Bazı günler, gelen kutumdan nefret ediyorum. Eminim anlayışla karşılayabilirsin. Senin gibi ben (ve diğer tüm iş kadınları) ortalama 124,5 e-posta bir gün. Yine de hepimiz ekranımıza yapıştırılmış olmamıza rağmen, e-posta görgü kuralları yavaş yavaş dağılmış gibi görünüyor. Yalnızca özensiz hatalar içeren e-postalar gördüm, bazı durumlarda düpedüz kaba - ya da daha kötüsü, aşırı sıradan. Görünüşte zararsız hatalar bile toplanır ve bazı durumlarda ciddi sonuçlar doğurabilir.
Elektronik iletişiminizin profesyonel imajınızla eşleşmesini sağlamak için bazı temel görgü kurallarını özetledim.
1. Profesyonel bir selamlama kullanın
Verilmiş, her şirket kültürü farklıdır, ancak kibar ve biraz resmi bir selamlama her zaman uygundur. Alıcı kim olursa olsun, "hey" veya "yo" gibi kelimeler kullanmak profesyonel değildir. Bunun yerine, "merhaba", "merhaba", "günaydın/öğleden sonra" veya daha resmi olmak gerekirse, "canım" kullanın.
2. "Tümünü yanıtla"yı uygun şekilde kullanın
Grup e-postaları, proje güncellemelerine veya gönderdiğiniz her şeye herkes dahil olduğundan gerçek zaman kazandırabilir. Ne yazık ki, grup konuları aynı zamanda kontrolden çıkabilir ve tüm grubun parçası olması gerekmeyen ayrı konulara girebilir. Herkesin gerçekten dahil edilmesi gerekip gerekmediğini düşünmek için tümünü yanıtla'ya basmadan önce iki kez düşünün.
3. Takma ad kullanmayın
Birinin adını kısaltmak (bunu tercih ettiği söylenmediyse) aşırı derecede gelişigüzel, küstahça ve bazı durumlarda küçük düşürücü olarak karşınıza çıkabilir. Benim adım Tiffany. Seni şahsen tanımıyorsam bana "Tiff" demek uygun değil.
4. Mizah kullanmaktan kaçının
Mizah genellikle e-postada çalışmaz. Bir kişi için komik olan, başkaları için rahatsız edici olabilir veya daha da kötüsü, alaycı veya yakıcı olarak yanlış yorumlanabilir.
5. zamanında cevap
Klavyelerimize yapıştırılmış olsak da, gelen kutunuzu rehin almaya gerek yok. Bir e-posta yüksek önceliğe sahipse ve bunu halletmek için birkaç saate (hatta güne) ihtiyacınız olduğunu biliyorsanız, talebi kabul etmek için hemen yanıt verin. Gelen kutunuzda dolaşan ve toz toplayan e-postalar, insanlara bunaldığınız veya isteklerini görmezden geldiğiniz izlenimini verebilir. Okunmamış e-postalar, kaçırılan son tarihler anlamına da gelebilir.
6. Mesajınızı düzeltin
Yazım denetiminin kolaylığı, çoğumuzun yazım hatalarını yakalamak için ona güvendiği anlamına gelir, bu da sizi sadece yolun yarısına kadar götürür. Çalışmayı “kamu” olarak düşünün. Yanlış yazarsanız ve yanlışlıkla “L” harfini atlarsanız, kelime yine de doğru yazılır, ancak tamamen farklı bir anlamı vardır! Ayrıca, "sizin" ve "siz" gibi aynı sese sahip ancak yazılışları (ve anlamları) farklı olan ve kaçırılan sözcükleri veya sözcükleri kontrol etmek de iyi bir fikirdir.
7. eki unutma
Bu kaçınılması kolay bir durumdur. E-postanızın gövdesine "ek" veya "ek" kelimesini yazarsanız, bir şey eklemeyi unutmuş gibi görünüyorsanız, Outlook size soracaktır. Bu hatayı azaltmanın bir yolu, notunuza “ekteki…” ile başlamaktır.
8. Tüm büyük harfleri kullanmaktan kaçının
Bir e-postada kullanılan tüm büyük harfler, alıcılarınıza hakaret olarak görünebilir. Bir şey gerçekten önemliyse, bunu söyleyin veya bunun yerine önemli bir noktayı veya ifadeyi vurgulamak için kalın veya altı çizili kullanın.
9. Bir aramayı düşünün
E-postanızda söyleyecek çok şeyiniz varsa, sadece telefonu açmanız veya bir arama planlamanız daha verimli olabilir. Bir telefon görüşmesi sadece zamandan tasarruf etmekle kalmaz, aynı zamanda mesajınızın yanlış yorumlanmasını da önleyebilir. Görüşmeden sonra, üzerinde anlaşılan noktaları veya takip görevlerini kısa bir e-posta mesajıyla belgeleyin.
10. Bir kapanış selamı ekleyin
Birinci noktaya benzer şekilde, kapanış selamlaması eklemek sadece iyi bir uygulamadır. Notun aniden bittiği, aldığınız son e-postayı düşünün. Muhtemelen, bir not gibi değil, daha çok bir emir gibi hissettirdi.
Unutmayın, e-posta, diğer herhangi bir iş şekli gibi iletişim, sizin doğrudan bir yansımasıdır profesyonellik. E-posta görgü kurallarınızın yerinde olduğundan emin olmak, iş arkadaşlarınıza çevrimiçi alışverişlerde düşünceli, kibar ve hızlı olduğunuzu gösterir.
Bu makale ilk olarak peri tanrısı patronu. Kadınlar için en büyük kariyer topluluğu olan Fairygodboss, milyonlarca kadına kariyer bağlantıları, topluluk tavsiyeleri ve şirketlerin kadınlara nasıl davrandığı konusunda bulunması zor bilgiler sağlıyor.
