Ако нямате система за справяне с имейлите си, входящата ви поща може бързо и лесно да излезе извън контрол. За щастие, с няколко функции за търсене намирането на имейл не е невъзможно; обаче е умно да организирате притока на имейли, преди броят, който запълва входящата ви поща, да стане преобладаващ.
Тъй като много от нас получават десетки или дори стотици имейли дневно, разработването на система за справяне с тях е задължително. Ето няколко прости начина, по които можете да се предпазите от натрупване на имейли.
Изхвърлете определени имейли веднага след прочитането
Ако сте прочели имейл и нямате нужда да го препрочитате или да действате по него, незабавно го изхвърлете. Също така настройте имейла си така, че боклукът да се изпразва редовно (или да влизате ежеседмично и да го изпразвате ръчно).
Имайте предвид, че не е нужно да четем всеки имейл веднага. Ако се окажете разсеяни от имейла си, не дръжте своя отворен; вместо това планирайте три до пет часа за настаняване през работния ден.
Оставете имейли, които изискват действия във входящата си поща
Ако на имейл трябва да се отговори или изисква действие, оставете го във входящата си поща като напомняне. За особено важни задайте знамена, така че да не се загубят при разбъркването. (Въпреки че това е по -малко вероятно, тъй като вашата пощенска кутия скоро ще бъде по -рационализирана!)
След това вземете решение за стандартен срок за имейлите, останали във входящата ви поща - може би седмица до месец. В края на всяка седмица прегледайте входящата си поща и се уверете, че отговорът или действието са завършени, за да можете да изтриете имейла от входящата си поща.
Изтрийте незабавно други имейли
Ако има имейли, по които сте действали, но към които ще трябва да се обърнете в бъдеще, подайте ги в съответните папки. Ще трябва да помислите кой тип папка система ще работи най -добре за вас. Подадените имейли лесно могат да излязат извън контрол, затова помислете за създаването на папки, които са разделени по дата, така че да можете лесно да изтриете цели папки, които вече не са навременни. Има някои инструменти за електронна поща, които ви позволяват да изпращате входящи имейли директно в папка - помислете дали да го настроите, ако смятате, че тази функция ще ви служи добре по начина, по който вие работа.
Още съвети за кариера
Как да намерим ментор
Как да напусна работа с класа
Какво да направите, когато сте уволнени
