Δεν χρειάζεται να σας το πω αυτό γιατί το έχετε δει σε κάθε ειδησεογραφία, σε κάθε τηλεοπτικό κανάλι και σε κάθε τραπέζι με το οποίο έχετε έρθει σε επαφή τα τελευταία χρόνια: όλοι έχουν εμμονή με το δικό τους smartphones. Έχουν αλλάξει τον τρόπο που επικοινωνούμε και οδεύουμε όλο και περισσότερο προς γράφοντας, "Pinging", "slacking" ή "g-chatting" των συναδέλφων μας.
Ενώ μάθαμε πώς να γράφουμε α γράμμα στο δημοτικό, έμαθα έπειτα να γράφω ένα email μέσω τεράστιας εξάσκησης (και λίγη ανατριχίλα), πώς γράφουμε ένα κείμενο που είναι εντάξει για δουλειά; Or, περισσότερο, πώς πρέπει να το κάνουμε δεν γράψω ένα κείμενο; Εάν κάνετε κάτι από τα παρακάτω, δεν ακολουθείτε τους χρυσούς κανόνες του επαγγελματικού μηνύματος κειμένου - και μπορεί να βλάψει τον εκπρόσωπό σας.
1. Μη ζητώντας άδεια
Πριν στείλετε ένα κινητό τηλέφωνο σε κάποιον, θα πρέπει να του ζητήσετε το μέλλον-ειδικά αν πρόκειται για προσωπικό αριθμό. Το πρώτο σας κείμενο θα πρέπει να επιβεβαιώσει ότι ρωτήσατε (π.χ.: «Γεια Σάρα, ιδού το κείμενο που υποσχέθηκα» ή «Γεια σου Μαρκ, ήθελα να συνεχίσω τη συνομιλία μας σήμερα, αυτός ο αριθμός είναι ακόμα καλός;»).
2. Αναμένεται άμεση ανταπόκριση
Ενώ μπορεί να αντιμετωπίζετε τα γραπτά μηνύματα σαν ένα άμεσο αγγελιοφόρο, δεν ανταποκρίνονται όλοι στα μηνύματα κειμένου με τον ίδιο τρόπο. Εάν χρειάζεστε άμεση απάντηση, προσπαθήστε να καλέσετε ή να προσπαθήσετε στέλνοντας ένα email με "ΕΠΕΙΓΟΝ" στη γραμμή θέματος. Προληπτικά, μην περιμένετε να ρωτήσετε κάποιον κάτι πάνω από κείμενο (ή πραγματικά πάνω από οποιοδήποτε επικοινωνία κανάλι) ακριβώς πριν από μια προθεσμία. Εάν πιστεύετε ότι θα χρειαστεί να παρακολουθήσετε κάποιον πολλές φορές, σκεφτείτε να μεταφέρετε τη συνομιλία σε email.
3. Χρησιμοποιώντας πάρα πολλά emoji
Ενώ τα emoji είναι εξαιρετικά διασκεδαστικά, η χρήση πάρα πολλών σε μια εργασιακή συνομιλία - ειδικά με κάποιον που δεν είστε κοντά στο γραφείο - μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο σας βλέπουν ως επαγγελματία. Για να μειώσετε τον κίνδυνο που αντιμετωπίζετε υπό ένα όχι και τόσο επαγγελματικό φως, περιορίστε τη χρήση των χαμογελαστών προσώπων.
4. Επιτρέποντας υπερβολικά γραμματικά και ορθογραφικά λάθη
Ενώ τα μηνύματα κειμένου είναι σίγουρα περιστασιακά σε σύγκριση με, ας πούμε, ένα λευκό χαρτί, οι επαγγελματικές συνομιλίες μηνυμάτων κειμένου δεν είναι το μέρος για τεμπέλικη ορθογραφία και γραμματική. Τα μηνύματα κειμένου που περιέχουν ένα σωρό λάθη υποδηλώνουν έλλειψη σαφών επικοινωνιακών δεξιοτήτων και προσοχή στη λεπτομέρεια από την πλευρά σας, όσο ακίνδυνο κι αν είναι. Φροντίστε να ελέγξετε ξανά τα μηνύματά σας προτού στείλετε και να στείλετε μια αστερίσκο διευκρίνιση εάν ένα λάθος γλιστρήσει από το διορθωμένο σας.
5. Αποστολή μηνυμάτων σε ακατάλληλες ώρες
Επειδή οι συνομιλίες ανταλλαγής μηνυμάτων κειμένου συχνά θεωρούνται πιο οικείες από μια αλυσίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσπαθήστε να στείλετε μηνύματα κειμένου κατά τις κανονικές ώρες εργασίας (ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε: 8 π.μ. έως 7 μ.μ.). Εάν πρέπει να στείλετε ένα μήνυμα πριν ή μετά τις ώρες γραφείου, διευκρινίστε στην αρχή του μηνύματος γιατί στέλνετε το μήνυμα στη συνέχεια αντί για το πρωί.
6. Αποστολή μεγάλων μπλοκ κειμένου
Το υπέροχο με τα μηνύματα κειμένου; Είναι σύντομο. Εάν πρέπει να στείλετε ένα μήνυμα που είναι περισσότερες από μερικές προτάσεις, το email είναι πιθανώς η καλύτερη διαδρομή. Κανείς δεν θέλει να περιηγηθεί σε έναν τοίχο κειμένου και να προσπαθήσει να καταλάβει τι λέει - και η αποστολή μηνυμάτων με μήνυμα σε τόσο πολύ περιεχόμενο είναι ακόμη πιο ενοχλητική!
7. Αποστολή ευαίσθητων πληροφοριών
Τα επαγγελματικά μηνύματα κειμένου αφορούν όρια. Ως αποτέλεσμα, η αποστολή ευαίσθητων πληροφοριών είναι απαγορευτική-είτε μιλάτε για εμπιστευτικές πληροφορίες σχετικά με την επιχείρηση είτε για ευαίσθητες πληροφορίες για τον εαυτό σας. Πληροφορίες σαν αυτές των εργαζομένων Μισθός, η τιμή της σύμβασης ενός πελάτη ή άλλα ενδεχομένως εμπιστευτικά στοιχεία δεν πρέπει να αποστέλλονται μέσω κειμένου. Με παρόμοιο τρόπο, οι προσωπικές πληροφορίες για τον εαυτό σας δεν πρέπει να κοινοποιούνται σε επαγγελματικές συνομιλίες ανταλλαγής μηνυμάτων κειμένου. Ποτέ δεν γνωρίζετε ποιος μπορεί να διαβάζει ειδοποιήσεις - ή ποιος μπορεί να λαμβάνει στιγμιότυπα οθόνης.
Αυτό το άρθρο εμφανίστηκε αρχικά Fairygodboss. Ως το μεγαλύτερο καριέρα κοινότητα για γυναίκες, το Fairygodboss παρέχει σε εκατομμύρια γυναίκες σχέσεις σταδιοδρομίας, συμβουλές στην κοινότητα και δυσεύρετες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο που οι εταιρείες αντιμετωπίζουν τις γυναίκες.
