Как часто вы забываете (или теряете) важный счет? Тогда вы в конечном итоге тратите впустую Деньги о штрафах за просрочку платежа - не говоря уже о тревоге, связанной с такой дезорганизацией. Вот десять советов по организации счетов и упрощению оплаты счетов!
Организуйте свои счета
Храните незавершенные счета в одном специально отведенном месте.
Как только ваша почта прибудет, или в назначенное вами время сортировки почты, отсортируйте почту, отделяя ваши незавершенные счета от всей остальной почты. По завершении сортировки сразу же поместите ожидающие счета счета в конверт, папку-карман или корзину ожидающих счетов.
Не отделяйте каждый незавершенный счет в отдельную папку.
Что бы вы ни делали, не кладите счет за коммунальные услуги в одну папку, счет за страхование автомобиля в другую, а счет за членские взносы в другую. Все незавершенные счета должны быть вместе в конверте, кармане или корзине, чтобы их можно было оплатить без необходимости искать их в 10 разных местах.
Мы с мужем используем карманную книжку для оплаты счетов, в которой около 20 карманных папок. Все наши незавершенные счета помещаются в самую первую карманную папку. Все оплаченные счета-фактуры / квитанции затем помещаются в индивидуальные категоризированные карманные папки, которые следуют ниже. Эта система работает для нас как мечта.
Выделите от 2 до 4 обычных дней в месяц для оплаты счетов.
В девяносто девяти процентах случаев вам не нужно отказываться от всего, что вы делаете, когда вы получаете счет по почте, чтобы оплатить его немедленно. Выделите от 2 до 4 дней в месяц и оплачивайте все счета в эти дни. Мы с мужем оплачиваем счета 8 и 22 числа каждого месяца. Вы можете сделать то же самое или, возможно, вы захотите оплачивать незавершенные счета один раз в неделю, например каждую пятницу.
Оплачивайте счета в одном месте и храните все расходные материалы для оплаты счетов вместе.
Чтобы ускорить оплату счетов, всегда оплачивайте счета в одном месте, будь то рабочий стол, кухонный стол и т. Д. Где бы это ни было, в этой области должны быть ваши счета, чековая книжка, конверты, марки, ручки, карандаши, калькулятор, скотч, степлер и наклейки с обратным адресом. Если у вас нет ящиков для хранения принадлежностей, возьмите небольшую пластиковую коробку или даже коробку для обуви и держите все внутри.
Немедленно записывайте оплаченные вами счета.
Как только вы оплатите каждый счет, сразу же записывайте платеж в вашей книге чеков или в реестре компьютерного программного обеспечения. Не откладывайте на потом, иначе вы, скорее всего, забудете. А как только вы забудете, вам придется тратить время и деньги на переплату комиссии за счет.
Поместите оплаченные счета / квитанции в карманную папку для оплаты счетов или в папки с файлами по категориям.
После оплаты счетов отметьте свою копию или раздел счета датой оплаты, номером чека и оплаченной суммой. Затем поместите каждый из них в соответствующий карман папки для оплаты счетов - по одному карману для каждого; например, Утилиты, Страхование, MasterCard, Visa и т. д.) или в папки по категориям в вашем картотеке.
Организовать ваши аннулированные чеки и текущие выписки со счета.
Каждый месяц вы будете получать выписки по текущему счету и, возможно, погашенные чеки из вашего банка. Немедленно поместите их в папку, пока не наступит назначенная вами ежемесячная дата, чтобы сверить ваш текущий счет. Затем храните все свои выписки и погашенные чеки в папке за год. Возможно, вам придется получить их позже для своего бухгалтера, когда начнется налоговый сезон.
Кстати, любые банковские выписки и / или аннулированные чеки старше одного года могут храниться в другом месте, чем ваши текущие файлы. Вы также можете подумать о том, чтобы узнать у своего бухгалтера, как долго, по его мнению, вам необходимо хранить эту информацию.
Уплотните свои кредитные карты.
Чем больше у вас кредитных карт, тем сложнее будет их упорядочить и тем больше времени у вас уйдет на оплату счетов. По возможности объединяйте свои многочисленные кредитные карты в 2 или 3 кредитные карты и избавьтесь от остальных.
Заранее подготовьте конверты для повторяющихся счетов.
Для повторяющихся счетов, таких как платежи по ипотеке, аренде или ссуде, вы сэкономите много времени, заранее подготовив кучу конвертов для каждого. Например, предположим, что вы должны платить арендную плату каждый месяц. Сделайте конверты на год с указанием имени и почтового адреса арендодателя, обратного адреса и печати. Таким образом, все будет готово к работе каждый месяц. Вы просто выписываете чек, кладете в подготовленный конверт и отправляете по почте.
Еще больше упростите с помощью недорогого программного обеспечения для управления капиталом.
Если вы оплачиваете счета вручную, вы можете подумать о покупке недорогого программного обеспечения для управления капиталом. Мы с мужем используем Quicken. Его легко настроить, и время, необходимое для оплаты счетов, сокращается более чем на 50%. Кроме того, это отличная экономия времени при уплате налогов, поскольку он автоматически организует все ваши доходы и расходы с распечаткой, готовой для вашего бухгалтера.
Дополнительные организационные советы
- Мнения экспертов: самые простые способы организовать домашний офис
- Советы по организации: удаление беспорядка для здорового дома
- Стратегии экономии времени для ведения учета, оплаты счетов
