نحن نعتمد على البريد الإلكتروني لعمل عمل أكثر كفاءة ، ولكن بعض الأشياء التي يفعلها الناس تضيف فقط إلى العبء. أي من رسائل البريد الإلكتروني التالية للنشاط التجاري لا تلتزم بها؟
أنت
مراسل بريد إلكتروني وقح؟
نحن نعتمد على البريد الإلكتروني لجعل الأعمال أكثر كفاءة ، ولكن هناك بعض الأشياء التي يضيفها الأشخاص إلى العبء. أي من رسائل البريد الإلكتروني التالية للنشاط التجاري لا تلتزم بها؟
تشريح البريد الإلكتروني
عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني ، تأكد من معالجة كل شيء بشكل واضح وكامل قدر الإمكان. لا تطلب من الناس القراءة بين السطور أو متابعة المعلومات التي يحتاجون إليها للإجابة عليك.
إذا كان عليك كتابة رسالة بريد إلكتروني طويلة ، فتأكد من تقسيمها باستخدام العناوين والرموز النقطية أو الأرقام الغامقة عندما يكون ذلك ممكنًا.
القواعد النحوية مهمة
توجد قواعد القواعد النحوية والإملائية لضمان عدم وجود سوء فهم في الكلمة المكتوبة ، لذلك لا تكتفي بإطلاق بريد إلكتروني دون إعادة قراءته. اصقل قواعد القواعد النحوية وتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية ولا تستخدم كلمة ما لم تكن متأكدًا أنت تعرف ما تعنيه - المحاولة الجادة في أن تبدو ، كما يقول البريطانيون ، يمكن أن تكون كلمة "فاخرة" كارثية النتائج.
كن حذرا مع الاختزال. قد يكون الأمر جيدًا عند إرسال بريد إلكتروني إلى أشخاص تعرفهم جيدًا ، ولكن تجنب ذلك مع جهات اتصال جديدة. من المحتمل أن تكون أشياء مثل راجع للشغل على ما يرام إذا كنت ترد من هاتفك ، ولكن تجنب الضحك بصوت مرتفع ورموز المشاعر.
الرد وإعادة التوجيه
لا ترد على أي بريد إلكتروني حتى تقرأ الرسالة بالكامل ، بما في ذلك ردود الأشخاص الآخرين. ما لم تكن منسوخًا بشكل أعمى أو تحتاج إلى كتابة تعليقك بشكل خاص ، فعليك دائمًا الرد على الكل إذا تم تضمين الآخرين.
عند الرد ، تأكد من معالجة كل عنصر. إذا طرح العديد من الأشخاص أسئلة ، فمن المفيد معالجتها جميعًا في رسالة بريد إلكتروني واحدة. إذا احتاج شخص ما إلى الكثير من المدخلات ، فمن المفيد الرد "مضمّنًا" من خلال الرد على تعليقاته داخل نص بريده الإلكتروني وتغيير الخط إلى لون مختلف.
- تأكد من إزالة أي معلومات قد لا تريدها أنت أو مرسل البريد الإلكتروني الأصلي للآخرين.
- هل تحتاج إلى إزالة أي عناوين بريد إلكتروني من السطور "إلى" أو "من" للأمام؟
- هل تحتاج إلى إزالة معلومات الاتصال الخاصة بأي شخص من توقيعه؟
- هل أفشوا معلومات يحتمل أن تكون حساسة؟ يمكن أن يشمل ذلك أي شيء من تفاصيل المنتج الخاص أو الأسعار إلى المعلومات الشخصية.
- هل قالوا (أو أنت) أي شيء سلبي عن شخص ما؟ حتى إذا كنت لا تعيد التوجيه إلى هذا الشخص ، يجب عليك إزالته.
وهل نحتاج حقًا أن نقول إنه لا يجب عليك إعادة توجيه النكات أو الميمات أو أي شيء لطيف أو خطاب سياسي إلى جهات الاتصال التجارية؟
إضافات البريد الإلكتروني المهمة: المرفقات والتوقيعات
يمكن أن تكون إضافات البريد الإلكتروني واحدة من أكثر أجزاء البريد الإلكتروني إزعاجًا إذا تم إجراؤها بشكل غير صحيح. يجب تحميل المرفقات التي يزيد حجمها عن 8 ميغا بايت إلى خدمة مثل Dropbox أو Box لضمان عدم حظرها. يجب وضع المرفقات المتعددة في مجلد وضغطها.
قم دائمًا بإعداد توقيع تلقائيًا على كل من جهاز الكمبيوتر والهاتف الخاص بك ، مع التأكد من التوقيع في خليتك يقول ذلك في حالة حدوث خطأ غريب في التصحيح التلقائي أو لشرح سبب قصره استجابة. يجب أن تشمل:
- اسمك الكامل
- لقبك الكامل
- عنوانك إذا كنت مؤسسة حقيقية
- رقم هاتفك ، بما في ذلك الامتدادات والخلية إذا كنت تريد أن يحصل عليها الأشخاص
- عنوان بريدك الإلكتروني (اختياري)
- عنوان موقع الويب الخاص بك
- أي روابط أخرى تريد أن يمتلكها الأشخاص (وسائل التواصل الاجتماعي ، مدونة ، إلخ.)
عندما يتعلق الأمر بالصور مثل الصور والشعارات والخلفيات ، فالقليل هو الأكثر. قد يفسدون طريقة عرض بريدك الإلكتروني على عملاء البريد الإلكتروني لبعض الأشخاص. وغالبًا ما يبدو أي شيء ما عدا الشعار الصغير (الصغير) مبتذلًا.
القاعدة الذهبية
عندما يتعلق الأمر باتصالات البريد الإلكتروني ، اتبع دائمًا القاعدة الذهبية. اكتب أنواع الرسائل الإلكترونية التي ترغب في تلقيها. من تعرف؟ ربما شخص ما سوف يتعلم منك شيئا.
أخبرنا
ما هو البريد الإلكتروني الخاص بك يزعج الحيوانات الأليفة؟ الصوت خارج في التعليقات أدناه.
المزيد عن استخدام البريد الإلكتروني بشكل جيد
أمي العمل 3.0: 5 خطوات لتحسين رسائل البريد الإلكتروني
دليل العروس لتنظيم البريد الإلكتروني
قم بتنظيف صندوق الوارد الخاص بك في الربيع
