραγωγικοί στη δουλειά; Σαν να είναι όλα στοιβασμένα τόσο ψηλά που δεν μπορείτε να τα σκάσετε; Σταματήστε και αναπνεύστε. Αυτό το πενθήμερο σχέδιο θα σας επαναφέρει σε καλό δρόμο για να ολοκληρώσετε τα πράγματα.
Θα ξεκινήσετε αργά προσθέτοντας μόνο μία νέα εργασία την ημέρα. Στη συνέχεια, κάθε μέρα θα κάνετε την εργασία της προηγούμενης ημέρας συν τη νέα σας.
Δευτέρα-Προγραμματίστε λίγο χρόνο
Το διάβασες σωστά. Ξυπνήστε νωρίς τη Δευτέρα και κάντε όλα εκείνα τα αμήχανα πράγματα που συνήθως χάνετε χρόνο όταν φτάσετε στο γραφείο. Ελέγξτε το Facebook, google Stephen Amell, καλέστε τη γιαγιά σας να ελέγξει το κουκούτσι της, διαβάστε SheKnows (υπόδειξη, υπόδειξη), ό, τι κι αν είναι. Απλώς βγάλτε τα όλα από τη μέση πριν καν ετοιμαστείτε για δουλειά.
Τρίτη - Ρυθμίστε τη λίστα ενεργειών σας
Δεν έχει σημασία αν η λίστα είναι στυλό και χαρτί ή ηλεκτρονική ή πώς τη μορφοποιείτε, αρκεί να έχει νόημα για εσάς. Σας συνιστώ να χρησιμοποιήσετε ένα σημειωματάριο που μπορείτε να έχετε μαζί σας ή μια εφαρμογή που μπορείτε να συγχρονίσετε σε πολλές συσκευές.
Αυτό που έχει σημασία, όμως, είναι πώς βλέπετε τις εργασίες σας. Ο Tony Wong, κορυφαίος σύμβουλος παραγωγικότητας και διαχείρισης σε εταιρείες πολλών δισεκατομμυρίων δολαρίων, λέει ότι πρέπει να εργαστείτε με τη σωστή σειρά. Ξεκινήστε με εργασίες, που οδηγούν σε ορόσημα, που οδηγούν στην επίτευξη του τελικού στόχου.
Τετάρτη - Εξαλείψτε τους περισπασμούς και χαλαρώστε
Μόλις φτάσετε στη δουλειά, βγάλτε τη λίστα αξιόπιστων ενεργειών σας. Τι πρέπει να γίνει σήμερα; Σε αυτό θα εστιάσετε.
Μην ελέγχετε το email σας. Ναι σοβαρολογώ. Ούτε να το ανοίξεις. Μην πηγαίνετε στο ψυγείο νερού για συνομιλία, μην κάνετε τηλεφωνικές κλήσεις (αφήστε ένα εξερχόμενο μήνυμα ότι είστε εργάζεστε σε ένα έργο και θα επικοινωνήσετε μαζί τους αργότερα και θα πρέπει να σας στείλουν μηνύματα για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης μόνο).
Βρείτε την πιο δύσκολη εργασία στη λίστα σας που μπορεί να γίνει αυτή τη στιγμή, αυτή που θέλετε λιγότερο να κάνετε και κάντε την από την αρχή μέχρι το τέλος. Εκτός αν το κτίριο καίγεται, μην κάνετε τίποτα άλλο μέχρι να τελειώσει. Τότε και μόνο τότε μπορείτε να ελέγξετε το email σας. Αλλά μετά από αυτό, επιστρέφει στη λίστα εργασιών σας, κάνοντας πρώτα τα πιο σημαντικά πράγματα.
Για να διασφαλίσετε ότι ο χρόνος σας είναι σεβαστός, κάντε κάτι για να βεβαιωθείτε ότι οι συνεργάτες σας γνωρίζουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι, εκτός αν πρόκειται για επείγοντα περιστατικά. Κλείστε την πόρτα του γραφείου σας, βάλτε μια πινακίδα, φορέστε ακουστικά που ακυρώνουν τον θόρυβο. Εάν διακόπτεστε για κάτι που δεν είναι επείγον, εξηγήστε ευγενικά την κατάσταση και τοποθετήστε τη στη λίστα ενεργειών σας.
