Vodenje evidenc je podobno zavarovanju. Upaš, da ne boš nikoli potreboval starega kosa papirja, a če ga boš, je lahko velika razlika, če ga najdeš.
Ne samo, da potrebujete sistem za spremljanje, kam odlagate stvari, pustiti morate tudi navodila, vključno z indeksom evidenc, da lahko drugi ljudje najdejo vaše pomembne dokumente. Zdaj, ko toliko ljudi uporablja računalnike, natisnite tiskano kopijo in si zabeležite imena datotek, kjer so shranjeni vsi zapisi.
Ker so vaši zapisi lahko shranjeni doma, v sefu, v službi ali kje drugje, je dobro imeti kazalo navzkrižnih sklicevanj, da bodo ljudje vedeli, kje najti določene dokumente. Na primer, vaši dokumenti o naložbah so lahko doma v kovinski škatli, vaše varčevalne obveznice shranjene v sefu in kopije vaše oporoke so lahko v vaši pisarni in na drugi varni lokaciji. Indeksu svojih evidenc priložite posodobljen seznam vseh vaših pomembnih stikov, vključno z naslovi in telefonskimi številkami. Ta seznam lahko vključuje računovodjo, skrbnika vaše oporoke, odvetnika, bankirja, ministra, zdravnik, delodajalec, finančni svetovalec, zavarovalni agent in kdorkoli drug, s katerim bi morali stopiti v stik na vašem v imenu.
Spremljanje dokumentov in vedenje, katere zapise je treba hraniti in katere lahko predstavite, postane preprosta rutina, ko ustvarite sistem. Tukaj je nekaj smernic, ki temeljijo na kategorijah, uporabljenih v prejšnjem stolpcu.
