Φανταστείτε να συναντάτε έναν δικηγόρο για πρώτη φορά, του οποίου το γραφείο είναι ακατάστατο - χαρτιά στοιβαγμένα παντού επιφάνεια εργασίας, αλληλογραφία και αρχεία διάσπαρτα στο credenza και μια υπερφορτωμένη βιβλιοθήκη με στοίβες βιβλίων στην κορυφή και στο πάτωμα. Ανεξάρτητα από την πραγματική ικανότητα ή τη φήμη αυτού του δικηγόρου, μπορεί η πρώτη σας εντύπωση να είναι αρνητική; Θα μπορούσε επίσης να μειωθεί η εμπιστοσύνη σας σε αυτόν τον δικηγόρο; Στις επιχειρήσεις, οι πρώτες εντυπώσεις είναι σημαντικές.
Ακαταστασία στο ΧΩΡΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ κυμαίνεται από απλώς ενοχλητικό έως σχεδόν παραλυτικό και είναι πάντα επιζήμιο για την παραγωγικότητα. Ένα ακατάστατο περιβάλλον εργασίας προβάλλει επίσης μια δυσμενή εικόνα σε πελάτες και συνεργάτες. Όταν η επιφάνεια εργασίας γίνεται χώρος αποθήκευσης και όχι χώρος εργασίας, ήρθε η ώρα να αναδιοργανωθείτε! Διάφοροι παράγοντες συμβάλλουν σε έναν αποδιοργανωμένο χώρο εργασίας, αλλά εδώ είναι τρεις τρόποι για την καταπολέμηση των σαμποτέρ.
Πάρε ένα καλό γραφείο
Αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ένα ακριβός γραφείο — σημαίνει αυτό που είναι κατάλληλο για εσάς και καλύπτει τις καθημερινές σας ανάγκες. Οι προσωπικές σας συνήθειες εργασίας καθώς και οι επιχειρηματικές σας δραστηριότητες θα καθορίσουν το στυλ και το μέγεθος του γραφείου που είναι κατάλληλο για εσάς. Εάν ανατρέχετε τακτικά σε βιβλία, εγχειρίδια ή εκδόσεις στην επιχείρησή σας, ένα γραφείο με όρθια αυλή θα είχε νόημα. Μπορείτε να κρατάτε τα βιβλία στα οποία αναφέρεστε καθημερινά στην καλύβα. Θα είναι εύκολα προσβάσιμα, αλλά εκτός του χώρου εργασίας σας. Εάν τα βιβλία δεν χρειάζεται να είναι στη διάθεσή σας, θα αρκεί μια ξεχωριστή βιβλιοθήκη και μπορείτε να πάτε χωρίς την καλύβα υπέρ ενός μεγαλύτερου επίπεδου χώρου εργασίας.
Εάν η δουλειά σας περιστρέφεται γύρω από τη χρήση υπολογιστή και έχετε άφθονο χώρο στο πάτωμα, σκεφτείτε ένα γραφείο σε σχήμα L. Μπορείτε να διατηρήσετε τον υπολογιστή σας σε ένα τμήμα και να έχετε μεγάλο χώρο εργασίας στο άλλο. Αυτή η διαμόρφωση σάς επιτρέπει να αποφύγετε την ταχυδακτυλουργία δύο προτεραιοτήτων στην ίδια επιφάνεια εργασίας. Μια άλλη εξαιρετική πτυχή για ένα γραφείο σε σχήμα L είναι ο πρόσθετος χώρος που αποκτάτε για εργαλεία επιφάνειας εργασίας, όπως όρθιες θήκες αρχείων, δίσκους στοίβαξης, καλάθια, φορητά κρεμαστά αρχεία και το τηλέφωνό σας. Μην ξεχνάτε όλο τον χώρο στους τοίχους σας. Όταν δεν μπορείς να χτίσεις, χτίσου! Τα ράφια είναι ένας φανταστικός τρόπος εμφάνισης προσωπικών αντικειμένων, βραβείων και φωτογραφιών, διατηρώντας παράλληλα τον χώρο εργασίας σας καθαρό και λειτουργικό.
Βελτιώστε τη διαχείριση του χρόνου σας
Όταν δεν διαχειρίζεστε καλά τον χρόνο σας, συχνά βιάζεστε να ολοκληρώσετε τα πράγματα και αναπόφευκτα, δεν μπορείτε να κάνετε την οργάνωση ως προτεραιότητα. Τα χαρτιά πετιούνται στο γραφείο «προς το παρόν» και τα περιοδικά στοιβάζονται στην καρέκλα ή στο πάτωμα επειδή δεν έχετε χρόνο να τα διαβάσετε. Ένας από τους απλούστερους τρόπους για να αξιοποιήσετε καλύτερα τον χρόνο σας είναι να αναθεωρήσετε πόσο χρόνο θα διαρκέσουν πραγματικά οι εργασίες και να προγραμματίσετε ανάλογα. Οραματιστείτε τον εαυτό σας να ολοκληρώνει μια εργασία από την αρχή μέχρι το τέλος και ποιες ενέργειες πρέπει να κάνετε. Μέχρι να γίνετε πιο ακριβείς στην εκτίμηση, προσθέστε 25% στο χρόνο που πιστεύετε ότι θα χρειαστείτε για να ολοκληρώσετε μια συγκεκριμένη εργασία.
