كم مرة تنسى (أو تخسر) فاتورة مهمة؟ ثم ينتهي بك الأمر إلى الهزال مال على الرسوم المتأخرة - ناهيك عن القلق الذي يصاحب مثل هذا الفوضى. فيما يلي عشر نصائح حول تنظيم فواتيرك وتبسيط دفعها!
تنظيم فواتيرك
احتفظ بفواتيرك المعلقة معًا ، في منطقة واحدة محددة.
بمجرد وصول بريدك ، أو في الوقت المحدد لفرز البريد ، قم بفرز البريد ، وفصل فواتيرك المعلقة عن جميع رسائل البريد الأخرى. عند الانتهاء من الفرز ، ضع فورًا فواتيرك المعلقة في مغلف أو مجلد جيب أو سلة الفواتير المعلقة.
لا تفصل كل فاتورة معلقة في مجلد منفصل.
مهما فعلت ، لا تضع فاتورة المرافق في مجلد واحد ، وفاتورة تأمين السيارة في مجلد آخر ، وفاتورة مستحقات عضويتك في مجلد آخر. يجب أن تكون جميع الفواتير المعلقة معًا في مظروف أو مجلد جيب أو سلة بحيث يمكن دفعها دون الحاجة إلى البحث في 10 أماكن مختلفة للعثور عليها.
أنا وزوجي نستخدم كتاب مجلد الجيب بيل الدفع الذي يحتوي على حوالي 20 مجلد جيب بالداخل. يتم وضع جميع فواتيرنا المعلقة معًا في مجلد الجيب الأول. يتم بعد ذلك إيداع جميع الفواتير / الإيصالات المدفوعة في مجلدات الجيب الفردية المصنفة التالية. يعمل هذا النظام كحلم بالنسبة لنا.
خصص من 2 إلى 4 أيام عادية شهريًا لدفع فواتيرك.
تسعة وتسعين في المائة من الوقت ، لست مضطرًا للتخلي عن كل ما تفعله عندما تتلقى فاتورة بالبريد لدفعها على الفور. حدد يومين إلى أربعة أيام في الشهر وسدد جميع فاتورتك في تلك الأيام. أنا وزوجي ندفع فواتيرنا في الثامن والثاني والعشرين من كل شهر. يمكنك أن تفعل الشيء نفسه ، أو ربما ترغب في دفع أي فواتير معلقة يومًا واحدًا في الأسبوع ، مثل كل يوم جمعة.
ادفع فواتيرك في مكان واحد واحتفظ بجميع مستلزمات دفع الفواتير معًا.
لتسريع جهود دفع فاتورتك ، قم دائمًا بدفع فواتيرك في مكان واحد ، سواء كان ذلك المكان مكتبك أو طاولة المطبخ أو ما إلى ذلك. أينما كانت ، يجب أن تكون هذه المنطقة مجهزة بفواتيرك ، ودفتر الشيكات ، والمغلفات ، والطوابع ، والأقلام ، وأقلام الرصاص ، والآلة الحاسبة ، والشريط ، والدباسة ، وملصقات عنوان الإرجاع. إذا لم يكن لديك أدراج للاحتفاظ بمستلزماتك ، فاحصل على صندوق بلاستيكي صغير ، أو حتى صندوق أحذية ، واحتفظ بكل شيء بداخله.
سجل على الفور فواتيرك المدفوعة.
بمجرد دفع كل فاتورة ، قم على الفور بتسجيل الدفع في سجل الشيكات أو سجل برامج الكمبيوتر. لا تنتظر حتى وقت لاحق لأنه إذا فعلت ذلك ، فهناك فرصة جيدة لأن تنسى. وبمجرد أن تنسى ، سيتعين عليك إضاعة الوقت والمال لاحقًا في التعامل مع رسوم الحساب المكشوفة.
ضع الفواتير / الإيصالات المدفوعة في دفتر جيب دفع الفاتورة أو مجلدات الملفات المصنفة.
بمجرد دفع فواتيرك ، ضع علامة على نسختك أو قسم من الفاتورة مع تاريخ الدفع ورقم الشيك والمبلغ المدفوع. ثم قم بوضع كل منها في الجيب المناسب لمجلد دفع الفاتورة - مع جيب واحد لكل منها ؛ مثل المرافق والتأمين وماستركارد وفيزا وما إلى ذلك) أو في مجلدات مصنفة في خزانة الملفات الخاصة بك.
تنظم الشيكات الملغاة والتحقق من كشوف الحساب.
ستتلقى كل شهر كشف حساب (كشوف) فحص ، وربما شيكات ملغاة ، من البنك الذي تتعامل معه. ضعها على الفور في مجلد حتى يحين موعدك الشهري المحدد لتسوية حسابك الجاري. بعد ذلك ، احتفظ بكشوفاتك والشيكات الملغاة معًا في مجلد لهذا العام. قد تحتاج إلى استعادتها لاحقًا للمحاسب الخاص بك عند بدء موسم الضرائب.
بالمناسبة ، يمكن تخزين أي كشوف مصرفية و / أو شيكات ملغاة مضى عليها أكثر من عام في منطقة مختلفة عن ملفاتك الحالية. يمكنك أيضًا التفكير في مراجعة المحاسب الخاص بك لتحديد المدة التي يقترحها عليك للاحتفاظ بهذه المعلومات.
اختصر بطاقات الائتمان الخاصة بك.
كلما زاد عدد بطاقات الائتمان لديك ، زادت صعوبة إبقائها منظمة ، وكلما طالت مدة سداد فواتيرك. كلما أمكن ، اختصر العديد من بطاقات الائتمان الخاصة بك في بطاقتين أو ثلاث بطاقات ائتمانية ، وتخلص من الباقي.
قم بإعداد المغلفات للفواتير المتكررة مسبقًا.
بالنسبة إلى الفواتير المتكررة ، مثل مدفوعات الرهن العقاري أو الإيجار أو القرض ، ستوفر الكثير من الوقت في إعداد مجموعة من المظاريف لكل منها مسبقًا. على سبيل المثال ، لنفترض أنه يتعين عليك دفع الإيجار كل شهر. قم بإعداد مظاريف لمدة عام مع اسم المالك والعنوان البريدي وعنوان المرسل وختم. بهذه الطريقة ، سيكون كل شيء جاهزًا للعمل كل شهر. أنت تكتب فقط شيكًا ، وتضعه في المغلف المُجهز والبريد.
قم بتبسيط المزيد باستخدام برامج إدارة الأموال غير المكلفة.
إذا كنت تدفع فواتيرك يدويًا ، فيمكنك التفكير في شراء برامج إدارة الأموال غير المكلفة. أنا وزوجي نستخدم Quicken. يعد الإعداد أمرًا سهلاً ويقلل الوقت الذي يستغرقه دفع فواتيرنا بأكثر من 50٪. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يوفر وقتًا رائعًا في وقت الضرائب لأنه سينظم تلقائيًا جميع دخلك ونفقاتك ، مع نسخة مطبوعة ، وجاهزة للمحاسب الخاص بك.
المزيد من النصائح التنظيمية
- يتحدث الخبراء: أسهل الطرق لتنظيم مكتبك في المنزل
- نصائح تنظيمية: التخلص من الفوضى من أجل منزل صحي
- استراتيجيات توفير الوقت لحفظ السجلات ودفع الفواتير
