Мы полагаемся на электронную почту, чтобы сделать бизнес более эффективно, но некоторые вещи люди только усложняют работу. Какие из этих запретов на деловую электронную почту вы используете?
ты
грубый писатель?
Мы полагаемся на электронную почту, чтобы сделать наш бизнес более эффективным, но некоторые вещи, которые делают люди, только усложняют работу. Какие из этих запретов на деловую электронную почту вы используете?
Анатомия электронной почты
Когда вы пишете электронное письмо, убедитесь, что вы все указали как можно более четко и подробно. Не просите людей читать между строк или уточнять информацию, которая им нужна, чтобы ответить вам.
Если вам нужно написать длинное электронное письмо, убедитесь, что вы разбили его, используя жирные заголовки и маркеры или числа, когда это возможно.
Грамматика имеет значение
Правила грамматики и правописания существуют, чтобы гарантировать отсутствие недопонимания в написанном слове, поэтому не стоит просто отправлять электронное письмо, не перечитав его. Освежите правила грамматики, убедитесь, что нет ошибок в написании, и не используйте ни слова, если вы не уверены вы знаете, что это значит - слишком стараться звучать, как говорят британцы, «шикарно» может иметь катастрофические последствия. полученные результаты.
Будьте осторожны со стенографией. Это может быть нормально, когда вы отправляете электронное письмо людям, которых вы хорошо знаете, но избегайте этого с новыми контактами. Такие вещи, как BTW, вероятно, подходят для ответа с вашего телефона, но избегайте LOL и смайликов.
Ответ и пересылка
Не отвечайте ни на одно электронное письмо, пока не прочитаете все сообщение, включая ответы других людей. Если вы не копируете вслепую или вам не нужно оставлять свой комментарий в частном порядке, всегда отвечайте всем, если были добавлены другие.
Когда вы ответите, убедитесь, что обращаетесь к каждому пункту. Если несколько человек задают вопросы, будет полезно ответить всем в одном электронном письме. Если кому-то нужно много комментариев, полезно ответить «в тексте», отвечая на его комментарии в теле письма и изменив шрифт на другой цвет.
- Убедитесь, что вы удалили любую информацию, которую вы или исходный адрес электронной почты, возможно, не хотите, чтобы другие получили.
- Вам нужно удалить адреса электронной почты из строк «кому» или «от»?
- Вам нужно удалить чью-либо контактную информацию из его подписи?
- Разглашали ли они потенциально конфиденциальную информацию? Сюда может входить что угодно, от личных сведений о продукте или ценах до личной информации.
- Они (или вы) сказали что-нибудь негативное о ком-то? Даже если вы не пересылаете этому человеку, вам следует удалить его.
И действительно ли нам нужно говорить, что вы не должны пересылать шутки, мемы, что-нибудь милое или политическую риторику деловым контактам?
Важные дополнения к электронной почте: вложения и подписи
Дополнительные электронные письма могут быть одной из самых раздражающих частей электронного письма, если они сделаны неправильно. Вложения размером более 8 мегабайт следует загружать в такие службы, как Dropbox или Box, чтобы они не блокировались. Несколько вложений следует поместить в папку и заархивировать.
Всегда настраивайте подпись автоматически и на вашем компьютере, и на телефоне, чтобы убедиться, что она на вашем мобильном телефоне говорит об этом в случае странной ошибки автокоррекции или для объяснения того, почему это так коротко отклик. Он должен включать:
- Ваше полное имя
- Ваше полное название
- Ваш адрес, если вы обычное заведение
- Ваш номер телефона, включая добавочные номера и сотовый, если вы хотите, чтобы он был у людей.
- Ваш адрес электронной почты (необязательно)
- Адрес вашего веб-сайта
- Любые другие ссылки, которые вы хотите, чтобы люди имели (социальные сети, блог и т. Д.)
Когда дело доходит до изображений, таких как фотографии, логотипы и фон, лучше меньше, да лучше. Они могут испортить способ отображения вашей электронной почты в почтовых клиентах некоторых людей. И все, что угодно, кроме сдержанного (маленького) логотипа, часто выглядит просто глупо.
Золотое правило
Когда дело доходит до общения по электронной почте, всегда следуйте Золотому правилу. Напишите, какие электронные письма вы хотите получать. Кто знает? Может быть, кто-то у вас чему-то научится.
Скажи нам
Какие у вас раздражения по электронной почте? Отключите звук в комментариях ниже.
Подробнее об использовании электронной почты
Working Mom 3.0: 5 шагов к улучшению электронной почты
Руководство невесты по организации электронной почты
Весной очистите свой почтовый ящик
