Ми покладаємося на створення електронної пошти бізнес ефективніше, але деякі речі, які люди роблять, просто додають тягар. Яку з цих службових електронних листів ви не робите?
Ти
грубий електронний лист?
Ми покладаємося на електронну пошту, щоб зробити бізнес більш ефективним, але деякі речі, які люди роблять, просто додають навантаження. Яку з цих службових електронних листів ви не робите?
Анатомія електронного листа
Коли ви пишете електронний лист, переконайтеся, що ви вирішуєте все якомога чіткіше і повніше. Не просіть людей читати між рядками або надавати інформацію, необхідну для того, щоб вам відповісти.
Якщо вам потрібно написати довгий лист електронної пошти, переконайтеся, що ви його розділили, використовуючи жирні заголовки та маркери або цифри, коли це можливо.
Граматика має значення
Правила граматики та правопису існують для того, щоб у письмовому слові не було помилок, тому не запускайте електронний лист, не перечитуючи його повторно. Проаналізуйте граматичні правила, переконайтеся, що нічого не написано неправильно, і не вживайте жодного слова, якщо ви не впевнені ви знаєте, що це означає - надто сильно намагаючись звучати, як кажуть британці, «шикарне» може мати катастрофічні наслідки результати.
Будьте обережні з стенографією. Це може бути нормально, коли ви надсилаєте електронною поштою людям, яких добре знаєте, але уникайте цього за допомогою нових контактів. Такі речі, як BTW, ймовірно, добре, якщо ви відповідаєте зі свого телефону, але уникайте LOL та смайликів.
Відповідь та пересилання
Не відповідайте на будь -які листи, доки не прочитаєте всю комунікацію, включаючи відповіді інших людей. Якщо ви не копіюєте сліпо або вам потрібно зробити свій коментар у приватному порядку, завжди відповідайте всім, якщо були включені інші.
Коли ви відповідаєте, переконайтеся, що ви звертаєтесь до кожного елемента. Якщо кілька людей задали питання, корисно відповісти на всі їх в одному листі. Якщо комусь потрібно багато введення, корисно відповісти "вбудованим", відповівши на їхні коментарі в тілі власного листа та змінивши шрифт на інший колір.
- Переконайтеся, що ви видалили будь -яку інформацію, яку ви або оригінальний електронний лист не хотіли б мати у інших.
- Вам потрібно видалити будь -які адреси електронної пошти з рядків "до" або "від" пересилання?
- Вам потрібно видалити контактну інформацію когось із їх підпису?
- Вони розкривали потенційно конфіденційну інформацію? Це може включати будь -яку інформацію, починаючи від особистих відомостей про продукт або ціну до особистих даних.
- Вони (чи ви) говорили про когось щось негативне? Навіть якщо ви не пересилаєте цю особу, її слід видалити.
І чи справді нам потрібно говорити, що ви не повинні передавати жарти, меми, милі речі чи політичну риторику діловим контактам?
Додаткові послуги електронної пошти, які враховують: вкладення та підписи
Додаткові послуги електронної пошти можуть бути однією з найбільш дратівливих частин електронного листа, якщо вони зроблені неправильно. Вкладені файли розміром понад 8 мегабайт слід завантажувати в такі сервіси, як Dropbox або Box, щоб вони не були заблоковані. Кілька вкладених файлів слід помістити в папку та заархівувати.
Завжди автоматично встановлюйте підпис як на комп’ютері, так і на телефоні, переконуючись у цьому на мобільному телефоні так повідомляється у випадку дивної помилки автоматичного виправлення чи пояснення, чому вона така коротка відповідь. Він повинен містити:
- Ваше повне ім'я
- Ваш повний титул
- Ваша адреса, якщо ви цегляний заклад
- Ваш номер телефону, включаючи розширення та мобільний, якщо ви хочете, щоб люди його мали
- Ваша адреса електронної пошти (необов’язково)
- Адреса вашого веб -сайту
- Будь -які інші посилання, які ви хочете, щоб у людей були (соціальні мережі, блог тощо)
Що стосується зображень, таких як фотографії, логотипи та фони, менше - це більше. Вони можуть зіпсувати спосіб відображення вашої електронної пошти на поштових клієнтах деяких людей. І що завгодно, крім стриманого (маленького) логотипу, часто виглядає просто сирним.
Золоте правило
Що стосується електронної пошти, завжди дотримуйтесь Золотого правила. Напишіть види електронних листів, які б ви хотіли отримувати. Хто знає? Можливо, хтось у вас чомусь навчиться.
Скажи нам
Які ваші електронні листи? Звук у коментарях нижче.
Докладніше про те, як добре користуватися електронною поштою
Робоча мама 3.0: 5 кроків до покращення електронної пошти
Посібник майбутньої нареченої щодо організації електронної пошти
Навесні почистіть свою поштову скриньку
