Δημιουργήστε ένα ασφαλές καταφύγιο για τα αρχεία σας - SheKnows

Η τήρηση αρχείων είναι παρόμοια με την ασφάλιση. Ελπίζετε ότι δεν θα χρειαστείτε ποτέ ένα παλιό κομμάτι χαρτί, αλλά αν το κάνετε, μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά αν το βρείτε.

Όχι μόνο χρειάζεστε ένα σύστημα για να παρακολουθείτε πού τοποθετείτε τα πράγματα, πρέπει επίσης να αφήσετε οδηγίες που περιλαμβάνουν ένα ευρετήριο αρχείων, ώστε άλλα άτομα να μπορούν να εντοπίσουν τα σημαντικά χαρτιά σας. Τώρα που τόσοι πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν υπολογιστές, εκτυπώστε ένα έντυπο αντίγραφο και σημειώστε τα ονόματα των αρχείων όπου είναι αποθηκευμένες όλες οι εγγραφές.

Δεδομένου ότι τα αρχεία σας μπορεί να αρχειοθετούνται στο σπίτι, σε χρηματοκιβώτιο, στη δουλειά ή κάπου αλλού, είναι καλό να έχετε ένα ευρετήριο παραπομπής, ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν πού να εντοπίσουν συγκεκριμένα έγγραφα. Για παράδειγμα, τα αρχεία της επένδυσής σας μπορεί να βρίσκονται στο σπίτι σε μεταλλικό κουτί, τα ομόλογα ταμιευτηρίου σας αποθηκευμένα σε χρηματοκιβώτιο και αντίγραφα της διαθήκης σας μπορεί να βρίσκονται στο γραφείο σας και σε άλλη ασφαλή τοποθεσία. Επισυνάψτε στο ευρετήριο των αρχείων σας μια ενημερωμένη λίστα με όλες τις σημαντικές επαφές σας, συμπεριλαμβανομένων των διευθύνσεων και των αριθμών τηλεφώνου. Αυτή η λίστα μπορεί να περιλαμβάνει έναν λογιστή, τον διαχειριστή της διαθήκης σας, έναν δικηγόρο, έναν τραπεζίτη, έναν υπουργό, γιατρός, εργοδότης, οικονομικός σύμβουλος, ασφαλιστικός πράκτορας και οποιοσδήποτε άλλος θα πρέπει να επικοινωνήσει μαζί σας χάρη.

Η παρακολούθηση των εγγράφων και η γνώση ποιες εγγραφές πρέπει να τηρούνται και ποιες μπορείτε να παρουσιάσετε γίνεται μια απλή ρουτίνα μόλις δημιουργήσετε ένα σύστημα. Ακολουθούν ορισμένες οδηγίες που βασίζονται στις κατηγορίες που χρησιμοποιήθηκαν σε μια προηγούμενη στήλη.

Λογαριασμοί. Μετά την πληρωμή των λογαριασμών κάθε μήνα, αφαιρέστε τους από το πρόγραμμα δαπανών σας. Διατηρήστε τις αποδείξεις ως απόδειξη αγοράς προϊόντων και καταχωρήστε στο αρχείο Προϊόντων. Εάν εμφανιστούν προβλήματα, έχετε επαρκή απόδειξη και θα επισκευαστούν με μικρό ή καθόλου κόστος. Ελέγξτε τις αποδείξεις έναντι των λογαριασμών της πιστωτικής σας κάρτας. Εάν διαθέτετε τεκμηρίωση, μπορείτε να αφαιρέσετε με επιτυχία τις ανακριβείς χρεώσεις στον λογαριασμό σας. Εάν δεν είστε σίγουροι τι να απορρίψετε, κρατήστε όλους τους λογαριασμούς που έχουν πληρωθεί μέχρι να πληρώσετε τους φόρους σας. Στη συνέχεια, υποβάλετε οτιδήποτε δεν χρειάζεστε για να αποδείξετε μια αγορά, μια αξίωση εγγύησης ή/και να υποστηρίξετε μια φορολογική έκπτωση.

Εγγραφές πίστωσης/δανείου. Κρατήστε τις δανειακές συμβάσεις μέχρι να εξοφληθούν. Εάν το συμβόλαιο είναι με ένα άτομο, μπορεί να θέλετε να κρατήσετε το ακυρωμένο σημείωμα επ' αόριστον για να αποδείξετε σε μια περιουσία ότι πληρώσατε το δάνειο. Διαφορετικά, βάλτε τα εξοφλημένα συμβόλαια. Είναι καλή ιδέα να ελέγχετε τις αναφορές του πιστωτικού γραφείου σας μία φορά το χρόνο και να διορθώνετε τυχόν ανακριβείς πληροφορίες.

Μητρώο(α) απασχόλησης. Κρατήστε τα αποκόμματα μέχρι την ώρα του φόρου για να ελέγξετε το ποσό που αναφέρει ο εργοδότης σας. Παρακολουθήστε τις εισφορές που έγιναν στα συνταξιοδοτικά προγράμματα μέσω του εργοδότη σας. Έχετε ιστορικό παροχών επιζώντων, συμπεριλαμβανομένων ασφάλισης ζωής και συνταξιοδοτικών προσόδων. Κρατήστε αντίγραφα των αξιολογήσεων απόδοσης, των προαγωγών και των προσαρμογών μισθών.