Vi stoler på e -mail til at lave forretning mere effektiv, men nogle ting, folk gør, øger bare byrden. Hvilken af disse forretningsmail-nej-numre begår du?
er du
en uhøflig emailer?
Vi stoler på e -mail for at gøre forretningen mere effektiv, men nogle ting øger folk bare byrden. Hvilken af disse forretningsmail-nej-numre begår du?
Anatomi i en e -mail
Når du skriver en e -mail, skal du sørge for at adressere alt så klart og fuldstændigt som muligt. Bed ikke folk om at læse mellem linjerne eller følge op for de oplysninger, de har brug for for at svare dig.
Hvis du skal skrive en lang e -mail, skal du sørge for at bryde den op ved at bruge fed skrift og overskrift, når det er muligt.
Grammatik betyder noget
Reglerne for grammatik og stavning eksisterer for at sikre, at der ikke er fejl i det skrevne ord, så lad være med at fyre en e-mail uden at genlæse den. Opgrader grammatikregler, sørg for, at intet er stavet forkert, og brug ikke et ord, medmindre du er sikker du ved, hvad det betyder - at prøve for hårdt på at lyde, som briterne siger, "posh" kan have katastrofalt resultater.
Vær forsigtig med stenografi. Det kan være ok, når du sender e -mail til folk, du kender godt, men undgå det med nye kontakter. Ting som BTW er sandsynligvis fine, hvis du svarer fra din telefon, men undgå LOL'er og humørikoner.
Svar og videresendelse
Svar ikke på nogen e -mail, før du har læst hele meddelelsen, herunder andres svar. Medmindre du er blindkopieret, eller du skal skrive din kommentar privat, skal du altid svare alle, hvis andre var inkluderet.
Når du svarer, skal du sørge for at adressere hvert element. Hvis flere mennesker stillede spørgsmål, er det nyttigt at adressere dem alle i en enkelt e -mail. Hvis nogen har brug for meget input, er det nyttigt at svare "inline" ved at svare på deres kommentarer inde i deres egen e -mail og ændre din skrifttype til en anden farve.
- Sørg for at fjerne alle oplysninger, du eller den originale e -mailer muligvis ikke ønsker, at andre skal have.
- Har du brug for at fjerne alle e -mail -adresser fra "til" eller "fra" linjerne i videresendelsen?
- Skal du fjerne nogens kontaktoplysninger fra deres underskrift?
- Videregav de potentielt følsomme oplysninger? Dette kan omfatte alt fra private produktoplysninger eller priser til personlige oplysninger.
- Sagde de (eller dig) noget negativt om nogen? Selvom du ikke videresender den pågældende person, skal du fjerne den.
Og skal vi virkelig sige, at du ikke bør videresende vittigheder, memes, sødt noget eller politisk retorik til forretningskontakter?
Ekstra e -mails, der tæller: vedhæftede filer og signaturer
E -mail -ekstramateriale kan være en af de mest irriterende dele af en e -mail, hvis det gøres forkert. Vedhæftede filer over 8 megabyte skal uploades til en tjeneste som Dropbox eller Box for at sikre, at de ikke bliver blokeret. Flere vedhæftede filer skal lægges i en mappe og lynes.
Hav altid en underskrift konfigureret automatisk på både din computer og din telefon, og sørg for den på din celle siger det i tilfælde af en mærkelig autokorrekturfejl eller for at forklare, hvorfor det er så kort respons. Det skal indeholde:
- Dit fulde navn
- Din fulde titel
- Din adresse, hvis du er en mursten-og-mørtelvirksomhed
- Dit telefonnummer, inklusive lokalnumre og mobil, hvis du vil have, at folk skal have det
- Din e -mail -adresse (valgfrit)
- Din webstedsadresse
- Alle andre links, du vil have, at folk skal have (sociale medier, blog osv.)
Når det kommer til billeder som fotos, logoer og baggrunde, er mindre mere. De kan ødelægge den måde, din e -mail vises på nogle folks e -mail -klienter. Og alt andet end et diskret (lille) logo ser ofte bare osteagtigt ud.
Den gyldne regel
Når det kommer til e -mail -kommunikation, skal du altid følge Den gyldne regel. Skriv den slags e -mails, du gerne vil modtage. Hvem ved? Måske vil nogen lære noget af dig.
Fortæl os
Hvad er dine e -mail -kæledyrsskiver? Lyd fra i kommentarerne herunder.
Mere om at bruge e -mail godt
Working Mom 3.0: 5 trin til bedre e -mails
Brudens kommende vejledning til e-mail-organisation
Forår rengør din indbakke