Πέμπτη - Μάθετε να κάνετε διαλείμματα
Οι Αμερικανοί έχουν αυτή την αντίληψη ότι για να τελειώσουν τα πράγματα, πρέπει να το σπρώξουμε από το 9 στο 5. Οχι τόσο. Τζον Π. Τρουγάκος, Πανεπιστήμιο του Τορόντο Σκάρμπορο και η Σχολή Διοίκησης Ρότμαν, είπε Οι Νιου Γιορκ Ταιμς ότι η ικανότητα συγκέντρωσης του εγκεφάλου σας είναι παρόμοια με έναν μυ. Μετά από παρατεταμένη χρήση, μπορεί να κουραστεί και χρειάζεται ξεκούραση για να ανακάμψει.
Δουλέψτε μόνο για 60 έως 90 λεπτά τη φορά και στη συνέχεια κάντε ένα διάλειμμα 10 λεπτών. Περπατήστε στο γραφείο, φάτε ένα σνακ, σερφάρετε στο διαδίκτυο. Απλώς κάντε κάτι που δεν σχετίζεται με τη δουλειά.
Παρασκευή - Μάθετε να προγραμματίζετε την ώρα σας
Το μεγαλύτερο χρονοβόρο κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας μου είναι το email. Οι περισσότεροι άνθρωποι μπορούν να συσχετιστούν. Προγραμματίστε λίγο χρόνο κάθε μέρα (δύο ή τρεις φορές) για την αντιμετώπιση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ελέγξτε μόνο το email κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Ασχοληθείτε πρώτα με τα πιο σημαντικά πράγματα και απαλλαγείτε από πράγματα που δεν χρειάζεστε. Εάν τα εισερχόμενά σας είναι ήδη εκτός ελέγχου, προσθέστε αποσυμπιέζοντας τα εισερχόμενά σας στη λίστα εργασιών σας.
Επίσης, αφήστε στην άκρη ένα συγκεκριμένο μπλοκ κατά τη διάρκεια της ημέρας για να κάνετε τα εξής:
- Πάρτε απρόσμενες συναντήσεις με συναδέλφους
- Επιστρέψτε όλες τις τηλεφωνικές κλήσεις που απορρίψατε, ενώ εξαλείφετε τους περισπασμούς
- Πάρτε συναντήσεις με πιθανούς προμηθευτές
- Οτιδήποτε άλλο δεν ήταν ήδη στη λίστα εργασιών σας
Είναι επίσης σημαντικό να έχετε έναν καθορισμένο χρόνο κάθε μέρα για να χειρίζεστε τα μικρά πράγματα που προκύπτουν απροσδόκητα. Όταν οι άνθρωποι μάθουν ότι είναι η χρυσή σας ώρα, τότε θα μάθουν να σας πλησιάζουν. Ακόμα καλύτερα, σας δίνει μια συγκεκριμένη ώρα λήξης, ώστε κανείς να μην μπορεί να φλυαρεί ατελείωτα και όλοι γνωρίζουν ότι πρέπει να έχουν μια συγκεκριμένη ατζέντα όταν έρχονται σε εσάς. Γιατί στο τέλος, πρέπει να επιστρέψεις στη δουλειά. Μπορεί να χρειαστείτε δύο από αυτά τα μπλοκ αν λάβετε πολλά αιτήματα, αλλά μην προσθέσετε μπλοκ μόνο για να φιλοξενήσετε μερικά άτομα που δεν τους αρέσει το πρώτο σας.
Προφανώς, πρέπει μερικές φορές να είστε ευέλικτοι και είναι εντάξει να χαλαρώνετε κάθε τόσο, αλλά να επιστρέφετε στον σωστό δρόμο το συντομότερο δυνατό.
Περισσότερο με τρόπους για να είστε πιο παραγωγικοί
Πώς να χρησιμοποιήσετε το χρώμα για να αυξήσετε την παραγωγικότητα
Γίνετε παραγωγικοί: Τονώστε τις ιδέες για τη διακόσμηση του γραφείου του σπιτιού σας
Working Mom 3.0: 3 τρόποι το καλοκαίρι μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα του γραφείου στο σπίτι
