Predstavte si, že sa prvýkrát stretnete s právnikom, ktorého kancelária je neporiadok – papiere nahromadené všade pracovná plocha, pošta a súbory rozhádzané na credenza a preťažená knižnica so hromadami kníh navrchu a na poschodie. Bez ohľadu na skutočné schopnosti alebo povesť tohto právnika, môže byť váš prvý dojem negatívny? Môže byť znížená aj vaša dôvera v toho právnika? V biznise je dôležitý prvý dojem.
Neporiadok v pracovisko sa pohybuje od obyčajného nepríjemného až po takmer paralyzujúce a je vždy škodlivé pre produktivitu. Preplnené pracovné prostredie tiež vytvára nepriaznivý imidž pre klientov a spolupracovníkov. Keď sa pracovná plocha stane úložným priestorom a nie pracovným priestorom, je čas na reorganizáciu! K neusporiadanému pracovnému priestoru prispieva viacero faktorov, no tu sú tri spôsoby, ako bojovať proti sabotérom.
Získajte dobrý stôl
To nevyhnutne neznamená drahé stôl — to znamená taký, ktorý je pre vás ten pravý a spĺňa vaše každodenné potreby. Vaše osobné pracovné návyky, ako aj vaše obchodné aktivity určia, aký štýl a veľkosť stola je pre vás vhodný. Ak sa vo svojom podnikaní pravidelne odvolávate na knihy, príručky alebo publikácie, pracovný stôl so vzpriamenou skrinkou by mal zmysel. Knihy, na ktoré sa denne odvolávate, si môžete nechať v chatrči. Budú ľahko dostupné, ale mimo vášho pracovného priestoru. Ak knihy nepotrebujú byť hneď po ruke, postačí vám samostatná knižnica a môžete ísť bez skrinky a uprednostniť väčšiu rovnú pracovnú plochu.
Ak sa vaša práca točí okolo používania počítača a máte dostatok priestoru, pouvažujte nad pracovným stolom v tvare L. Počítač si môžete nechať na jednej sekcii a stále máte veľký pracovný priestor na druhej. Táto konfigurácia vám umožňuje vyhnúť sa žonglovaniu dvoch priorít na tej istej pracovnej ploche. Ďalším skvelým aspektom stola v tvare L je dodatočný priestor, ktorý získate pre stolné nástroje, ako sú vzpriamené držiaky na spisy, stohovacie podnosy, koše, prenosné závesné zakladače a váš telefón. Nezabudnite na všetok priestor na stenách. Keď nemôžete stavať, budujte! Poličky sú fantastickým spôsobom, ako vystaviť osobné predmety, ocenenia a fotografie, pričom váš pracovný priestor bude čistý a funkčný.
Zlepšite svoj time management
Keď nemáte dobrý prehľad o svojom čase, často skončíte v zhone, aby ste veci stihli, a nevyhnutne nemôžete urobiť z organizovanosti prioritu. Papiere sa „zatiaľ“ hádžu na stôl a časopisy sa ukladajú na stoličku alebo podlahu, pretože nemáte čas ich čítať. Jedným z najjednoduchších spôsobov, ako lepšie využiť svoj čas, je prehodnotiť, ako dlho budú úlohy skutočne trvať, a podľa toho naplánovať. Predstavte si, že dokončujete úlohu od začiatku do konca a aké kroky musíte vykonať. Kým nebudete v odhadovaní presnejší, pridajte 25 % k času, ktorý si myslíte, že budete potrebovať na dokončenie určitej úlohy.
Ďalším spôsobom, ako si uvedomiť skutočný čas, je načasovať si, keď robíte rôzne veci, ako je platenie účtov, vyrovnávanie šekovej knižky alebo chodenie na poštu. Možno budete prekvapení, keď zistíte, ako dlho veci v skutočnosti trvajú. Urobte si poznámky o tom, ako dlho každá úloha trvá, aby ste si nezabudli nechať dostatok času. Pri vybavovaní pochôdzok medzi obchodnými stretnutiami vždy počítajte s neočakávanými okolnosťami, ako je premávka alebo dlhé rady.
Vyčistite ten papier
Mnoho ľudí hromadí papierový neporiadok zo strachu, že niečo dôležité vyhodia, alebo z obavy, že to bude neskôr potrebné. Výsledkom je, že si všetko ponechajú a nedokážu rozoznať, ktoré veci majú súčasnú alebo budúcu hodnotu a ktoré možno bezpečne vyhodiť.
Realita je taká, že 80 percent ušetreného papiera „pre každý prípad“ už nikdy nebude potrebných; a ak áno, je veľká šanca, že ho bude možné znovu vytvoriť alebo získať z iného zdroja. Od pošty cez fax až po reklamy a poznámky, papier je najväčším prispievateľom k neporiadku v kancelárskom prostredí. Aby sa predišlo rýchlemu hromadeniu papiera, systém pravidelnej údržby papiera je nevyhnutnosťou v každej kancelárii. Pamätajte, že váš odpadkový kôš a váš skartovač sú vaši priatelia.
Rozhodujte sa rýchlejšie
Neporiadok vzniká, keď odkladáte rozhodovanie. Skúste si zvyknúť na rýchle rozhodovanie o tom, či si necháte papier, poštu a iné veci. Čím rýchlejšie dokážete robiť sebavedomé rozhodnutia, tým rýchlejšie udržíte veci vo svojom živote v pohybe, čo zabráni nevybaveným veciam.
Majte na pamäti, že organizovanie je a proces skôr ako udalosť, takže nečakajte zázraky cez noc. Proces môžete urýchliť tým, že si najmete pomoc, napríklad profesionálneho organizátora, ktorý s vami bude pracovať bok po boku a udrží vás sústredené.
Ak plánujete riešiť projekt reorganizácie sami, je možné dosiahnuť značný pokrok v relatívne krátkom čase, ak máte herný plán a nejaké ciele ešte predtým, ako začnete. Stačí začať na jednom mieste a pokračovať v ňom a onedlho budete ohromení výsledkami, ktoré uvidíte.
Viac organizačných tipov a trikov
Deväť tajomstiev úspešných organizátorov
Urobte si poriadok a menej stresu
52 nápadov na usporiadanie domova: Tip na organizáciu týždenne
