Πόσο συχνά ξεχνάτε (ή χάνετε) έναν σημαντικό λογαριασμό; Τότε καταλήγεις να σπαταλάς χρήματα σχετικά με τα τέλη καθυστέρησης - για να μην αναφέρουμε το άγχος που έρχεται με μια τέτοια ανοργάνωση. Ακολουθούν δέκα συμβουλές για την οργάνωση των λογαριασμών σας και την απλοποίηση της πληρωμής λογαριασμών!
Οργάνωση των λογαριασμών σας
Κρατήστε τους εκκρεμείς λογαριασμούς σας μαζί, σε έναν καθορισμένο χώρο.
Μόλις φτάσει η αλληλογραφία σας ή την καθορισμένη ώρα ταξινόμησης αλληλογραφίας, ταξινομήστε την αλληλογραφία, διαχωρίζοντας τους εκκρεμείς λογαριασμούς σας από όλες τις άλλες αλληλογραφίες σας. Όταν τελειώσετε με την ταξινόμηση, τοποθετήστε αμέσως τους εκκρεμείς λογαριασμούς σας σε φάκελο, φάκελο τσέπης ή καλάθι εκκρεμών λογαριασμών.
Μην διαχωρίζετε κάθε εκκρεμή λογαριασμό σε ξεχωριστό φάκελο.
Ό, τι κι αν κάνετε, μην βάζετε τον λογαριασμό κοινής ωφέλειας σε έναν φάκελο, τον λογαριασμό ασφάλισης αυτοκινήτου σε άλλο φάκελο και τον λογαριασμό συνδρομής σας σε άλλο. Όλοι οι εκκρεμείς λογαριασμοί θα πρέπει να είναι μαζί σε ένα φάκελο, έναν φάκελο τσέπης ή ένα καλάθι, ώστε να μπορούν να πληρωθούν χωρίς να χρειαστεί να αναζητήσετε 10 διαφορετικά μέρη για να τα βρείτε.
Ο σύζυγός μου και εγώ χρησιμοποιούμε ένα βιβλίο φακέλου τσέπης με πληρωμή λογαριασμού που έχει περίπου 20 φακέλους τσέπης μέσα. Όλοι οι εκκρεμείς λογαριασμοί μας πάνε μαζί στον πρώτο φάκελο τσέπης. Όλα τα τιμολόγια/αποδείξεις επί πληρωμή καταχωρούνται στους ατομικούς κατηγοριοποιημένους φακέλους τσέπης που ακολουθούν. Αυτό το σύστημα λειτουργεί σαν όνειρο για εμάς.
Ορίστε 2 έως 4 κανονικές ημέρες ανά μήνα για να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας.
Ενενήντα εννέα τοις εκατό των περιπτώσεων, δεν χρειάζεται να αφήσετε ό, τι κάνετε όταν λαμβάνετε έναν λογαριασμό στο ταχυδρομείο για να τον πληρώσετε αμέσως. Ορίστε 2 έως 4 ημέρες το μήνα και πληρώστε όλο το λογαριασμό σας αυτές τις ημέρες. Ο σύζυγός μου και εγώ πληρώνουμε τους λογαριασμούς μας στις 8 και 22 κάθε μήνα. Μπορεί να κάνετε το ίδιο ή ίσως να θέλετε να πληρώσετε τυχόν εκκρεμείς λογαριασμούς μία ημέρα την εβδομάδα, όπως κάθε Παρασκευή.
Πληρώστε τους λογαριασμούς σας σε ένα μέρος και κρατήστε όλους τους λογαριασμούς σας πληρώνοντας προμήθειες μαζί.
Για να επιταχύνετε τις προσπάθειες πληρωμής λογαριασμών, πληρώνετε πάντα τους λογαριασμούς σας σε ένα μέρος, είτε αυτό είναι το γραφείο σας, το τραπέζι της κουζίνας κ.λπ. Όπου και αν βρίσκεται, αυτός ο χώρος θα πρέπει να είναι εξοπλισμένος με τους λογαριασμούς σας, το βιβλίο επιταγών, τους φακέλους, τις σφραγίδες, τα στυλό, τα μολύβια, μια αριθμομηχανή, ταινία, ένα συρραπτικό και ετικέτες διευθύνσεων επιστροφής. Εάν δεν έχετε συρτάρια για να αποθηκεύσετε τις προμήθειές σας, πάρτε στον εαυτό σας ένα μικρό πλαστικό κουτί ή ακόμα και ένα κουτί παπουτσιών και κρατήστε τα πάντα μέσα.
Καταγράψτε αμέσως τους πληρωμένους λογαριασμούς σας.
Μόλις πληρώσετε κάθε λογαριασμό, καταγράψτε αμέσως την πληρωμή στο μητρώο επιταγών ή στο μητρώο λογισμικού υπολογιστή. Μην περιμένετε αργότερα γιατί αν το κάνετε, υπάρχει μια καλή πιθανότητα να ξεχάσετε. Και μόλις το ξεχάσετε, θα πρέπει να σπαταλήσετε χρόνο και χρήμα αργότερα για να αντιμετωπίσετε τέλη υπέρβασης λογαριασμού.
