Неколико дана мрзим своју пристиглу пошту. Сигуран сам да можете да саосећате. Као и ви, ја (и свака друга пословна жена) примам просечно 124,5 порука е -поште дан. Ипак, упркос чињеници да смо сви залепљени за екран, наш емаил изгледа да се етикета полако распала. Видео сам е -поруке које нису садржавале само траљаве грешке, већ су у неким случајевима биле потпуно непристојне - или још горе, превише лежерне. Чак се и наизглед безазлене грешке збрајају и, у неким случајевима, могу имати озбиљне посљедице.
Навео сам нека основна правила бонтона како бих осигурао да ваша електронска комуникација одговара вашем професионалном имиџу.
1. Користите професионални поздрав
Додуше, свака култура предузећа је другачије, али љубазан и помало формални поздрав је увек прикладан. Коришћење речи попут „хеј“ или „јо“ није професионално, без обзира на то ко је прималац. Уместо тога, користите „здраво“, „здраво“, „добро јутро/поподне“ или, да будемо још формалнији, „драги“.
2. Користите „одговори свима“ на одговарајући начин
Групне поруке е-поште могу уштедети време јер су сви укључени у ажурирање пројеката или било шта друго што шаљете. Нажалост, нити групе такође могу измаћи контроли и раздвојити се у засебне теме у којима не мора бити део целе групе. Добро размислите пре него што одговорите на све да размислите да ли заиста треба свакога укључити.
3. Не користите надимке
Скраћивање нечијег имена (ако вам није речено да то више воли) је превише лежерно, дрско и, у неким случајевима, може изгледати понижавајуће. Моје име је Тиффани. Осим ако вас лично познајем, није прикладно да ме зовете „Тифф“.
4. Избегавајте коришћење хумора
Хумор не функционише често у е -пошти. Оно што је једној особи смешно може бити увредљиво за друге или, што је још горе, може се погрешно протумачити као саркастично или заједљиво.
5. Одговорите благовремено
Иако смо залепљени за наше тастатуре, нема потребе да се играте као таоци у пријемном сандучету. Ако е -порука има високи приоритет и знате да ће вам требати неколико сати (или чак дана) да је решите, одмах одговорите да бисте потврдили захтев. Е -поруке које се задржавају око вас и скупљају прашину у вашем пријемном сандучету могу оставити људима утисак да сте преоптерећени или да игноришете њихове захтеве. Непрочитане е -поруке такође могу значити пропуштене рокове.
6. Прочитајте своју поруку
Лакоћа провере правописа значи да се многи од нас ослањају на њу да би ухватили правописне грешке, што вас води тек на пола пута. Рад сматрајте „јавним“. Ако сте га погрешно унели и случајно прескочили слово „Л“, реч је и даље исправно написана, али има потпуно другачије значење! Такође је добра идеја да проверите да ли постоје пропуштене речи или речи које звуче исто, али су написане (и значе) нешто другачије, као што су „ваш“ и „ви сте“.
7. Не заборавите прилог
Ово је лако избећи. Ако унесете реч „прилог“ или „приложи“ у тело е -поште, Оутлоок ће вас упитати ако изгледа да сте заборавили да приложите нешто. Један од начина да се ова грешка смањи је да своју белешку започнете са „у прилогу ...“
8. Избегавајте употребу свих великих слова
Сва велика слова која се користе у е -поруци могу бити увреда за ваше примаоце. Ако је нешто заиста важно, реците то или уместо тога употребите подебљано или подцртано да бисте истакли кључну тачку или израз.
9. Размислите о позиву
Ако имате много тога да кажете у својој е -пошти, можда би било ефикасније да само подигнете телефон или закажете позив. Телефонски позив не само да може уштедети време, већ може спречити и погрешно тумачење ваше поруке. Након позива, документујте договорене тачке или накнадне задатке сажетом поруком е-поште.
10. Укључите завршни поздрав
Слично првој тачки, добра је пракса укључити завршни поздрав. Размислите о последњој е -пошти коју сте примили где се белешка нагло завршила. Шансе су да се то мање осећало као белешка, а више као наређење.
Запамтите, е -пошта, као и сваки други облик пословања комуникација, је директан одраз вашег професионализам. Уверивши се да је е -пошта е -поште исправна, показујете колегама да сте пажљиви, љубазни и ажурни на разменама на мрежи.
Овај чланак се првобитно појавио на Фаиригодбосс. Као највећа женска заједница у каријери, Фаиригодбосс милионима жена пружа везе у каријери, савете заједнице и тешко доступне информације о томе како се компаније односе према женама.
