În unele zile, îmi urăsc căsuța de e-mail. Sunt sigur că poți simpatiza. La fel ca tine, eu (și orice altă femeie de afaceri) primim un în medie 124,5 e-mailuri o zi. Cu toate acestea, în ciuda faptului că suntem cu toții lipiți de ecranul nostru, al nostru e-mail eticheta pare să se fi dezintegrat încet. Am văzut e-mailuri care nu numai că conțineau erori neglijent, dar, în unele cazuri, erau de-a dreptul nepoliticoase - sau, mai rău, prea casual. Chiar și erorile aparent inofensive se adaugă și, în unele cazuri, pot avea consecințe grave.
Am prezentat câteva reguli de bază ale etichetei pentru a vă asigura că comunicările dvs. electronice se potrivesc cu imaginea dvs. profesională.
1. Folosiți un salut profesional
Desigur, fiecare cultura companiei este diferit, dar un salut politicos și ușor formal este întotdeauna potrivit. Folosirea cuvintelor precum „hei” sau „yo” nu este profesională, indiferent cine este destinatarul. În schimb, folosește „salut”, „salut”, „bună dimineața / după-amiaza” sau, pentru a fi și mai formal, „dragă”.
2. Folosiți „răspunsul la toate” în mod corespunzător
E-mailurile de grup pot economisi timp real, deoarece toată lumea este inclusă în actualizările de proiect sau orice altceva trimiteți. Din păcate, firele de grup pot, de asemenea, să scape de sub control și să intre în subiecte separate din care întregul grup nu trebuie să facă parte. Gândiți-vă de două ori înainte de a accesa răspunsul la toate pentru a vă gândi dacă toată lumea trebuie să fie conectată.
3. Nu utilizați porecle
Scurtarea numelui cuiva (dacă nu vi s-a spus că preferă acest lucru) este prea neobișnuită, prezumtioasă și, în unele cazuri, poate fi considerată umilitoare. Numele meu este Tiffany. Cu excepția cazului în care vă cunosc personal, nu este potrivit să mă numiți „Tiff”.
4. Evitați să folosiți umorul
Umorul nu funcționează adesea în e-mail. Ceea ce este amuzant pentru o persoană poate fi jignitor pentru alții sau, mai rău, ar putea fi interpretat greșit ca fiind sarcastic sau caustic.
5. Răspundeți în timp util
Chiar dacă suntem lipiți de tastaturi, nu este nevoie să vă jucați ostatici în căsuța de e-mail. Dacă un e-mail este prioritar și știți că veți avea nevoie de câteva ore (sau chiar zile) pentru a-l gestiona, răspundeți imediat pentru a confirma solicitarea. E-mailurile care atârnă și adună praf în căsuța de e-mail pot oferi oamenilor impresia că sunteți copleșiți sau că ignorați solicitările lor. E-mailurile necitite pot însemna și termenele ratate.
6. Corectați mesajul
Ușurința verificării ortografice înseamnă că mulți dintre noi ne bazăm pe aceasta pentru a detecta erori de ortografie, ceea ce vă ajută doar la jumătatea drumului. Luați în considerare lucrarea „publică”. Dacă îl introduceți greșit și săriți din greșeală litera „L”, cuvântul este încă scris corect, dar are un sens complet diferit! De asemenea, este o idee bună să verificați dacă există cuvinte ratate sau cuvinte care sună la fel, dar care sunt scrise (și înseamnă) ceva diferit, cum ar fi „dvs.” și „sunteți”.
7. Nu uitați atașamentul
Acesta este unul ușor de evitat. Dacă introduceți cuvântul „atașament” sau „atașare” în corpul e-mailului, Outlook vă va solicita dacă se pare că ați uitat să atașați ceva. O modalitate de a reduce această eroare este să începeți nota cu „în atașat ...”
8. Evitați utilizarea tuturor capacelor
Toate literele majuscule utilizate într-un e-mail pot apărea ca un afront pentru destinatarii dvs. Dacă ceva este cu adevărat important, spuneți-l sau folosiți în schimb caractere aldine sau subliniate pentru a evidenția un punct cheie sau o frază.
9. Luați în considerare un apel
Dacă aveți multe de spus în e-mail, poate fi mai eficient să ridicați telefonul sau să programați un apel. Nu numai că un apel telefonic poate economisi timp, dar poate preveni orice interpretare greșită a mesajului dvs. După apel, documentați punctele convenite sau sarcinile de urmărire cu un mesaj de e-mail concis.
10. Includeți un salut final
Similar punctului 1, este doar o bună practică să includeți un salut final. Gândiți-vă la ultimul e-mail pe care l-ați primit în care nota tocmai s-a încheiat brusc. Șansele sunt, s-a simțit mai puțin ca o notă și mai mult ca o comandă.
Amintiți-vă, e-mail, ca orice altă formă de afaceri comunicare, este o reflectare directă a dumneavoastră profesionalism. Asigurarea faptului că eticheta dvs. de e-mail este la punct arată colegilor că sunteți atent, politicos și prompt în schimburile online.
Acest articol a apărut inițial la Fairygodboss. Fiind cea mai mare comunitate de carieră pentru femei, Fairygodboss oferă milioane de femei cu conexiuni de carieră, sfaturi comunitare și informații greu de găsit despre modul în care companiile tratează femeile.
