Разчитаме на създаването на имейл бизнес по -ефективни, но някои неща, които хората правят, просто увеличават тежестта. Кой от тези служебни имейли не-nos ангажирате?
Вие ли сте
груб имейл?
Ние разчитаме на имейла, за да направим бизнеса по -ефективен, но някои неща, които хората правят, просто увеличават тежестта. Кой от тези служебни имейли не-nos ангажирате?
Анатомията на имейл
Когато пишете имейл, уверете се, че адресирате всичко възможно най -ясно и пълно. Не молете хората да четат между редовете или да проследяват информацията, от която се нуждаят, за да ви отговорят.
Ако трябва да напишете дълъг имейл, не забравяйте да го разделите, като използвате удебелени заглавки и куршуми или цифри, когато е възможно.
Граматиката има значение
Правилата на граматиката и правописа съществуват, за да гарантират, че няма писмена комуникация в писмената дума, така че не просто задействайте имейл, без да го прочетете отново. Обсъдете граматичните правила, уверете се, че нищо не е написано погрешно и не използвайте дума, освен ако не сте сигурни знаете какво означава - прекалено много да се опитвате да звучите, както казват британците, „елегантното“ може да има пагубно значение резултати.
Внимавайте с стенографията. Може да е ОК, когато изпращате имейл на хора, които познавате добре, но избягвайте това с нови контакти. Нещата като BTW вероятно са добре, ако отговаряте от телефона си, но избягвайте LOL и емотикони.
Отговор и препращане
Не отговаряйте на имейли, докато не прочетете цялото съобщение, включително отговорите на други хора. Освен ако не сте копирани на сляпо или трябва да направите коментара си насаме, винаги отговаряйте на всички, ако са включени и други.
Когато отговаряте, уверете се, че адресирате всеки елемент. Ако няколко души зададоха въпроси, е полезно да се обърнете към всички тях в един имейл. Ако някой се нуждае от много въвеждане, е полезно да отговори „вградено“, като отговори на коментарите му в тялото на собствения си имейл и промени вашия шрифт на друг цвят.
- Уверете се, че сте премахнали всякаква информация, която вие или оригиналният имейл може да не искате другите да имат.
- Трябва ли да премахнете всички имейл адреси от редовете „до“ или „от“ на препращането?
- Трябва ли да премахнете информацията за контакт на никого от подписа му?
- Разкриха ли потенциално чувствителна информация? Това може да включва всичко - от лични данни за продукти или цени до лична информация.
- Казаха ли (или вие) нещо отрицателно за някого? Дори и да не препращате на този човек, трябва да го премахнете.
И наистина ли трябва да казваме, че не трябва да препращате шеги, мемове, сладки неща или политическа реторика към бизнес контактите?
Имейл екстри, които се броят: прикачени файлове и подписи
Екстрите по имейл могат да бъдат една от най -дразнещите части на имейла, ако са направени неправилно. Прикачените файлове над 8 мегабайта трябва да бъдат качени в услуга като Dropbox или Box, за да се гарантира, че няма да бъдат блокирани. Множество прикачени файлове трябва да бъдат поставени в папка и цип.
Винаги имайте автоматично настроен подпис както на компютъра, така и на телефона си, като се уверите, че е този на клетката ви казва така в случай на странна грешка при автоматично коригиране или за обяснение защо е толкова кратка отговор. Тя трябва да включва:
- Вашето пълно име
- Пълното ти заглавие
- Вашият адрес, ако сте предприятие от тухли и хоросан
- Вашият телефонен номер, включително разширения и клетка, ако искате хората да го имат
- Вашият имейл адрес (по избор)
- Адресът на вашия уебсайт
- Всички други връзки, които искате хората да имат (социални медии, блог и т.н.)
Що се отнася до изображения като снимки, лога и фонове, по -малко е повече. Те могат да объркат начина, по който вашата електронна поща се показва в имейл клиентите на някои хора. И всичко друго, освен дискретно (малко) лого, често изглежда просто сирене.
Златното правило
Що се отнася до комуникациите по имейл, винаги следвайте Златното правило. Напишете видовете имейли, които искате да получавате. Кой знае? Може би някой ще научи нещо от вас.
Кажи ни
Какви са вашите имейли за домашни любимци? Звучи в коментарите по -долу.
Повече за доброто използване на имейла
Работеща мама 3.0: 5 стъпки към по -добри имейли
Бъдещо ръководство за имейл организация
Пролетно почистете входящата си поща
