Otvorte pozitívne
Bez ohľadu na to, ako ste frustrovaní zo situácie, v ktorej sa nachádzate, majte na pamäti, že zástupca zákazníckeho servisu, s ktorým sa stretávate, nie je príčinou, preto k nej pristupujte láskavo a pokojne. Začínanie s negatívnym alebo panovačným prístupom situáciu nikomu neprinesie príjemnejšie a môže to dokonca obrátiť proti vám zástupcu zákazníckeho servisu, ktorý by inak mohol byť na vašej strane. Preto buďte vo svojom úvode otvorení a pozitívni.
Zaujmite osobný prístup
Aj keď je najdôležitejšie sprostredkovať fakty o situácii, nezaškodí pridať do vášho vysvetlenia osobný kontakt. Ak poškodený výrobok zanechal milovanú osobu sklamanú v deň jej narodenín alebo vás nesprávne označená položka dostala do problémov v práci, vysvetlite jej ťažkú pozíciu. Všetci sme sa stretli s rozrušujúcimi situáciami a zdieľanie vašich by vám umožnilo identifikovať sa s vami pracovníkom, ktorý by inak mohol byť nepriateľský. Nechanie zástupcu zákazníckych služieb, aby vás považoval za osobu a nie za problém, vám môže pomôcť dosiahnuť požadovaný výsledok.
V prípade potreby zostaňte pevní
Ak zistíte, že zástupca zákazníckeho servisu nepochopil alebo prekrúca vaše slová, nebojte sa byť pevný. Vrátiť sa domov a ventilovať si, ako veľmi sa mýlila, neurobí nič, čo by pomohlo vašej situácii, takže využite svoju energiu tam, kde to bude najužitočnejšie - objasnite svoju situáciu, keď sa to počíta. Myslite na to, že ak sa rozladíte alebo zvýšite hlas, pôjde to len proti vám. Buďte teda pokojní a vysvetľujte svoju stránku situácie, kým zástupca úplne nepochopí.
Neriešiť
Keď žiadate o výhodnejšiu ponuku alebo sa pokúšate vrátiť chybný tovar a zástupca zákazníckeho servisu trvá na tom, že sa to nestane, nevzdávajte to. Táto osoba mohla zo všetkých možných dôvodov povedať nie. Je možné, že má jednoducho zlý deň a nechce sa zaoberať prácou navyše, alebo bola najatá len nedávno a necíti sa príjemne pri ohýbaní pravidiel. V takom prípade to na druhý deň skúste znova s iným predajcom alebo choďte do iného obchodu, ak máte do činenia s reťazcom. Na dosiahnutie požadovaných výsledkov niekedy stačí nájsť správneho zástupcu zákazníckych služieb.
Požiadajte o pomoc manažéra
Ak ste urobili všetky vyššie uvedené kroky a zdá sa, že nič nefunguje, požiadajte o rozhovor s manažérom. Robte to s rešpektom, pretože zástupca zákazníckeho servisu bude situáciu informovať o svojom nadriadenom a vy chcete vyjsť v čo najpozitívnejšom svetle. Väčšina manažérov sa zameriava na to, aby boli ich zákazníci spokojní a aby ich obchod mal dobrú povesť, takže ak ste dlhoročným zákazníkom, dajte im vedieť. Ak budete svoj príbeh rozprávať manažérovi a ona bude trvať na tom, že sa nedá nič urobiť, možno veľmi dobre musíte akceptovať porážku, ale aspoň si môžete byť istí, že ste si svoj prípad splnili a urobili ste všetko, čo ste urobili mohol.
Zostaňte pokojní po celú dobu
Aj keď sa môžete cítiť frustrovaní a zástupca zákazníckeho servisu nemusí byť taký nápomocný, ako by ste chceli, udržujte pokojnú a vyrovnanú hlavu na svojich pleciach čo najviac. Neviete, aký deň mala táto osoba deň a prečo vám neodpovedá chcete hneď, urobte preto maximum, aby ste boli trpezliví a úctiví s nádejou, že príde okolo. Tieto situácie môžu byť náročné pre všetkých zúčastnených, ale teraz sa môžete cítiť trochu pripravenejší, keď do ďalšej prídete.
