Як часто ви забуваєте (або втрачаєте) важливий законопроект? Тоді ви в кінці втрачаєте гроші про прострочені збори - не кажучи вже про тривогу, що виникає з такою дезорганізацією. Ось десять порад щодо організації ваших рахунків та спрощення оплати рахунків!
Організація рахунків
Тримайте ваші незавершені рахунки разом, в одному виділеному місці.
Як тільки ваша пошта надходить або у визначений час сортування пошти, сортуйте її, відокремлюючи незавершені рахунки від усієї іншої пошти. Закінчивши сортування, негайно покладіть рахунки, що очікують на розгляд, у конверт, кишенькову папку або кошик очікуваних рахунків.
Не відокремлюйте кожен незавершений рахунок в окрему папку.
Що б ви не робили, не кладіть свій комунальний рахунок в одну папку, ваш страховий рахунок в іншу папку, а ваш членський внесок - в іншу. Усі рахунки, що очікують на розгляд, повинні бути разом у конверті, кишеньковій папці або кошику, щоб їх можна було оплатити, не шукаючи 10 різних місць, щоб їх знайти.
Ми з чоловіком користуємось книжковою книжкою для оплати рахунків, у якій є близько 20 кишенькових папок. Усі наші очікувані рахунки збираються разом у першій кишеньковій папці. Після цього всі оплачені рахунки -фактури/квитанції подаються до окремих категорій кишенькових папок, які подаються далі. Ця система працює як мрія для нас.
Призначте 2–4 звичайних дні на місяць для оплати рахунків.
Дев’яносто дев’ять відсотків часу вам не доведеться відмовлятися від усього, що ви робите, коли отримуєте рахунок поштою, щоб негайно його оплатити. Призначте 2-4 дні на місяць і оплачуйте весь свій рахунок у ці дні. Ми з чоловіком сплачуємо рахунки 8 -го і 22 -го числа кожного місяця. Ви можете зробити те ж саме, або, можливо, ви захочете оплачувати будь -які незавершені рахунки один день на тиждень, наприклад, щоп’ятниці.
Оплачуйте рахунки в одному місці і зберігайте всі свої рахунки разом із оплатою витратних матеріалів.
Щоб прискорити оплату рахунків, завжди оплачуйте рахунки в одному місці, будь то ваш робочий стіл, кухонний стіл тощо. Де б це не було, ця зона має бути обладнана вашими купюрами, чековою книжкою, конвертами, штампами, ручками, олівцями, калькулятором, стрічкою, степлером та мітками зворотних адрес. Якщо у вас немає висувних ящиків для зберігання запасів, візьміть собі невелику пластикову коробку або навіть коробку для взуття і тримайте все всередині.
Негайно записуйте свої оплачені рахунки.
Як тільки ви оплачуєте кожен рахунок, негайно записуйте платіж у реєстр чеків або реєстр програмного забезпечення для комп’ютера. Не чекайте пізніше, тому що якщо ви це зробите, є велика ймовірність, що ви забудете. І як тільки ви забудете, вам доведеться витрачати час і гроші пізніше на справу із завищеними комісіями за рахунок.
Помістіть оплачені рахунки -фактури/квитанції в книгу кишенькових папок для оплати рахунків або папок із категоріями файлів.
Після оплати рахунків позначте свою копію або розділ рахунка -фактури датою оплати, номером чека та сумою сплати. Потім покладіть кожен у відповідну кишеню папки для оплати рахунків - по одній кишені для кожного; комунальні послуги, страхування, MasterCard, Visa тощо) або у категорійні папки у вашій картотеці.
Організуйте скасовані чеки та виписки з чекового рахунку.
Щомісяця ви отримуватимете від свого банку виписки з чекового рахунку та, можливо, анульовані чеки. Негайно помістіть їх у папку, поки не пройде потрібна місячна дата для узгодження вашого поточного рахунку. Потім збережіть усі свої заяви та скасовані чеки разом у папці за рік. Можливо, вам доведеться отримати їх пізніше для вашого бухгалтера, коли почнеться податковий сезон.
До речі, будь -які банківські виписки та/або скасовані чеки старше року можуть зберігатися в іншій області, ніж ваші поточні файли. Ви також можете звернутись до свого бухгалтера, щоб визначити, як довго він або вона пропонує вам зберігати цю інформацію.
Конденсуйте свої кредитні картки.
Чим більше у вас кредитних карт, тим складніше буде їх організувати, і тим довше вам доведеться оплачувати рахунки. По можливості конденсуйте свої численні кредитні картки в 2 або 3 кредитні картки, а від решти позбудьтеся.
Заздалегідь підготуйте конверти для періодичних рахунків.
Для періодичних рахунків, таких як іпотека, оренда чи кредит, ви заощадите багато часу, готуючи купу конвертів заздалегідь. Наприклад, припустимо, що ви повинні сплачувати орендну плату щомісяця. Зробіть конверти на цілий рік з іменем і поштовою адресою власника, вашою адресою повернення та печаткою. Таким чином, все буде налаштовано щомісяця. Ви просто виписуєте чек, кладете його у підготовлений конверт і надсилаєте поштою.
Спростіть ще більше за допомогою недорогого програмного забезпечення для управління грошима.
Якщо ви оплачуєте рахунки вручну, ви можете розглянути можливість придбання недорогого програмного забезпечення для управління грошима. Ми з чоловіком використовуємо Quicken. Налаштувати це дуже легко і скорочує час, необхідний для оплати рахунків, більш ніж на 50%. Крім того, це чудова економія часу у податковий час, оскільки він автоматично організує всі ваші доходи та витрати з роздруківкою, готовою для вашого бухгалтера.
Більше організаційних порад
- Експерти говорять: Найпростіші способи організувати домашній офіс
- Поради щодо організації: зняття безладу для здорового будинку
- Стратегії економії часу для ведення обліку, оплати рахунків
