حفظ السجلات مشابه للتأمين. كنت آمل ألا تحتاج أبدًا إلى قطعة ورق قديمة ، ولكن إذا احتجت لذلك ، يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا إذا تمكنت من العثور عليها.
لا تحتاج فقط إلى نظام لتتبع مكان وضع الأشياء ، بل تحتاج أيضًا إلى ترك التعليمات بما في ذلك فهرس السجلات حتى يتمكن الأشخاص الآخرون من تحديد موقع أوراقك المهمة. الآن بعد أن أصبح الكثير من الأشخاص يستخدمون أجهزة الكمبيوتر ، اطبع نسخة ورقية ولاحظ أسماء الملفات حيث يتم تخزين جميع السجلات.
نظرًا لأنه قد يتم حفظ سجلاتك في المنزل أو في صندوق ودائع آمن أو في العمل أو في أي مكان آخر ، فمن الجيد أن يكون لديك فهرس مرجعي تبادلي حتى يعرف الأشخاص مكان العثور على مستندات معينة. على سبيل المثال ، قد تكون سجلات الاستثمار الخاصة بك في المنزل في صندوق معدني ، وقد تكون سندات الادخار الخاصة بك مخزنة في صندوق ودائع آمن ونسخ من وصيتك في مكتبك وفي مكان آمن آخر. أرفق فهرس سجلاتك بقائمة محدثة بجميع جهات الاتصال المهمة بما في ذلك العناوين وأرقام الهواتف. قد تتضمن هذه القائمة محاسبًا ، أو مسؤولاً عن وصيتك ، أو محاميًا ، أو مصرفيًا ، أو وزيرًا ، الطبيب وصاحب العمل والمستشار المالي ووكيل التأمين وأي شخص آخر يجب الاتصال به نيابةً عن.
إن تتبع المستندات ومعرفة السجلات التي يجب الاحتفاظ بها وأيها يمكنك عرضه ، يصبح أمرًا روتينيًا بسيطًا بمجرد إنشاء نظام. فيما يلي بعض الإرشادات التي تستند إلى الفئات المستخدمة في عمود سابق.
