Мне не нужно говорить вам об этом, потому что вы видели это в каждой новости, на каждом телеканале и на каждом обеденный стол, с которым вы сталкивались последние несколько лет: все одержимы своими смартфоны. Они изменили то, как мы общаемся, и мы все больше и больше приближаемся к текстовые сообщения, «Пинговать», «расслабиться» или «болтать» с нашими коллегами.
Пока мы учились писать письмо в начальной школе, а затем благодаря огромной практике (и небольшому веселью) научились писать электронные письма, как нам написать текст, который подходит для работы? Или, скорее, как нам нет написать текст? Если вы делаете что-либо из следующего, значит, вы не соблюдаете золотые правила профессионального текстового сообщения - и это может навредить вашей репутации.
1. Не спрашивая разрешения
Прежде чем писать на чей-то мобильный телефон, попросите разрешения, особенно если это личный номер. Ваше первое сообщение должно подтвердить ваш вопрос (например: «Привет, Сара, вот это сообщение, которое я обещал» или «Привет, Марк, я хотел продолжить наш разговор сегодня, этот номер все еще в порядке?»).
2. Ожидая немедленного ответа
Хотя вы можете относиться к текстовым сообщениям как к обмену мгновенными сообщениями, не все реагируют на текстовые сообщения одинаково. Если вам нужен немедленный ответ, попробуйте позвонить этому человеку или попробуйте отправка электронного письма с «СРОЧНО» в теме письма. В качестве меры предосторожности не ждите, чтобы спросить кого-нибудь в текстовом (или на самом деле) коммуникация канал) прямо перед крайним сроком. Если вы думаете, что вам нужно будет поговорить с кем-то несколько раз, подумайте о переносе разговора на электронную почту.
3. Использование слишком большого количества смайлов
Хотя смайлики - это очень весело, использование слишком большого количества смайликов в рабочем разговоре - особенно с кем-то, с кем вы не близки в офисе - может повлиять на их отношение к вам как к профессионалу. Чтобы снизить риск того, что на вас смотрят не очень профессионально, сократите использование смайликов.
4. Допускать излишние грамматические и орфографические ошибки
В то время как обмен текстовыми сообщениями определенно является обычным делом по сравнению, скажем, с официальным документом, профессиональные разговоры с использованием текстовых сообщений - не место для ленивого правописания и грамматики. Текстовые сообщения, содержащие множество ошибок, указывают на отсутствие с вашей стороны четких коммуникативных навыков и внимания к деталям, какими бы безобидными они ни были. Обязательно дважды проверьте свои сообщения перед отправкой и отправьте пояснение, помеченное звездочкой, если во время корректуры ускользнет ошибка.
5. Отправка сообщений в неподходящие часы
Поскольку обмен текстовыми сообщениями часто рассматривается как более интимный, чем цепочка писем, попробуйте писать текстовые сообщения в обычные рабочие часы (хорошее место для начала: с 8 утра до 7 вечера). Если вам нужно отправить сообщение до или в нерабочее время, поясните в начале сообщения, почему вы отправляете сообщение, а не утром.
6. Отправка длинных блоков текста
Что замечательно в обмене текстовыми сообщениями? Это кратко. Если вам нужно отправить сообщение, состоящее из нескольких предложений, электронная почта, вероятно, лучший способ. Никто не хочет пролистывать стену текста и пытаться понять, о чем идет речь, а отправка текстовых ответов на такой объем контента еще более раздражает!
7. Отправка конфиденциальной информации
Профессиональный обмен текстовыми сообщениями - это все о границах. В результате отправлять конфиденциальную информацию нельзя - будь то конфиденциальная информация о компании или конфиденциальная информация о себе. Такая информация, как у сотрудника зарплата, контрактную цену клиента или другие потенциально конфиденциальные лакомые кусочки не следует пересылать в текстовом виде. Аналогичным образом, личная информация о себе не должна передаваться в профессиональных беседах с использованием текстовых сообщений. Вы никогда не знаете, кто может читать уведомления - или кто может получать скриншоты.
Эта статья впервые появилась на Fairygodboss. Как самый крупный карьера Сообщество женщин Fairygodboss предоставляет миллионам женщин карьерные связи, советы сообщества и труднодоступную информацию о том, как компании относятся к женщинам.
