Представьте, что вы впервые встречаетесь с адвокатом, чей офис превратился в захламленный беспорядок - бумаги валялись повсюду. рабочий стол, почта и файлы, разбросанные по креденсу, и перегруженный книжный шкаф с стопками книг наверху и на пол. Независимо от реальных навыков или репутации этого адвоката, может ли ваше первое впечатление быть отрицательным? Может ли уменьшиться и ваше доверие к этому адвокату? В бизнесе важно первое впечатление.
Беспорядок в рабочее место варьируется от просто раздражающего до почти парализующего и всегда пагубно сказывается на производительности. Загроможденная рабочая среда также создает неблагоприятный имидж для клиентов и сотрудников. Когда рабочий стол становится местом хранения, а не рабочим пространством, пора реорганизовать! Несколько факторов способствуют неорганизованному рабочему пространству, но вот три способа борьбы с саботажниками.
Получите хороший стол
Это не обязательно означает дорогие письменный стол - это тот, который подходит вам и отвечает вашим повседневным потребностям. От ваших личных привычек на работе, а также от вашей деловой активности будет зависеть, какой стиль и размер стола вам подойдут. Если вы регулярно обращаетесь к книгам, руководствам или публикациям в своем бизнесе, вам будет иметь смысл поставить письменный стол с вертикальной стойкой. Книги, к которым вы обращаетесь ежедневно, можно хранить в клетке. К ним будет легко получить доступ, но за пределами вашего рабочего места. Если книги не должны быть под рукой, достаточно отдельного книжного шкафа, и вы можете отказаться от клетки в пользу более плоского рабочего места большего размера.
Если ваша работа связана с использованием компьютера и у вас достаточно места на полу, подумайте о L-образном столе. Вы можете разместить свой компьютер в одном разделе и по-прежнему иметь большое рабочее пространство в другом. Эта конфигурация позволяет избежать одновременного использования двух приоритетов на одном рабочем столе. Еще один замечательный аспект L-образного стола - это дополнительное пространство, которое вы получаете для настольных инструментов, таких как вертикальные держатели для файлов, лотки для штабелирования, корзины, переносные файлы для подвешивания и ваш телефон. Не забывайте о пространстве на стенах. Когда вы не можете развиваться, создавайте! Полки - отличный способ показать личные вещи, награды и фотографии, сохраняя при этом чистоту и функциональность рабочего места.
Улучшите свое тайм-менеджмент
Когда вы плохо распоряжаетесь своим временем, вы часто спешите с делом и неизбежно не можете сделать организованность приоритетом. Газеты «пока» бросают на стол, а журналы складываются на стул или на пол, потому что у вас нет времени их читать. Один из самых простых способов лучше использовать свое время - это переосмыслить, сколько времени на самом деле будут занимать задачи, и составить соответствующий график. Визуализируйте, как вы выполняете задачу от начала до конца и какие действия вы должны предпринять. Пока вы не станете более точными в оценке, добавьте 25% ко времени, которое, по вашему мнению, вам понадобится для выполнения определенной задачи.
Еще один способ узнать реальное время - это рассчитать время, пока вы занимаетесь разными делами, например, оплачиваете счета, балансируете в чековой книжке или идете на почту. Вы можете быть удивлены, узнав, сколько времени на самом деле длится. Записывайте, сколько времени занимает выполнение каждой задачи, чтобы не забыть выделить достаточно времени. Выполняя поручения между деловыми встречами, всегда учитывайте непредвиденные обстоятельства, такие как пробки или длинные очереди.
Очистите эту бумагу
Многие люди накапливают беспорядок в бумаге из-за страха выбросить что-то важное или опасения, что это может понадобиться позже. В результате они остаются в своих руках и не могут определить, какие вещи имеют настоящую или будущую ценность, а какие можно безопасно выбросить.
Реальность такова, что 80 процентов бумаги, сэкономленной «на всякий случай», больше никогда не понадобится; и если это так, очень велики шансы, что его можно будет воссоздать или получить из другого источника. От почты до факса, до рекламных объявлений и записок бумага является самым большим источником беспорядка в офисной среде. Чтобы избежать быстрого скопления бумаги, в каждом офисе необходима регулярная система обслуживания бумаги. Помните, что мусорная корзина и измельчитель - ваши друзья.
Принимайте решения быстрее
Беспорядок возникает, когда вы откладываете принятие решения. Постарайтесь выработать привычку быстро принимать решения о том, хранить ли бумагу, почту и другие вещи. Чем быстрее вы сможете принимать уверенные решения, тем быстрее вы будете продвигать дела в своей жизни, что предотвратит отставание.
Имейте в виду, что организация - это процесс а не событие, поэтому не ждите чудес в одночасье. Вы можете ускорить процесс, наняв помощника, например, профессионального организатора, который будет работать бок о бок с вами и держать вас в фокусе.
Если вы все же планируете заняться проектом реорганизации самостоятельно, можно добиться значительного прогресса за относительно короткое время, если у вас есть план игры и некоторые цели перед тем, как вы начнете. Просто начните с одного места и продолжайте, и вскоре вы будете поражены результатами, которые увидите.
Дополнительные советы и рекомендации по организации
Девять секретов успешных организаторов
Будьте организованы и меньше нервничайте
52 идеи для организации вашего дома: совет по организации в неделю
