إذا لم يكن لديك نظام للتعامل مع رسائلك الإلكترونية ، فيمكن أن يخرج صندوق الوارد الخاص بك عن نطاق السيطرة بسرعة وسهولة. لحسن الحظ ، مع العديد من وظائف البحث ، فإن العثور على بريد إلكتروني ليس مستحيلاً ؛ ومع ذلك ، من الذكاء تنظيم تدفق رسائل البريد الإلكتروني قبل أن يصبح الرقم الذي يغمر بريدك الوارد هائلاً.
نظرًا لأن الكثيرين منا يتلقون العشرات أو حتى المئات من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ، فإن تطوير نظام للتعامل معها أمر لا بد منه. فيما يلي بعض الطرق البسيطة التي يمكنك من خلالها منع نفسك من تراكم رسائل البريد الإلكتروني.
تجاهل بعض رسائل البريد الإلكتروني مباشرة بعد القراءة
إذا كنت قد قرأت رسالة بريد إلكتروني ولم تكن بحاجة إلى إعادة قراءتها أو التصرف بناءً عليها ، فقم بإزالتها على الفور. أيضًا ، قم بإعداد بريدك الإلكتروني بحيث يتم إفراغ سلة المهملات بانتظام (أو قم بالدخول أسبوعيًا وقم بإفراغها يدويًا).
ضع في اعتبارك أننا لسنا بحاجة إلى قراءة كل بريد إلكتروني على الفور. إذا وجدت نفسك مشتتًا ببريدك الإلكتروني ، فلا تترك رسائلك مفتوحة ؛ بدلاً من ذلك ، حدد ثلاث إلى خمس مرات تسجيل وصول خلال يوم عملك.
اترك رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب اتخاذ إجراء في بريدك الوارد
إذا كان لا بد من الرد على بريد إلكتروني أو يتطلب اتخاذ إجراء ، فاتركه في بريدك الوارد كتذكير. بالنسبة للأشياء المهمة بشكل خاص ، ضع الأعلام ، حتى لا تضيع في المراوغة. (على الرغم من أن هذا أقل احتمالًا نظرًا لأن صندوق الوارد الخاص بك سيصبح قريبًا أكثر بساطة!)
ثم حدد موعدًا نهائيًا قياسيًا لرسائل البريد الإلكتروني المتبقية في بريدك الوارد - ربما من أسبوع إلى شهر. في نهاية كل أسبوع ، انتقل إلى بريدك الوارد وتأكد من اكتمال الرد أو الإجراء ، حتى تتمكن من حذف البريد الإلكتروني من صندوق الوارد الخاص بك.
ضع رسائل البريد الإلكتروني الأخرى بعيدًا في الحال
إذا كانت هناك رسائل بريد إلكتروني كنت قد تعاملت معها ولكنك ستحتاج إلى الرجوع إليها في المستقبل ، فقم بحفظها في المجلدات المناسبة. ستحتاج إلى التفكير في نوع نظام المجلدات الذي سيعمل بشكل أفضل بالنسبة لك. من السهل أن تخرج رسائل البريد الإلكتروني المودعة عن نطاق السيطرة بسرعة ، لذا فكر في إنشاء مجلدات مقسمة حسب التاريخ بحيث يمكنك بسهولة حذف المجلدات بأكملها التي لم تعد في الوقت المناسب. هناك بعض أدوات البريد الإلكتروني التي تسمح لك بوضع رسائل البريد الإلكتروني الواردة مباشرةً في المجلد أيضًا - ضع في اعتبارك إعداد هذا إذا كنت تشعر أن هذه الوظيفة ستخدمك جيدًا بالطريقة التي تستخدمها الشغل.
المزيد من النصائح المهنية
كيف تجد مرشد
كيف تترك العمل مع الفصل
ماذا تفعل عندما يتم فصلك من العمل
