Představte si, že se poprvé setkáte s právníkem, v jehož kanceláři je zaneřáděný nepořádek – papíry nahromaděné všude pracovní plocha, pošta a soubory rozházené na credenza a přetížená knihovna se stohy knih nahoře a na podlaha. Bez ohledu na skutečné dovednosti nebo pověst tohoto právníka, může být váš první dojem negativní? Mohla by se snížit i vaše důvěra v toho právníka? V podnikání je důležitý první dojem.
Nepořádek v pracoviště sahá od pouhého nepříjemného po téměř paralyzující a vždy poškozuje produktivitu. Přeplněné pracovní prostředí také působí nepříznivě na klienty a spolupracovníky. Když se pracovní plocha stane spíše úložným prostorem než pracovním prostorem, je čas na reorganizaci! K neuspořádanému pracovnímu prostoru přispívá několik faktorů, ale zde jsou tři způsoby, jak proti sabotérům bojovat.
Pořiďte si dobrý stůl
To nutně neznamená drahý stůl — to znamená takový, který je pro vás ten pravý a splní vaše každodenní potřeby. Vaše osobní pracovní návyky i vaše obchodní aktivity určují, jaký styl a velikost stolu je pro vás vhodný. Pokud se ve svém podnikání pravidelně odvoláváte na knihy, příručky nebo publikace, stůl se vzpřímenou dvířkou by dával smysl. Knihy, na které se denně odvoláváte, můžete mít v kóji. Budou snadno přístupné, ale mimo váš pracovní prostor. Pokud knihy nemusí být hned po ruce, postačí samostatná knihovna a můžete se obejít bez boudy a dát přednost většímu plochému pracovnímu prostoru.
Pokud se vaše práce točí kolem používání počítače a máte dostatek podlahové plochy, zvažte stůl ve tvaru L. Počítač můžete ponechat v jedné části a stále mít velkou pracovní plochu ve druhé. Tato konfigurace vám umožní vyhnout se žonglování se dvěma prioritami na stejné ploše. Dalším skvělým aspektem stolu ve tvaru L je další prostor, který získáte pro stolní nástroje, jako jsou svislé držáky na pořadače, stohovací tácky, koše, přenosné závěsné pořadače a váš telefon. Nezapomeňte na veškerý prostor na stěnách. Když nemůžete stavět, budujte! Police jsou fantastickým způsobem, jak vystavit osobní předměty, ocenění a fotografie, a přitom udržovat pracovní plochu čistou a funkční.
Zlepšete svůj time management
Když nemáte dobrý přehled o svém čase, často skončíte ve spěchu, abyste věci dokončili, a nevyhnutelně nemůžete udělat z organizovanosti prioritu. Papíry se „zatím“ hází na stůl a časopisy se hromadí na židli nebo podlaze, protože nemáte čas je číst. Jedním z nejjednodušších způsobů, jak lépe využít svůj čas, je přehodnotit, jak dlouho budou úkoly skutečně trvat, a podle toho naplánovat. Představte si, jak dokončujete úkol od začátku do konce a jaké kroky musíte podniknout. Dokud nebudete v odhadování přesnější, přidejte 25 % k času, který si myslíte, že budete potřebovat k dokončení určitého úkolu.
Dalším způsobem, jak si uvědomit skutečný čas, je načasovat si, když děláte různé věci, jako je placení účtů, vyrovnávání šekové knížky nebo chození na poštu. Možná budete překvapeni, když zjistíte, jak dlouho věci ve skutečnosti trvají. Udělejte si poznámky o tom, jak dlouho každý úkol trvá, abyste si nezapomněli nechat dostatek času. Při vyřizování pochůzek mezi obchodními schůzkami vždy počítejte s neočekávanými okolnostmi, jako je provoz nebo dlouhé fronty.
Vyčistěte ten papír
Mnoho lidí hromadí papírový nepořádek kvůli strachu, že něco důležitého vyhodí, nebo kvůli obavám, že to bude později potřeba. Výsledkem je, že si nakonec všechno ponechají a nebudou schopni rozeznat, které věci mají současnou nebo budoucí hodnotu a které lze bezpečně vyhodit.
Realita je taková, že 80 procent ušetřeného papíru „pro každý případ“ už nikdy nebude potřeba; a pokud ano, je velmi dobrá šance, že jej bude možné znovu vytvořit nebo získat z jiného zdroje. Od pošty přes fax až po reklamy a poznámky, papír je největším přispěvatelem k nepořádku v kancelářském prostředí. Aby se předešlo rychlému hromadění papíru, je v každé kanceláři nezbytný systém pravidelné údržby papíru. Pamatujte, že váš odpadkový koš a váš skartovač jsou vaši přátelé.
Rozhodujte se rychleji
Nepořádek vzniká, když odkládáte rozhodování. Zkuste si zvyknout na rychlé rozhodování o tom, zda si necháte papír, poštu a další věci. Čím rychleji dokážete činit sebevědomá rozhodnutí, tím rychleji udržíte věci v životě v pohybu, což zabrání nevyřízeným záležitostem.
Mějte na paměti, že organizování je a proces spíše než událost, takže nečekejte zázraky přes noc. Proces můžete urychlit tím, že si najmete pomoc, například profesionálního organizátora, který s vámi bude pracovat bok po boku a udrží vás v soustředění.
Pokud máte v plánu pustit se do projektu reorganizace sami, je možné udělat velký pokrok v relativně krátkém čase, pokud máte herní plán a nějaké cíle, než začnete. Stačí začít na jednom místě a pokračovat v něm a zanedlouho budete ohromeni výsledky, které uvidíte.
Další organizační tipy a triky
Devět tajemství úspěšných organizátorů
Udělejte si pořádek a méně se stresujte
52 nápadů, jak uspořádat svůj domov: Tip na organizování týdně
