Иногда я ненавижу свой почтовый ящик. Уверен, тебе можно посочувствовать. Как и вы, я (и любая другая бизнесвумен) получаю в среднем 124,5 писем день. Тем не менее, несмотря на то, что мы все приклеены к экрану, наши Эл. адрес этикет, кажется, постепенно распался. Я видел электронные письма, которые не только содержали небрежные ошибки, но и в некоторых случаях были откровенно грубыми - или, что еще хуже, слишком случайными. Даже кажущиеся безобидными ошибки складываются и в некоторых случаях могут иметь серьезные последствия.
Я изложил некоторые основные правила этикета, чтобы ваши электронные сообщения соответствовали вашему профессиональному имиджу.
1. Используйте профессиональное приветствие
Конечно, каждый корпоративная культура отличается, но всегда уместно вежливое и слегка формальное приветствие. Использование таких слов, как «эй» или «йо», не является профессиональным, независимо от того, кто их получатель. Вместо этого используйте «привет», «привет», «доброе утро / день» или, что еще более формально, «дорогой».
2. Правильно используйте «ответить всем»
Групповые электронные письма могут сэкономить время, потому что все участвуют в обновлениях проекта или во всем, что вы отправляете. К сожалению, групповые обсуждения могут также выйти из-под контроля и разделиться на отдельные темы, частью которых не обязательно должна быть вся группа. Подумайте дважды, прежде чем нажимать «Ответить все», чтобы понять, действительно ли нужно замкнуть всех в петлю.
3. Не используйте псевдонимы
Сокращение чьего-либо имени (если вам не сказали, что он предпочитает это) является чрезмерно небрежным, самонадеянным и в некоторых случаях может показаться унизительным. Меня зовут Тиффани. Если я не знаю вас лично, называть меня «Тифф» неуместно.
4. Избегайте юмора
Юмор не всегда работает в электронной почте. То, что смешно для одного человека, может быть оскорбительным для других или, что еще хуже, может быть неверно истолковано как саркастическое или едкое.
5. Своевременно отвечать
Несмотря на то, что мы приклеены к нашим клавиатурам, нет необходимости становиться заложниками вашего почтового ящика. Если электронное письмо имеет высокий приоритет и вы знаете, что вам потребуется несколько часов (или даже дней), чтобы его обработать, ответьте сразу, чтобы подтвердить запрос. Письма, которые торчат и пылятся в вашем почтовом ящике, могут создать у людей впечатление, что вы ошеломлены или игнорируете их запросы. Непрочитанные электронные письма также могут означать пропущенные сроки.
6. Вычитайте свое сообщение
Простота проверки орфографии означает, что многие из нас полагаются на нее при обнаружении орфографических ошибок, а это лишь половина пути. Считайте работу «публичной». Если вы напечатаете его неправильно и случайно пропустите букву «L», слово все равно будет написано правильно, но будет иметь совершенно другое значение! Также рекомендуется проверить пропущенные слова или слова, которые звучат одинаково, но пишутся (и означают) что-то другое, например «ваш» и «вы».
7. Не забывай привязанность
Этого легко избежать. Если вы введете слово «вложение» или «прикрепить» в теле письма, Outlook сообщит вам, если похоже, что вы что-то забыли прикрепить. Один из способов уменьшить эту ошибку - начать заметку со слов «в прикрепленном…»
8. Избегайте использования заглавных букв
Все заглавные буквы, используемые в электронном письме, могут стать оскорблением для ваших получателей. Если что-то действительно важно, скажите об этом или вместо этого используйте жирный шрифт или подчеркивание, чтобы выделить ключевой момент или фразу.
9. Рассмотрим звонок
Если вам есть что сказать по электронной почте, может быть более эффективным просто поднять трубку или запланировать звонок. Телефонный звонок может не только сэкономить время, но и предотвратить неправильное толкование вашего сообщения. После звонка запишите согласованные моменты или последующие задачи в кратком сообщении электронной почты.
10. Включите заключительное приветствие
Как и в первом пункте, добавление заключительного приветствия является хорошей практикой. Подумайте о последнем полученном вами электронном письме, где заметка только что оборвалась. Скорее всего, это было не столько запиской, сколько приказом.
Помните, электронная почта, как и любой другой вид бизнеса коммуникация, является прямым отражением вашего профессионализм. Соблюдение этикета в отношении электронной почты покажет вашим коллегам, что вы внимательны, вежливы и оперативны в обмене сообщениями в Интернете.
Эта статья впервые появилась на Сказочный босс. Fairygodboss - крупнейшее профессиональное сообщество женщин, которое предоставляет миллионам женщин профессиональные связи, дает советы по месту жительства и малоизвестную информацию о том, как компании относятся к женщинам.
