yapmak için e-postaya güveniyoruz işletme daha verimli, ancak insanların yaptığı bazı şeyler sadece yükü artırıyor. Bu iş e-posta no-no'larından hangilerini taahhüt ediyorsunuz?
NS
kaba bir e-posta gönderen?
İşi daha verimli hale getirmek için e-postaya güveniyoruz, ancak insanların yaptığı bazı şeyler sadece yükü artırıyor. Bu iş e-posta no-no'larından hangilerini taahhüt ediyorsunuz?
Bir e-postanın anatomisi
Bir e-posta yazarken, her şeyi mümkün olduğunca açık ve eksiksiz bir şekilde ele aldığınızdan emin olun. İnsanlardan satır aralarını okumalarını veya size cevap vermek için ihtiyaç duydukları bilgileri takip etmelerini istemeyin.
Uzun bir e-posta yazmanız gerekiyorsa, mümkün olduğunda kalın başlıklar ve madde işaretleri veya sayılar kullanarak e-postayı böldüğünüzden emin olun.
Dilbilgisi önemlidir
Yazılı kelimede yanlış anlaşılma olmamasını sağlamak için dil bilgisi ve yazım kuralları vardır, bu nedenle yeniden okumadan bir e-postayı kapatmayın. Dil bilgisi kurallarını tazeleyin, hiçbir şeyin yanlış yazılmadığından emin olun ve emin olmadığınız bir kelime kullanmayın. ne anlama geldiğini biliyorsun - İngilizlerin dediği gibi, "posh" bir felakete yol açabilir. Sonuçlar.
Kısa yoldan dikkatli olun. İyi tanıdığınız kişilere e-posta gönderirken sorun olmayabilir, ancak yeni kişilerle bundan kaçının. Telefonunuzdan yanıt veriyorsanız BTW gibi şeyler muhtemelen iyidir, ancak LOL'lerden ve ifadelerden kaçının.
Yanıtlama ve iletme
Diğer kişilerin yanıtları da dahil olmak üzere tüm iletişimi okumadan hiçbir e-postayı yanıtlamayın. Kör kopyalanmadığınız sürece veya yorumunuzu özel olarak yapmanız gerekmedikçe, diğerleri dahil edildiyse her zaman herkese yanıt verin.
Cevap verdiğinizde, her öğeyi ele aldığınızdan emin olun. Birkaç kişi soru sorduysa, hepsine tek bir e-postada yanıt vermek yararlı olur. Birinin çok fazla girdiye ihtiyacı varsa, kendi e-postalarının gövdesindeki yorumlarına yanıt vererek ve yazı tipinizi farklı bir renkle değiştirerek "satır içi" yanıt vermek yardımcı olur.
- Sizin veya orijinal e-postayı gönderen kişinin başkalarının sahip olmasını istemeyebileceği bilgileri kaldırdığınızdan emin olun.
- Yönlendirmenin "kimden" veya "kimden" satırlarından herhangi bir e-posta adresini kaldırmanız gerekiyor mu?
- Birinin iletişim bilgilerini imzalarından kaldırmanız mı gerekiyor?
- Potansiyel olarak hassas bilgileri ifşa ettiler mi? Bu, özel ürün ayrıntılarından veya fiyatlandırmadan kişisel bilgilere kadar her şeyi içerebilir.
- Onlar (veya siz) biri hakkında olumsuz bir şey söylediler mi? O kişiye iletmeseniz bile, onu kaldırmalısınız.
Ve gerçekten iş bağlantılarına şakalar, memler, sevimli şeyler veya politik söylemler iletmemen gerektiğini söylememize gerek var mı?
Önemli olan e-posta ekstraları: ekler ve imzalar
E-posta ekstraları, yanlış yapılırsa bir e-postanın en rahatsız edici kısımlarından biri olabilir. 8 megabayttan fazla ekler, engellenmediğinden emin olmak için Dropbox veya Box gibi bir hizmete yüklenmelidir. Birden fazla ek bir klasöre konmalı ve sıkıştırılmalıdır.
Her zaman hem bilgisayarınızda hem de telefonunuzda otomatik olarak ayarlanmış bir imzaya sahip olun. Garip bir otomatik düzeltme hatası olması veya neden bu kadar kısa olduğunu açıklamak için hücrenizde böyle yazıyor cevap. Şunları içermelidir:
- Tam adınız
- tam başlığınız
- Gerçek mekanda faaliyet gösteren bir kuruluşsanız adresiniz
- Kişilerin sahip olmasını istiyorsanız dahili hatlar ve cep telefonu dahil telefon numaranız
- E-posta adresiniz (isteğe bağlı)
- web sitenizin adresi
- İnsanların sahip olmasını istediğiniz diğer bağlantılar (sosyal medya, blog vb.)
Fotoğraflar, logolar ve arka planlar gibi resimler söz konusu olduğunda, daha azı daha fazladır. Bazı kişilerin e-posta istemcilerinde e-postanızın görüntülenme şeklini bozabilirler. Ve sağduyulu (küçük) bir logo dışında her şey genellikle sevimsiz görünür.
Altın kural
E-posta iletişimi söz konusu olduğunda, her zaman Altın Kuralı izleyin. Almak istediğiniz e-posta türlerini yazın. Kim bilir? Belki birileri sizden bir şeyler öğrenir.
Bize söyle
E-posta evcil hayvan peevesleriniz nelerdir? Aşağıdaki yorumlarda sesi kapatın.
E-postayı iyi kullanma hakkında daha fazla bilgi
Working Mom 3.0: Daha iyi e-postalar için 5 Adım
E-posta organizasyonu için gelin adayı rehberi
Gelen kutunuzda bahar temizliği yapın
