Είναι 10:50 το πρωί και το Blackberry σας θύμισε μόλις μια συνάντηση που έχει προγραμματιστεί στις 11:00 το πρωί. Έχετε δέκα λεπτά για να προετοιμαστείτε και δεν έχετε ιδέα από πού να ξεκινήσετε! Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε, εδώ είναι μερικές υποδείξεις που θα σας βοηθήσουν να προετοιμαστείτε και να είστε στην ώρα σας.
Γνωρίστε τα βασικά
Θυμηθείτε τα πέντε W και το H-ποιος, τι, πότε, πού, γιατί και πώς-από το δημοτικό σχολείο; Αυτά είναι επίσης βασικά συστατικά για την επιτυχία και την προετοιμασία για οποιαδήποτε συνάντηση της τελευταίας στιγμής.
Οι οποίοι
Για ποιον απευθύνεται η συνάντηση; Είναι η συνάντηση για ανώτερα διοικητικά στελέχη, επίπεδο προσωπικού, ανθρώπινο δυναμικό κλπ.; Γνωρίστε το κοινό σας, ώστε να μπορείτε να παρουσιάσετε το υλικό σύμφωνα με την ομάδα των παρόντων ατόμων.
Τι
Τι αφορά η συνάντηση; Ποιο είναι το μήνυμα που προσπαθείτε να περάσετε; Κατανοήστε το σημείο της συνάντησης, ώστε να διασφαλίσετε ότι το μήνυμα μεταφέρεται σωστά. Κοιτάξτε την ατζέντα της συνάντησης, ελέγξτε τυχόν σχετικές σημειώσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σχεδιάστε ένα απλό περίγραμμα.
Πότε
Ξέρουμε πότε, σε δέκα λεπτά! Πότε όμως χρειάζεται το κοινό να χρησιμοποιήσει αυτές τις πληροφορίες; Εάν οι πληροφορίες μπορούν να διαλυθούν, μπορείτε να προετοιμαστείτε καλύτερα για αυτό που είναι σημαντικό τώρα.
Οπου
Πού είναι η τοποθεσία της συνάντησης; Αυτό είναι ζωτικής σημασίας επειδή η εφοδιαστική της τοποθεσίας θα καθορίσει τη διάθεση του κοινού. Εάν κάνει ζέστη, οι άνθρωποι μπορεί να ζεσταθούν πολύ και να κουραστούν εύκολα, επομένως η ανάγκη να μεταφερθούν γρήγορα οι πληροφορίες.
Γιατί
Γιατί γίνεται αυτή η συνάντηση και γιατί γίνεται σε δέκα λεπτά; Η χρονική κρίση θα μπορούσε να οφείλεται στη φύση της συνάντησης - οι πληροφορίες πρέπει να μεταδοθούν τώρα και όχι αργότερα. Η γνώση του γιατί θα βοηθήσει επίσης στην έκφραση του επείγοντος στο κοινό και θα προετοιμάσει καλύτερα το μήνυμά σας.
Πως
Πώς θα μεταφέρετε τις πληροφορίες; PowerPoint, hand-outs ή με παρουσίαση μόνο από εσάς; Εάν είναι σε δέκα λεπτά, μπορεί να μην έχετε χρόνο για πρόσθετο υλικό, αλλά τουλάχιστον η εκτύπωση εκτός ατζέντας μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε την άποψή σας.
Ακτινοβολήστε την εμπιστοσύνη σας
Πάνω απ 'όλα σημασία, μην ξεχνάτε την αυτοπεποίθησή σας. Αν μοιάζετε ότι είστε προετοιμασμένοι για τη συνάντησή σας, το κοινό σας πιθανότατα θα σας πιστέψει. Με τα λίγα λεπτά που απομένουν, εξομαλύνετε τυχόν φυγές, εφαρμόστε γυαλιστερό χείλος, βάλτε το πουκάμισό σας και χαμογελάστε. Η εμπιστοσύνη σας θα εκπέμπει τη συνάντηση ανεξάρτητα από την έλλειψη προετοιμασίας σας.
Περισσότερες συμβουλές για μια πολυάσχολη ζωή
3 Ανόητοι τρόποι για να κοιμάστε περισσότερο
Δοκιμάστε τον εαυτό σας: Χάνετε χρόνο;
Λίστα εργασιών που πρέπει και δεν πρέπει