Ένας άλλος τρόπος για να συνειδητοποιήσετε τον πραγματικό χρόνο είναι να μετράτε τον εαυτό σας ενώ κάνετε διάφορα πράγματα, όπως να πληρώνετε λογαριασμούς, να εξισορροπείτε το βιβλιάριο επιταγών ή να πηγαίνετε στο ταχυδρομείο. Ίσως εκπλαγείτε όταν μάθετε πόσο χρόνο χρειάζονται πραγματικά τα πράγματα. Σημειώστε πόσο χρόνο χρειάζεται κάθε εργασία, ώστε να θυμάστε να αφήνετε αρκετό χρόνο. Όταν εκτελείτε θελήματα μεταξύ επαγγελματικών ραντεβού, να λαμβάνετε πάντα υπόψη τις απροσδόκητες περιστάσεις, όπως η κίνηση ή οι μεγάλες ουρές.
Καθαρίστε αυτό το χαρτί
Πολλοί άνθρωποι συσσωρεύουν ακαταστασία χαρτιού λόγω του φόβου να πετάξουν κάτι σημαντικό ή από την ανησυχία ότι μπορεί να χρειαστεί αργότερα. Το αποτέλεσμα είναι ότι καταλήγουν να διατηρούν τα πάντα και να μην μπορούν να διακρίνουν ποια πράγματα έχουν παρούσα ή μελλοντική αξία και ποια μπορούν να απορριφθούν με ασφάλεια.
Η πραγματικότητα είναι ότι το 80 τοις εκατό του χαρτιού που αποθηκεύτηκε «για κάθε περίπτωση» δεν θα χρειαστεί ποτέ ξανά. και αν είναι, οι πιθανότητες είναι πολύ καλές να αναδημιουργηθεί ή να ληφθεί από άλλη πηγή. Από το ταχυδρομείο έως το φαξ έως τις διαφημίσεις και τα σημειώματα, το χαρτί συμβάλλει περισσότερο στην ακαταστασία σε ένα περιβάλλον γραφείου. Προκειμένου να αποφευχθεί η ταχεία συσσώρευση χαρτιού, ένα τακτικό σύστημα συντήρησης χαρτιού είναι απαραίτητο σε κάθε γραφείο. Θυμηθείτε, ο κάδος απορριμμάτων και ο καταστροφέας σας είναι φίλοι σας.
Πάρτε αποφάσεις πιο γρήγορα
Ακαταστασία συμβαίνει όταν αναβάλλετε τη λήψη αποφάσεων. Προσπαθήστε να αποκτήσετε τη συνήθεια να παίρνετε γρήγορα αποφάσεις για το αν θα κρατήσετε χαρτί, αλληλογραφία και άλλα πράγματα. Όσο πιο γρήγορα μπορείτε να πάρετε σίγουρες αποφάσεις, τόσο πιο γρήγορα θα συνεχίσετε να κινούνται τα πράγματα στη ζωή σας, γεγονός που αποτρέπει τις καθυστερήσεις.
Λάβετε υπόψη ότι η οργάνωση είναι α επεξεργάζομαι, διαδικασία παρά ένα γεγονός, οπότε μην περιμένετε θαύματα από τη μια μέρα στην άλλη. Μπορείτε να επιταχύνετε τη διαδικασία προσλαμβάνοντας βοήθεια, όπως έναν επαγγελματία διοργανωτή, ο οποίος θα συνεργαστεί δίπλα-δίπλα μαζί σας και θα σας κρατήσει συγκεντρωμένους.
Εάν σκοπεύετε να αντιμετωπίσετε μόνοι σας το έργο αναδιοργάνωσης, είναι πιθανό να σημειώσετε καλή πρόοδο σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα, εάν έχετε ένα σχέδιο παιχνιδιού και κάποιους στόχους στο μυαλό σας πριν ξεκινήσετε. Απλώς ξεκινήστε από ένα μέρος και συνεχίστε σε αυτό, και σύντομα θα εκπλαγείτε με τα αποτελέσματα που βλέπετε.
Περισσότερες συμβουλές και κόλπα οργάνωσης
Εννέα μυστικά επιτυχημένων διοργανωτών
Οργανωθείτε και αγχωθείτε λιγότερο
52 ιδέες για να οργανώσετε το σπίτι σας: Μια συμβουλή οργάνωσης την εβδομάδα
