Niektoré dni nenávidím svoju doručenú poštu. Som si istý, že môžete sympatizovať. Rovnako ako vy, aj ja (a každá iná podnikateľka) dostávam priemer 124,5 e -mailov deň. Napriek tomu, že sme všetci prilepení k svojej obrazovke, našej e -mail Zdá sa, že etiketa sa pomaly rozpadala. Videl som e -maily, ktoré nielenže obsahovali nedbalé chyby, ale v niektorých prípadoch boli úplne neslušné - alebo ešte horšie, príliš bežné. Aj zdanlivo neškodné chyby sa sčítajú a v niektorých prípadoch môžu mať vážne dôsledky.
Načrtol som niekoľko základných pravidiel etikety, aby vaša elektronická komunikácia zodpovedala vášmu profesionálnemu imidžu.
1. Použite profesionálny pozdrav
Pravdaže, každý firemná kultúra je iný, ale zdvorilé a mierne formálne pozdravenie je vždy vhodné. Používanie slov ako „hej“ alebo „jo“ nie je profesionálne, bez ohľadu na to, kto je príjemca. Namiesto toho použite „ahoj“, „ahoj“, „dobré ráno/popoludnie“ alebo, ešte formálnejšie, „drahý“.
2. Vhodne použite „odpovedať na všetko“
Skupinové e-maily môžu v reálnom čase šetriť, pretože všetci sú zapojení do aktualizácií projektu alebo čohokoľvek iného, čo odosielate. Skupinové vlákna sa bohužiaľ môžu vymknúť spod kontroly a rozdeliť na samostatné témy, ktorých súčasťou nemusí byť celá skupina. Rozmyslite si dvakrát, kým kliknete na odpoveď-všetci a zvážte, či skutočne treba každého zapojiť.
3. Nepoužívajte prezývky
Skrátenie niekoho mena (ak vám nebolo povedané, že ho preferuje) je príliš ležérne, trúfalé a v niektorých prípadoch môže pôsobiť ponižujúcim spôsobom. Volám sa Tiffany. Pokiaľ vás nepoznám osobne, nie je vhodné mi hovoriť „Tiff“.
4. Vyhnite sa používaniu humoru
V e -mailoch humor často nefunguje. To, čo je jednej osobe smiešne, môže byť pre ostatných urážlivé alebo, čo je horšie, by sa dalo nesprávne interpretovať ako sarkastické alebo žieravé.
5. Odpovedajte včas
Napriek tomu, že sme prilepení k svojim klávesniciam, nie je potrebné hrať sa ako rukojemník vašej doručenej pošty. Ak má e -mail vysokú prioritu a viete, že na jeho vybavenie budete potrebovať niekoľko hodín (alebo dokonca dní), ihneď žiadosť potvrďte potvrdením. E -maily, ktoré sa motajú okolo a zhromažďujú prach vo vašej doručenej pošte, môžu v ľuďoch vyvolať dojem, že ste zdrvení alebo ignorujete ich požiadavky. Neprečítané e -maily môžu tiež znamenať zmeškané termíny.
6. Korektujte svoju správu
Jednoduchosť kontroly pravopisu znamená, že sa mnohí z nás spoliehajú na to, že zachytí pravopisné chyby, ktoré vás dostanú asi len do polovice cesty. Považujte prácu za „verejnú“. Ak ho zadáte nesprávne a omylom vynecháte písmeno „L“, slovo je stále napísané správne, ale má úplne iný význam! Je tiež dobré skontrolovať zmeškané slová alebo slová, ktoré znejú rovnako, ale sú napísané (a znamenajú) niečo iné, napríklad „vaše“ a „ste“.
7. Nezabudnite na prílohu
Tomuto je ľahké sa vyhnúť. Ak do tela e -mailu napíšete slovo „príloha“ alebo „príloha“, Outlook vás upozorní, ak sa zdá, že ste niečo zabudli pripojiť. Jedným zo spôsobov, ako obmedziť túto chybu, je začať poznámku „v priloženom ...“
8. Vyhnite sa použitiu všetkých uzáverov
Všetky veľké písmená použité v e -maile môžu byť pre vašich príjemcov urážkou. Ak je niečo skutočne dôležité, povedzte to alebo namiesto toho použite tučné alebo podčiarknuté zvýraznenie kľúčového bodu alebo frázy.
9. Zvážte hovor
Ak máte do svojho e -mailu veľa informácií, môže byť efektívnejšie zdvihnúť telefón alebo naplánovať hovor. Telefónny hovor môže nielen ušetriť čas, ale môže tiež zabrániť akejkoľvek nesprávnej interpretácii vašej správy. Po ukončení hovoru dokumentujte dohodnuté body alebo následné úlohy stručnou e-mailovou správou.
10. Zahrňte záverečný pozdrav
Podobne ako v prvom bode, je len dobré zahrnúť záverečný pozdrav. Zamyslite sa nad posledným prijatým e -mailom, v ktorom sa poznámka náhle skončila. Je pravdepodobné, že to bolo menej ako poznámka a skôr ako objednávka.
Nezabudnite, e -mail, ako každá iná forma podnikania komunikácia, je priamym odrazom vášho profesionalita. Uistenie sa, že vaša etiketa je správna, ukazuje vašim kolegom, že ste ohľaduplní, zdvorilí a pohotoví pri online výmenách.
Tento článok sa pôvodne objavil na Fairygodboss. Ako najväčšia kariérna komunita pre ženy ponúka Fairygodboss miliónom žien kariérne kontakty, komunitné rady a ťažko dostupné informácie o tom, ako sa firmy správajú k ženám.
