افتح بإيجابية
بغض النظر عن مدى إحباطك من الموقف الذي أنت فيه ، ضع في اعتبارك أن ممثل خدمة العملاء الذي تتعامل معه ليس هو السبب ، لذا تواصل معها بلطف وهدوء. إن البدء بسلوك سلبي أو متسلط لن يجعل الموقف أكثر إمتاعًا لأي شخص ، بل قد يؤدي إلى تحول ممثل خدمة العملاء الذي قد يكون إلى جانبك بخلاف ذلك. لذا كن منفتحًا وإيجابيًا في مقدمتك.
اتخذ نهجًا شخصيًا
على الرغم من أن حقائق الموقف هي أهم ما يجب نقله ، إلا أنه لا يضر إضافة لمسة شخصية إلى شرحك. إذا تسبب منتج تالف في إصابة أحد أفراد أسرتك بخيبة أمل في عيد ميلادها أو تسبب لك عنصر غير مذكور في مشكلة في العمل ، فشرح الموقف الصعب الذي وضعت فيه. لقد واجهنا جميعًا مواقف مزعجة ، وقد تسمح مشاركة موقفك لعامل كان من الممكن أن يكون معاديًا لولا ذلك للتعرف عليك. السماح لممثل خدمة العملاء برؤيتك كشخص وليس مشكلة يمكن أن يساعدك في الحصول على النتيجة التي تريدها.
حافظ على ثباتك عند الضرورة
إذا وجدت أن أحد مندوبي خدمة العملاء قد أسيء فهمه أو أنه يلف كلماتك ، فلا تخف من أن تكون حازمًا. إن العودة إلى المنزل والتنفيس عن مدى خطئها لن يفعل أي شيء للمساعدة في وضعك ، لذا استخدم طاقتك حيث سيكون ذلك مفيدًا للغاية - توضيح موقفك عندما يكون ذلك مهمًا. فقط ضع في اعتبارك أن فقدان أعصابك أو رفع صوتك لن يعمل إلا ضدك. لذا ابقَ هادئًا ، واشرح جانبك من الموقف حتى يفهم الممثل تمامًا.
لا تستقر
عندما تطلب صفقة أفضل أو تحاول إرجاع عنصر معيب ، وممثل خدمة العملاء يصر على أن ذلك لن يحدث ، فلا تستسلم. يمكن لهذا الشخص أن يقول لا لجميع أنواع الأسباب. قد يكون السبب هو أنها ببساطة تمر بيوم سيئ ولا تشعر برغبة في التعامل مع العمل الإضافي ، أو ربما تم تعيينها مؤخرًا فقط ولا تشعر بالراحة في تجاوز القواعد. في هذه الحالة ، حاول مرة أخرى في اليوم التالي مع مندوب مبيعات مختلف ، أو انتقل إلى متجر آخر إذا كنت تتعامل مع سلسلة. أحيانًا يكون العثور على ممثل خدمة العملاء المناسب هو كل ما يتطلبه الأمر لتحقيق النتائج التي تبحث عنها.
اطلب رؤية المدير
إذا كنت قد فعلت كل ما سبق ولا يبدو أن هناك شيئًا يسير على ما يرام ، فاطلب التحدث مع المدير. افعل ذلك باحترام ، لأن مندوب خدمة العملاء سيربط الموقف بمديرها ، وتريد أن تظهر بإيجابية قدر الإمكان. يركز معظم المديرين على ضمان رضا عملائهم وأن متجرهم يتمتع بسمعة طيبة ، لذلك إذا كنت عميلاً منذ فترة طويلة ، فأخبرهم بذلك. إذا ربطت قصتك بالمدير وأصرت على أنه لا يمكن فعل أي شيء ، فقد يكون ذلك جيدًا عليك أن تقبل الهزيمة ، ولكن على الأقل يمكنك أن تطمئن إلى أنك قدمت قضيتك وفعلت كل ما تفعله استطاع.
حافظ على هدوئك طوال الوقت
على الرغم من أنك قد تشعر بالإحباط ، وقد لا يكون مندوب خدمة العملاء مفيدًا كما تريد ، حافظ على هدوئك وتوازنك قدر الإمكان. أنت لا تعرف نوع اليوم الذي مر به هذا الشخص أو لماذا لم تعطيك الإجابة التي تريدها على الفور ، لذا ابذل قصارى جهدك للتحلي بالصبر والاحترام على أمل أن تأتي حول. يمكن أن تكون هذه المواقف صعبة على جميع المعنيين ، ولكن يمكنك الآن أن تشعر بأنك أكثر استعدادًا في المرة القادمة التي تدخل فيها واحدة.