Τοποθετήστε πληρωμένα τιμολόγια/αποδείξεις σε ένα βιβλίο φακέλων με τσέπη που πληρώνει ή κατηγοριοποιημένους φακέλους αρχείων.
Μόλις πληρώσετε τους λογαριασμούς σας, σημειώστε το αντίγραφο ή το τμήμα του τιμολογίου με την Ημερομηνία Πληρωμής, τον Αριθμό Επιταγής και το Ποσό Πληρωμής. Στη συνέχεια, καταχωρήστε το καθένα στην κατάλληλη τσέπη του φακέλου πληρωμής λογαριασμού - με μια τσέπη για καθένα. δηλ. Utilities, Insurance, MasterCard, Visa κ.λπ.) ή σε κατηγοριοποιημένους φακέλους στο γραφείο αρχειοθέτησης.
Οργανώνω τις ακυρωμένες επιταγές σας και τις καταστάσεις λογαριασμού ελέγχου.
Κάθε μήνα θα λαμβάνετε από την τράπεζά σας δήλωση (ες) ελέγχου και ενδεχομένως ακυρωμένες επιταγές. Τοποθετήστε τα αμέσως σε ένα φάκελο μέχρι να οριστεί η καθορισμένη μηνιαία ημερομηνία για να συμβιβάσετε τον λογαριασμό ελέγχου σας. Στη συνέχεια, κρατήστε τις δηλώσεις σας και τις ακυρωμένες επιταγές όλες μαζί σε ένα φάκελο για το έτος. Mayσως χρειαστεί να τα ανακτήσετε αργότερα για τον λογιστή σας όταν τελειώσει η φορολογική περίοδος.
Παρεμπιπτόντως, τυχόν τραπεζικές καταστάσεις ή/και ακυρωμένες επιταγές ηλικίας άνω του ενός έτους μπορούν να αποθηκευτούν σε διαφορετική περιοχή από τα τρέχοντα αρχεία σας. Μπορείτε επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο να επικοινωνήσετε με τον λογιστή σας για να διαπιστώσετε πόσο καιρό προτείνει να κρατήσετε αυτές τις πληροφορίες.
Συμπυκνώστε τις πιστωτικές σας κάρτες.
Όσο περισσότερες πιστωτικές κάρτες έχετε, τόσο πιο δύσκολο θα είναι να τις κρατήσετε οργανωμένες και τόσο περισσότερο θα σας πάρει για να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας. Όποτε είναι δυνατόν, συμπυκνώστε τις πολλές πιστωτικές σας κάρτες σε 2 ή 3 πιστωτικές κάρτες και ξεφορτωθείτε τις υπόλοιπες.
Προετοιμάστε φακέλους για επαναλαμβανόμενους λογαριασμούς εκ των προτέρων.
Για επαναλαμβανόμενους λογαριασμούς, όπως υποθήκες, ενοίκια ή πληρωμές δανείων, θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο προετοιμάζοντας ένα σωρό φακέλους για τον καθένα εκ των προτέρων. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι πρέπει να πληρώνετε το ενοίκιο κάθε μήνα. Φτιάξτε φακέλους αξίας ενός έτους με το όνομα και την ταχυδρομική διεύθυνση του ιδιοκτήτη σας, τη διεύθυνση επιστροφής και μια σφραγίδα. Με αυτόν τον τρόπο, όλα θα είναι έτοιμα να πάνε κάθε μήνα. Απλώς γράφετε μια επιταγή, την τοποθετείτε στον έτοιμο φάκελο και στέλνετε ταχυδρομείο.
Απλοποιήστε ακόμη περισσότερο με φθηνό λογισμικό διαχείρισης χρημάτων.
Εάν πληρώνετε τους λογαριασμούς σας με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να αγοράσετε φθηνό λογισμικό διαχείρισης χρημάτων. Ο σύζυγός μου και εγώ χρησιμοποιούμε το Quicken. Είναι εύκολο να δημιουργηθεί και μειώνει το χρόνο που χρειαζόμαστε για να πληρώσουμε τους λογαριασμούς μας κατά περισσότερο από 50%. Επιπλέον, είναι μια εξαιρετική εξοικονόμηση χρόνου κατά τη φορολογία, επειδή θα οργανώσει αυτόματα όλα τα έσοδα και τα έξοδά σας, με μια εκτύπωση, έτοιμη για τον λογιστή σας.
Περισσότερες οργανωτικές συμβουλές
- Μιλούν οι ειδικοί: Οι ευκολότεροι τρόποι οργάνωσης του γραφείου στο σπίτι σας
- Συμβουλές οργάνωσης: Αποσυμπίεση για ένα υγιές σπίτι
- Στρατηγικές εξοικονόμησης χρόνου για την τήρηση αρχείων, την πληρωμή λογαριασμών
