Pri výrobe sa spoliehame na e -mail podnikanie efektívnejšie, ale niektoré veci ľudia len pridávajú na záťaži. Ktorého z týchto kontaktných e-mailových správ sa dopúšťate?
si ty?
hrubý emailer?
Na zefektívnenie podnikania sa spoliehame na e -mail, ale niektoré veci ľudia len zaťažujú. Ktorého z týchto kontaktných e-mailových správ sa dopúšťate?
Anatómia e -mailu
Pri písaní e -mailu sa uistite, že ste všetko vyriešili čo najjasnejšie a najúplnejšie. Nežiadajte ľudí, aby čítali medzi riadkami alebo sledovali informácie, ktoré vám chcú odpovedať.
Ak musíte napísať dlhý e -mail, rozbaľte ho podľa možnosti tučnými hlavičkami a odrážkami alebo číslicami.
Na gramatike záleží
Pravidlá gramatiky a pravopisu existujú, aby sa zabezpečilo, že v písanom slove nedôjde k nedorozumeniu, a preto nevypaľujte e-maily bez toho, aby ste si ich znova prečítali. Oprášte gramatické pravidlá, uistite sa, že nič nie je nesprávne napísané, a pokiaľ si nie ste istí, nepoužívajte slovo Viete, čo to znamená - príliš sa snažiť znieť, ako hovoria Briti, „nóbl“ môže mať katastrofálne následky výsledky.
Dávajte si pozor na skratku. Pri odosielaní e -mailu ľuďom, ktorých dobre poznáte, to môže byť v poriadku, ale vyhýbajte sa tomu s novými kontaktmi. Veci ako BTW sú pravdepodobne v poriadku, ak odpovedáte z telefónu, vyhnite sa však LOL a emotikonom.
Odpovedanie a preposielanie
Neodpovedajte na žiadny e -mail, kým si neprečítate celú komunikáciu vrátane odpovedí ostatných. Pokiaľ nie ste skopírovaní naslepo alebo nepotrebujete vytvoriť svoj komentár súkromne, vždy odpovedzte všetkým, ak boli uvedení aj iní.
Keď odpoviete, uistite sa, že ste zadali všetky položky. Ak sa niekoľko ľudí pýta, je vhodné ich zodpovedať v jednom e -maile. Ak niekto potrebuje veľa informácií, je užitočné odpovedať „vložene“ odpovedaním na ich komentáre v tele vlastného e -mailu a zmenou písma na inú farbu.
- Uistite sa, že odstránite všetky informácie, ktoré vy alebo pôvodný odosielateľ e -mailu nechcete, aby ostatní mali.
- Potrebujete odstrániť všetky e -mailové adresy z riadkov „do“ alebo „z“ v preposlaní?
- Potrebujete odstrániť niekoho kontaktné údaje z jeho podpisu?
- Prezradili potenciálne citlivé informácie? To môže zahŕňať čokoľvek od súkromných podrobností o produkte alebo cien po osobné informácie.
- Povedali o vás (alebo vy) niečo negatívne? Aj keď tejto osobe nepresmerujete, mali by ste ju odstrániť.
A skutočne musíme povedať, že by ste nemali obchodným kontaktom posielať vtipy, memy, roztomilé veci alebo politickú rétoriku?
E -mailové doplnky, ktoré sa počítajú: prílohy a podpisy
E -mailové doplnky môžu byť jednou z najnepríjemnejších častí e -mailu, ak sú nesprávne vykonané. Prílohy nad 8 megabajtov by ste mali nahrať do služby, ako je Dropbox alebo Box, aby ste zaistili, že nebudú zablokované. Viacero príloh by malo byť vložených do priečinka a zapnutých na zips.
Vždy si nechajte podpis nastaviť automaticky v počítači aj v telefóne a uistite sa, že jeden vo vašej bunke to hovorí v prípade zvláštnej chyby automatických opráv alebo na vysvetlenie, prečo je taký krátky odpoveď. Malo by zahŕňať:
- Tvoje celé meno
- Váš úplný názov
- Vaša adresa, ak ste kamenným podnikom
- Ak chcete, aby ho mali ľudia, vaše telefónne číslo vrátane pobočiek a mobilnej siete
- Vaša e -mailová adresa (voliteľné)
- Adresa vášho webu
- Akékoľvek ďalšie odkazy, ktoré by ľudia chceli mať (sociálne médiá, blog atď.)
Pokiaľ ide o obrázky, ako sú fotografie, logá a pozadia, menej je viac. Môžu pokaziť spôsob, akým sa váš e -mail zobrazuje v e -mailových klientoch niektorých ľudí. A čokoľvek okrem diskrétneho (malého) loga často vyzerá jednoducho kýčovito.
Zlaté pravidlo
Pokiaľ ide o e -mailovú komunikáciu, vždy sa riaďte Zlatým pravidlom. Napíšte druhy e -mailov, ktoré chcete dostávať. Kto vie? Možno sa niekto niečo od teba naučí.
Povedz nám
Aké sú vaše e -mailové miláčikovia? Zvuk vypnite v nižšie uvedených komentároch.
Viac informácií o správnom používaní e -mailu
Pracujúca mama 3.0: 5 krokov k lepším e -mailom
Budúci sprievodca organizáciou e-mailov
Na jar vyčistite svoju schránku
