Замислите да први пут сретнете адвоката, чија је канцеларија претрпана - папири нагомилани свуда радна површина, пошта и фајлови разбацани по креденци, и преоптерећена полица за књиге са хрпом књига на врху и на под. Без обзира на стварну вештину или репутацију тог адвоката, може ли ваш први утисак бити негативан? Да ли би и ваше поверење у тог адвоката могло бити смањено? У послу су први утисци важни.
Неред у радно место креће се од само досадног до скоро парализирајућег и увек је штетно за продуктивност. Претрпан радни амбијент такође пројектује неповољну слику на клијенте и сараднике. Када радна површина постане место за складиштење, а не радни простор, време је да се реорганизујете! Неколико фактора доприноси неорганизованом радном простору, али ево три начина за борбу против саботера.
Набавите добар сто
Ово не значи нужно скупо радни сто — значи онај који је прави за вас и задовољава ваше дневне потребе. Ваше личне радне навике као и ваше пословне активности ће одредити који стил и величина стола одговарају вама. Ако се редовно позивате на књиге, приручнике или публикације у свом послу, сто са усправном преградом би имао смисла. Књиге на које се свакодневно позивате можете држати у кућици. Биће им лако приступити, али ван вашег радног простора. Ако књиге не морају да буду при руци, посебна полица за књиге ће бити довољна и можете ићи без кућишта у корист већег равног радног простора.
Ако се ваш посао врти око коришћења рачунара и имате довољно простора, размислите о столу у облику слова Л. Можете да држите рачунар у једном делу, а да и даље имате велики радни простор у другом. Ова конфигурација вам омогућава да избегнете жонглирање са два приоритета на истој радној површини. Још један сјајан аспект радног стола у облику слова Л је додатна просторија коју добијате за десктоп алате као што су усправни држачи датотека, лежишта за слагање, корпе, преносиве датотеке за вешање и ваш телефон. Не заборавите на сав простор на зидовима. Када не можете да изградите, градите! Полице су фантастичан начин за излагање личних предмета, награда и фотографија, а да притом ваш радни простор буде чист и функционалан.
Побољшајте своје управљање временом
Када немате добро располагање својим временом, често завршите у журби да завршите ствари и неизбежно не можете да организујете као приоритет. Папири се бацају на сто „за сада“, а часописи се слажу на столицу или под јер немате времена да их читате. Један од најједноставнијих начина да боље искористите своје време је да поново размислите колико дуго ће задаци заиста трајати, и распоредити у складу са тим. Замислите себе како довршавате задатак од почетка до краја и које радње морате предузети. Док не будете прецизнији у процени, додајте 25% времену за које мислите да ће вам требати да завршите одређени задатак.
Други начин да остварите право време је да се мерите док радите различите ствари, као што су плаћање рачуна, балансирање чековне књижице или одлазак у пошту. Можда ћете се изненадити када сазнате колико ствари заправо трају. Забележите колико дуго сваки задатак траје да бисте запамтили да имате довољно времена. Када обављате послове између пословних састанака, увек дозволите неочекиване околности као што су саобраћај или дуги редови.
Очистите тај папир
Многи људи акумулирају папирни неред због страха да ће нешто важно бацити или забринутости да би то могло бити потребно касније. Резултат је да на крају задрже све и не могу да разазнају које ствари имају садашњу или будућу вредност, а које се могу безбедно одбацити.
Реалност је да 80 посто папира сачуваног „за сваки случај“ више никада није потребно; а ако јесте, велике су шансе да се може поново створити или добити из другог извора. Од поште преко факса до реклама и белешки, папир је највећи допринос нереду у канцеларијском окружењу. Да би се избегло брзо нагомилавање папира, у свакој канцеларији је неопходан систем редовног одржавања папира. Запамтите, ваша канта за смеће и ваш сецкалица су ваши пријатељи.
Брже доносите одлуке
Неред се дешава када одложите доношење одлука. Покушајте да стекнете навику да брзо доносите одлуке о томе да ли ћете задржати папир, пошту и друге ствари. Што брже можете доносити самопоуздане одлуке, брже ћете одржавати ствари у свом животу, што спречава заостатке.
Имајте на уму да је организовање а процес а не догађај, тако да не очекујте чуда преко ноћи. Можете убрзати процес тако што ћете ангажовати помоћ, као што је професионални организатор, који ће радити раме уз раме са вама и држати вас усредсређеним.
Ако планирате да се сами позабавите пројектом реорганизације, могуће је да направите добар напредак у релативно кратком времену ако имате план игре и неке циљеве на уму пре него што почнете. Само почните на једном месту и наставите тако, и убрзо ћете бити запањени резултатима које видите.
Више савета и трикова за организовање
Девет тајни успешних организатора
Организујте се и мање стресите
52 идеје за организовање дома: савет за организацију недељно
