Nogle dage hader jeg min indbakke. Jeg er sikker på, at du kan sympatisere. Ligesom dig modtager jeg (og hver anden forretningskvinde) en i gennemsnit 124,5 e -mails en dag. Men på trods af at vi alle er limet til vores skærm, vores e -mail etikette synes at være langsomt gået i opløsning. Jeg har set e -mails, der ikke kun indeholdt sjuskede fejl, men i nogle tilfælde var ligefrem uhøflige - eller værre, alt for afslappede. Selv tilsyneladende uskyldige fejl optræder og kan i nogle tilfælde få alvorlige konsekvenser.
Jeg har skitseret nogle grundlæggende regler for etikette for at sikre, at din elektroniske kommunikation matcher dit professionelle image.
1. Brug en professionel hilsen
Indrømmet, hver virksomhedskultur er anderledes, men en høflig og lidt formel hilsen er altid passende. At bruge ord som "hej" eller "yo" er ikke professionelt, uanset hvem modtageren er. Brug i stedet “hej”, “hej”, “godmorgen/eftermiddag” eller, for at være endnu mere formel, “kære”.
2. Brug "svar-alt" korrekt
Gruppemails kan spare tid i realtid, fordi alle er inkluderet i projektopdateringer eller hvad du ellers sender. Desværre kan gruppetråde også gå ud af kontrol og falde ind i separate emner, som hele gruppen ikke behøver at være en del af. Tænk to gange, før du trykker på svar-alt for at overveje, om alle virkelig skal sløjfe ind.
3. Brug ikke kaldenavne
At forkorte en persons navn (hvis du ikke har fået at vide, at han/hun foretrækker det) er overdrevent tilfældigt, formasteligt og kan i nogle tilfælde virke nedværdigende. Mit navn er Tiffany. Medmindre jeg kender dig personligt, er det ikke passende at kalde mig "Tiff."
4. Undgå at bruge humor
Humor fungerer ikke ofte i e -mail. Det, der er sjovt for en person, kan være krænkende for andre eller værre, det kan misfortolkes som sarkastisk eller ætsende.
5. Svar rettidigt
Selvom vi er limet til vores tastaturer, er det ikke nødvendigt at spille gidsler til din indbakke. Hvis en e -mail prioriteres højt, og du ved, at du skal bruge flere timer (eller endda dage) til at håndtere den, skal du svare med det samme for at anerkende anmodningen. E -mails, der hænger rundt og samler støv i din indbakke, kan give folk det indtryk, at du er overvældet, eller at du ignorerer deres anmodninger. Ulæste e -mails kan også betyde ubesvarede deadlines.
6. Korrekturlæs din besked
Den lette stavekontrol betyder, at mange af os er afhængige af det for at fange stavefejl, hvilket kun får dig omtrent halvvejs. Betragt værket som ”offentligt”. Hvis du skriver det forkert og ved et uheld springer bogstavet “L” over, staves ordet stadig korrekt, men det har en helt anden betydning! Det er også en god idé at tjekke for glemte ord eller ord, der lyder ens, men staves (og betyder) noget anderledes, f.eks. "Dit" og "du er."
7. Glem ikke vedhæftede filer
Dette er let at undgå. Hvis du skriver ordet "vedhæftet fil" eller "vedhæft" i brødteksten i din e -mail, vil Outlook bede dig om, om det ser ud til, at du har glemt at vedhæfte noget. En måde at begrænse denne fejl på er at starte din note med "i den vedhæftede ..."
8. Undgå at bruge alle hætter
Alle store bogstaver, der bruges i en e -mail, kan ses som en fornærmelse mod dine modtagere. Hvis noget er virkelig vigtigt, skal du sige det eller i stedet bruge fed eller understreget for at fremhæve et nøglepunkt eller en sætning.
9. Overvej et opkald
Hvis du har meget at sige i din e -mail, kan det være mere effektivt bare at tage telefonen eller planlægge et opkald. Ikke alene kan et telefonopkald spare tid, det kan også forhindre enhver fejlfortolkning af din besked. Efter opkaldet dokumenteres aftalte punkter eller opfølgningsopgaver med en kortfattet e-mail-besked.
10. Inkluder en afsluttende hilsen
Ligesom punkt et er det bare god praksis at inkludere en afsluttende hilsen. Tænk på den sidste e -mail, du modtog, hvor sedlen lige sluttede brat. Chancerne er, det føltes mindre som en seddel og mere som en ordre.
Husk, e -mail, som enhver anden forretningsform meddelelse, er en direkte afspejling af din professionalisme. Sørg for, at din e -mail -etikette er i orden, viser dine kolleger, at du er tankevækkende, høflig og hurtig i online -udvekslinger.
Denne artikel opstod oprindeligt den Fairygodboss. Som det største karrieremiljø for kvinder giver Fairygodboss millioner af kvinder karriereforbindelser, samfundsrådgivning og svært at finde viden om, hvordan virksomheder behandler kvinder.
