Уявіть собі, що вперше зустрічаєтеся з адвокатом, чий офіс — безлад, папери нагромаджені повсюди. робочий стіл, пошта та файли, розкидані на креденці, і перевантажена книжкова шафа зі стопками книг зверху та на поверх. Незалежно від справжньої майстерності чи репутації цього адвоката, чи може ваше перше враження бути негативним? Чи може ваша довіра до цього адвоката також зменшитися? У бізнесі перше враження важливе.
Безлад у робоче місце варіюється від просто дратівливого до майже паралізуючого і завжди згубно впливає на продуктивність. Безладне робоче середовище також створює несприятливий імідж для клієнтів і партнерів. Коли робочий стіл стає місцем зберігання, а не робочим місцем, настав час реорганізувати! Дезорганізованому робочому простору сприяє кілька факторів, але ось три способи боротьби з диверсантами.
Отримайте хороший стіл
Це не обов’язково означає дорого письмовий стіл — це такий, який підходить саме вам і відповідає вашим щоденним потребам. Ваші особисті робочі звички, а також ваша ділова діяльність визначать, який стиль і розмір письмового столу вам підходять. Якщо ви регулярно звертаєтеся до книг, посібників або публікацій у своєму бізнесі, то матиме сенс письмовий стіл з вертикальною коробкою. Ви можете зберігати книги, на які щодня звертаєтесь, у комірці. До них буде легко отримати доступ, але за межами вашого робочого місця. Якщо книги не обов’язково повинні бути під рукою, достатньо окремої книжкової шафи, і ви можете обійтися без клумби на користь більшого плоского робочого простору.
Якщо ваша робота пов’язана з використанням комп’ютера і у вас достатньо місця, подумайте про L-подібний стіл. Ви можете тримати комп’ютер в одній секції, а в іншій залишати великий робочий простір. Така конфігурація дозволяє уникнути жонглювання двома пріоритетами на одному робочому столі. Ще одним чудовим аспектом L-подібного столу є додаткове місце, яке ви отримуєте для настільних інструментів, таких як вертикальні тримачі файлів, лотки, кошики, портативні підвісні файли та ваш телефон. Не забувайте про весь простір на стінах. Коли ви не можете будувати, будуйте! Полиці – це фантастичний спосіб розмістити особисті речі, нагороди та фотографії, зберігаючи при цьому свою робочу зону в чистоті та функціональності.
Удосконалюйте свій час
Коли ви погано розпоряджаєтеся своїм часом, ви часто поспішаєте зробити щось, і неминуче, ви не можете зробити організованість пріоритетом. Папір кидають на стіл «поки що», а журнали складаються на стілець або підлогу, тому що у вас немає часу їх читати. Один із найпростіших способів краще використовувати свій час — це переосмислити, скільки часу насправді займе виконання завдань, і відповідно розпланувати його. Візуалізуйте, як ви виконуєте завдання від початку до кінця і які дії ви повинні виконати. Поки ви не станете більш точними в оцінці, додайте 25% до часу, який, на вашу думку, вам знадобиться для виконання певного завдання.
Інший спосіб усвідомити фактичний час – це розраховувати час, коли ви робите різні речі, наприклад, оплачуєте рахунки, балансуєте в чековій книжці або йдете на пошту. Ви можете бути здивовані, коли дізнаєтеся, скільки часу насправді займає все. Занотуйте, скільки часу займає кожне завдання, щоб не забути виділити достатньо часу. Виконуючи доручення між діловими зустрічами, завжди враховуйте несподівані обставини, такі як затори або довгі черги.
Очистіть цей папір
Багато людей накопичують паперовий безлад через страх викинути щось важливе або побоювання, що це може знадобитися пізніше. В результаті вони зберігають все і не можуть розрізнити, які речі мають теперішню чи майбутню цінність, а які можна безпечно викинути.
Реальність така, що 80 відсотків паперу, збереженого «про всяк випадок», більше ніколи не знадобляться; і якщо це так, то дуже великі шанси, що його можна відтворити або отримати з іншого джерела. Від пошти до факсу, до реклами та нотаток, папір є найбільшою причиною безладу в офісному середовищі. Щоб уникнути швидкого накопичення паперу, система регулярного обслуговування паперу є необхідною в кожному офісі. Пам’ятайте, ваш сміттєвий контейнер і ваш подрібнювач – ваші друзі.
Приймайте рішення швидше
Безлад виникає, коли ви відкладаєте прийняття рішень. Спробуйте завести звичку швидко приймати рішення про те, чи зберігати папір, пошту та інші речі. Чим швидше ви зможете приймати впевнені рішення, тим швидше ви будете рухатися у вашому житті, що запобігає відставання.
Майте на увазі, що організованість – це процес а не подія, тому не чекайте чудес за одну ніч. Ви можете прискорити процес, найнявши допомогу, наприклад, професійного організатора, який буде працювати пліч-о-пліч з вами і тримати вас зосередженим.
Якщо ви плануєте самостійно впоратися з проектом реорганізації, можна досягти значного прогресу за відносно короткий час, якщо перед початком у вас є план гри та деякі цілі. Просто почніть з одного місця і продовжуйте це робити, і незабаром ви будете вражені результатами, які побачите.
Більше порад та підказок щодо організації
Дев'ять секретів успішних організаторів
Організуйтеся і менше стресуйте
52 ідеї для організації вашого будинку: порада щодо організації на тиждень
