إنها 10:50 صباحًا ، وقد ذكّرك جهاز Blackberry الخاص بك للتو بالاجتماع الذي تم تحديد موعده في الساعة 11:00 صباحًا. لديك عشر دقائق للتحضير وليس لديك فكرة من أين تبدأ! لا داعي للقلق ، إليك بعض المؤشرات لمساعدتك على الاستعداد والالتزام بالمواعيد.
تعرف على الأساسيات
تذكر الخمسة Ws و H - من وماذا ومتى وأين ولماذا وكيف - من المدرسة الابتدائية؟ هذه أيضًا عناصر أساسية للنجاح والاستعداد لأي اجتماع في اللحظة الأخيرة.
من الذى
لمن الاجتماع؟ هل الاجتماع للإدارة العليا ، أو مستوى الموظفين ، أو الموارد البشرية ، وما إلى ذلك؟ تعرف على جمهورك ، حتى تتمكن من تقديم المادة وفقًا لمجموعة الأشخاص الحاضرين.
ماذا او ما
ما هو موضوع الاجتماع؟ ما هي الرسالة التي تحاول إيصالها؟ افهم هدف الاجتماع ، حتى تتمكن من ضمان نقل الرسالة بشكل صحيح. ألقِ نظرة على جدول أعمال الاجتماع ، وراجع أي ملاحظات ورسائل بريد إلكتروني ذات صلة ، وارسم مخططًا بسيطًا.
متي
نعرف متى ، بعد عشر دقائق! ولكن متى يحتاج الجمهور إلى استخدام هذه المعلومات؟ إذا كان من الممكن تقسيم المعلومات ، يمكنك الاستعداد بشكل أفضل لما هو مهم الآن.
أين
أين مكان الاجتماع؟ هذا أمر حيوي لأن الخدمات اللوجستية للموقع ستحدد الحالة المزاجية للجمهور. إذا كان الجو حارًا ، فقد يشعر الناس بالدفء الشديد ويتعبون بسهولة ، ومن هنا تأتي الحاجة إلى نقل المعلومات بسرعة.
لماذا
لماذا هذا الاجتماع ولماذا في عشر دقائق؟ قد تكون أزمة الوقت بسبب طبيعة الاجتماع - يجب نقل المعلومات الآن وليس لاحقًا. ستساعد معرفة السبب أيضًا في التعبير عن الإلحاح للجمهور وإعداد رسالتك بشكل أفضل.
كيف
كيف ستنقل المعلومات؟ باوربوينت ، توزيعات أو عرض تقديمي منك فقط؟ إذا كان ذلك في غضون عشر دقائق ، فقد لا يكون لديك وقت للحصول على مواد إضافية ، ولكن على الأقل الحصول على نسخة مطبوعة من جدول الأعمال قد يساعد في ضمان توضيح وجهة نظرك.
أشع ثقتك بنفسك
قبل كل شيء أهمية ، لا تنسى ثقتك بنفسك. إذا بدا أنك مستعد للقاء ، فمن المرجح أن يصدقك جمهورك. مع الدقائق القليلة المتبقية لديك ، قم بتنعيم أي ذبابة ، وضع ملمع الشفاه ، وثني قميصك وابتسم. ثقتك ستشع الاجتماع بغض النظر عن عدم استعدادك.
المزيد من النصائح لحياة مزدحمة
3 طرق مضمونة للحصول على مزيد من النوم
اختبر نفسك: هل تضيع الوقت؟
قائمة المهام التي يجب القيام بها وما لا تفعله
