Du har dobbelttjekket alle detaljer. Festlokalet er reserveret, cateringfirmaet arbejder på en særlig menu, og blomsterarrangementerne er bestilt. Men dit job er ikke helt slut endnu. Din velplanlagte begivenhed kan ende med et flop, hvis du overser den vigtigste detalje: at sprede ordet. Her er nogle ideer til at sætte gang i din fantasi.
Opmærksomhedsfangere
Medier modtager hundredvis af nyhedsudsendelser hver uge. Når du forsøger at fange journalisters, redaktørers og producenters interesse, kan du overveje at sende en udgivelse, der er ud over det sædvanlige.
“For at annoncere nye produkter eller særlige begivenheder har jeg sendt udgivelser tapet på en pære med ordene "Vi har fået en ny idé" på ydersiden, "sagde Mike DeHart, en marketingspecialist, der bor i Asheville, NC.
"Send en sort golfbold med guldtegn og guld -tee, der annoncerer en fordelt golfturnering," sagde Public Relations Specialist Kay Pinkerton. ”Medier, der deltager, kan deltage i en tombola til middag og modtage et eksklusivt interview med en firmagigant, der er knyttet til turneringen. Jeg plejede at arbejde for Hunt Oil Company, der sponsorerede Byron Nelson Golf Classic. Det var det, der fik mig til at tænke på denne vanvittige idé. ”
Tænk visuelt
Hvis du prøver at lokke den lokale tv -station til at offentliggøre dit arrangement, skal du sørge for aktive videomuligheder. Tv -nyhedsredaktørredaktører er konstant på udkig efter historier, der vil generere spændende video.
Steven Spenser, formand for Praxis Communications i Seattle, siger det amerikanske Kentucky -kapitel Lungeforeningen havde brug for at promovere et dagslangt astmaprogram med den olympiske banestjerne Jackie Joyner-Kersee. Han anbefalede at sætte Joyner-Kersee sammen med astmatiske børn. En idé indeholdt en løbetur rundt i en park eller skolebane.
Arrangørerne havde planlagt Joyner-Kersee til at spise frokost med en udvalgt gruppe af fællesskabs-VIP'er. Herefter ville hun tale med en gruppe af skolepersonale om vigtigheden af at genkende astma hos deres elever og derefter lancere et eftermiddagssundhed retfærdig. Offentligheden før begivenheden omfattede at sende pressemeddelelser til lokale medier, give brochurer og plakater til lokale skoler, udskrivning af nyhedsbrevsartikler, uddeling af event-T-shirts og opsætning af interviews om lokal tv/radio-snak viser sig. Spenser opfordrede imidlertid gruppen til at gå endnu længere i sin reklameindsats.
“At invitere tv- og printfotografer til at dække den olympiske stjerne ved hendes frokost eller hendes adresse til skolens embedsmænd ville resultere i kedelig, statisk dækning. En imponerende atlets store reklamepotentiale ville blive reduceret til et talende hoved ved en talerstol. Dette giver kedeligt fjernsyn, ”sagde Spenser. ”Uanset hvad du planlægger, så få medierne til at vise bevægelse – aktivitet – spænding. Tænk på, hvad der gør en god speciel begivenhed, ikke hvordan du bruger din stjernetiltrækning til at formidle oplysninger, som andre lige så godt kunne gøre. ”
Du er velkommen
At få ordet om begivenheder er ikke begrænset til at kontakte medierne. Ved mange begivenheder vil du gerne oprette en gæsteliste og sende personlige invitationer. Mens en formel, indgraveret invitation med et responskort er perfekt til nogle lejligheder, kræver andre mere kreativitet for at producere resultater.
”For en banebrydende sendte vi invitationen vedhæftet en frøplante i et forsendelsesrør med forslaget om, at folk enten plantede træ i deres egen gård, eller kom til den banebrydende begivenhed og plant træet for fremtidens sundhedspleje i Indiana, ”sagde Frederick C. Bagg, direktør for community relations og marketing på St. Francis Hospital og sundhedscentre i Indianapolis, IN.
Bagg kom også med en humoristisk idé om at invitere læger til den store åbning af en ny Obstetrics and Neonatal Unit. Tyve læger modtog en engangsble med en invitation vedhæftet og et uindpakket Hersey -kys indeni. "Læger er en usædvanlig vanskelig gruppe at komme til at svare på en invitation," sagde Bagg. "Vi fik 16 eller 17 af dem til at kigge forbi til morgenmadsarrangementet og rundvisningen."
Bliv kablet
Overvej at oprette en webside for at hjælpe din reklameindsats. Du kan give let adgang til oplysninger om begivenheden, herunder placering, rutevejledning, planlagte aktiviteter og hvordan du reagerer, herunder online registrering. For eksempel etablerer mange klassegenforeningsplanlæggere websteder for at holde klassekammerater opdaterede om kommende genforeninger og for at sende aktuelle oplysninger om deres liv.
E-mail er en anden effektiv måde at kommunikere med mennesker, der vil deltage i dit arrangement. Overvej at oprette en e-mail-diskussionsliste for din gruppe. Der er flere websteder, der tilbyder gratis lister. Et sådant websted kan findes på www.egroups.com. Fordelen ved at oprette din egen diskussionsliste er, at du sender en besked, og den distribueres automatisk til alle e-mail-adresser på din liste.
Til arrangementet med Jackie Joyner-Kersee anbefalede Steven Spenser at sætte banestjernen på et chatforum for at tale med børn i området, der har astma. Han foreslog også et online medieinterview med Joyner-Kersee for at få opmærksomhed fra web-kyndige journalister.
Tal det op
Mund til mund er generelt den bedste reklame, og det gælder også for begivenhedsreklame. Spred ordet. Lad folk vide om begivenheden, og minde dem med en note eller et telefonopkald. Roger Snowdon, formand for Media Magic i Fredericton, New Brunswick, Canada foreslår at lave en liste over, hvem der kender hvem i din organisation. "Tildel dem til en varm liste for at skabe interesse og snak," sagde Snowdon. ”Vi har gjort dette ved at få et team sammen og arbejde med telefonerne gennem en weekend. I dette tilfælde var det en politisk begivenhed, men de samme metoder kunne også bruges til mange andre begivenheder. ”
Prøvet og sandt
Overse ikke afprøvede og sande reklamemuligheder. Hvis det er en fællesskabsbegivenhed, kan du sende meddelelser om public service i aviser, shoppeguider, tv og radio. Andre ideer omfatter:
- Plakater
- Gadebannere
- Flyers
- Fortovsmaleri
En kombination af reklamestrategier vil resultere i den største succes for dit arrangement. Husk at være kreativ og have det sjovt. Så sæt en ære i at producere et af de mest velbesøgte og bedst gennemførte arrangementer i byen.
Mere om event- og festplanlægning
- 10 tips til at organisere en enestående blokfest
- Festplanlægning tidslinje
- Sådan planlægger du en fest: Trin for trin instruktioner
