Я не повинен вам це говорити, тому що ви бачили це в кожній новині, на кожному телеканалі та на кожному обідній стіл, з яким ви стикалися останні кілька років: кожен одержимий своїм смартфонів. Вони змінили спосіб нашого спілкування, і ми все більше і більше рухаємось назустріч надсилання текстових повідомлень, “Пінг”, “розкутий” або “g-чат” наших колег.
Поки ми вчилися писати а лист у початковій школі, а потім навчився писати електронний лист за допомогою величезної практики (і трохи перекручування), як ми пишемо текст, який підходить для роботи? Або, скоріше, як ми повинні ні написати текст? Якщо ви робите щось із наведеного, ви не дотримуєтесь золотих правил професійного текстового повідомлення - і це може нашкодити вашому представнику.
1. Не питаючи дозволу
Перш ніж надіслати комусь мобільний телефон, надішліть запит на його відповідь-особливо якщо це особистий номер. Ваш перший текст повинен підтвердити те, що ви запитали (наприклад: «Привіт Сара, ось цей текст я обіцяв» або «Привіт Марк, я хотів би продовжити нашу розмову сьогодні, чи все ще добре?»).
2. Очікуємо негайної відповіді
Хоча ви можете ставитися до текстових повідомлень як до месенджера, не всі відповідають на текстові повідомлення однаково. Якщо вам потрібна негайна відповідь, спробуйте зателефонувати людині або спробуйте надсилання електронного листа з темою "ТЕРМІНОВО" у рядку теми. Як запобіжний захід, не чекайте, щоб хтось щось запитати над текстом (або насправді над будь -яким спілкування канал) безпосередньо перед кінцевим терміном. Якщо ви вважаєте, що вам потрібно буде зв’язатися з кимось кілька разів, подумайте про те, щоб перенести розмову на електронну пошту.
3. Використання забагато смайликів
Незважаючи на те, що смайлики надзвичайно веселі, використання занадто багато їх у робочій розмові - особливо з кимось, з ким ви не близькі в офісі - може вплинути на те, як вони сприймають вас як професіонала. Щоб зменшити ризик, на який вас сприймають у не дуже професійному світлі, скоротіть використання смайликів.
4. Допускання надмірних граматичних та орфографічних помилок
Хоча текстові повідомлення, звичайно, невимушені в порівнянні, скажімо, з офіційним документом, професійні текстові повідомлення не є місцем для ледачих орфографії та граматики. Текстові повідомлення, які містять купу помилок, вказують на відсутність чітких комунікативних навичок та уваги до деталей з вашого боку, якими б нешкідливими вони не були. Обов’язково перевірте свої повідомлення перед надсиланням і надішліть пояснення зірочкою, якщо помилка проскочила у вашій коректурі.
5. Надсилання повідомлень у невідповідні години
Оскільки розмови за допомогою текстових повідомлень часто розглядаються як більш інтимні, ніж ланцюжок електронної пошти, спробуйте надсилати текстові повідомлення у звичайний робочий час (гарне місце для початку: з 8 ранку до 7 вечора). Якщо вам потрібно надіслати повідомлення до або після робочого часу, поясніть на початку повідомлення, чому ви надсилаєте повідомлення, а не вранці.
6. Надсилання довгих блоків тексту
Чудове в текстових повідомленнях? Це коротко. Якщо вам потрібно надіслати повідомлення, яке складається з кількох речень, електронна пошта - це, мабуть, найкращий маршрут. Ніхто не хоче прокручувати стіну тексту та намагатися зрозуміти, про що йдеться, - а надсилання текстових повідомлень у відповідь на таку кількість вмісту ще більше дратує!
7. Надсилання конфіденційної інформації
Професійні текстові повідомлення - це лише межі. Як наслідок, надсилання конфіденційної інформації неможливе-будь то розмова про конфіденційну інформацію про компанію чи конфіденційну інформацію про себе. Інформація, як у співробітника заробітна плата, ціна контракту клієнта або інші потенційно конфіденційні деталі не повинні надсилатися текстовими повідомленнями. Подібним чином особисту інформацію про себе не слід передавати у професійних розмовах текстовими повідомленнями. Ви ніколи не знаєте, хто може читати сповіщення - або хто може отримувати скріншоти.
Ця стаття спочатку з'явилася на Казковий бос. Як найбільший кар'єра спільноти для жінок, Fairygodboss надає мільйонам жінок професійні зв'язки, поради громадськості та важкодоступну інформацію про те, як компанії ставляться до жінок.
