Åben med positivitet
Uanset hvor frustreret du er over den situation, du er i, skal du huske på, at kundeservicemedarbejderen, du har med at gøre, ikke er årsagen, så kontakt hende på en venlig og rolig måde. At starte med en negativ eller dominerende holdning vil ikke gøre situationen sjovere for nogen, og det kan endda vende en kundeservicemedarbejder, der ellers ville være på din side, imod dig. Så vær åben og positiv i din introduktion.
Tag en personlig tilgang
Selvom fakta i situationen er det vigtigste at formidle, gør det ikke ondt at tilføje et personligt præg til din forklaring. Hvis et beskadiget produkt efterlod en elsket en skuffet på hendes fødselsdag eller en fejlmærket vare fik dig i problemer på arbejdet, forklar den hårde position, du blev sat i. Vi har alle været konfronteret med foruroligende situationer, og at dele dine kunne give en medarbejder, der ellers kunne have været fjendtlig, identificeret sig med dig. At lade kundeservicemedarbejderen se dig som en person frem for et problem kan hjælpe dig med at få det resultat, du ønsker.
Hold fast, når det er nødvendigt
Hvis du finder en kundeservicemedarbejder misforstået eller vrider dine ord, skal du ikke være bange for at være fast. At gå hjem og finde ud af, hvor forkert hun havde, vil ikke gøre noget for at hjælpe din situation, så brug din energi, hvor det vil være mest nyttigt - afklare din situation, når det tæller. Bare husk på, at det kun vil være imod dig at miste besindelsen eller hæve stemmen. Så vær rolig, og forklar din side af situationen, indtil repræsentanten fuldt ud forstår.
Forlig dig ikke
Når du beder om en bedre aftale eller forsøger at returnere en defekt vare, og kundeservicemedarbejderen står fast på, at det ikke kommer til at ske, skal du ikke give op. Den person kunne sige nej af alle mulige årsager. Det kan være, at hun simpelthen har en dårlig dag og ikke har lyst til at beskæftige sig med det ekstra arbejde, eller hun måske først er blevet ansat for nylig og ikke har det godt med at bøje reglerne. I dette tilfælde kan du prøve igen den næste dag med en anden salgsmedarbejder, eller gå til en anden butik, hvis du har at gøre med en kæde. Nogle gange er det bare at finde den rigtige kundeservicerepræsentant for at opnå de resultater, du leder efter.
Bed om at se lederen
Hvis du har gjort alt ovenstående, og intet ser ud til at fungere, bedes du tale med lederen. Gør det med respekt, da kundeservicemedarbejderen vil forholde situationen til sin leder, og du ønsker at komme ud i et så positivt lys som muligt. De fleste ledere er fokuseret på at sikre, at deres kunder er glade, og deres butik har et godt ry, så lad dem vide det, hvis du har været en mangeårig kunde. Hvis du relaterer din historie til lederen, og hun insisterer på, at intet kan gøres, kan du meget vel nødt til at acceptere nederlag, men i det mindste kan du være sikker på, at du kom med din sag og gjorde alt, hvad du gjorde kunne.
Forbliv rolig hele vejen igennem
Selvom du måske føler dig frustreret, og kundeservicemedarbejderen måske ikke er så hjælpsom, som du gerne vil, skal du holde et roligt, afbalanceret hoved på dine skuldre så meget som muligt. Du ved ikke, hvilken dag denne person har haft, eller hvorfor hun ikke giver dig svaret du vil med det samme, så gør dit bedste for at være tålmodig og respektfuld med håbet om, at hun kommer rundt om. Disse situationer kan være udfordrende for alle involverede, men du kan nu føle dig lidt mere forberedt, næste gang du går ind i en.
