Dacă nu aveți un sistem pentru gestionarea e-mailurilor, căsuța de e-mail poate scăpa rapid și ușor de sub control. Din fericire, cu mai multe funcții de căutare, găsirea unui e-mail nu este imposibilă; cu toate acestea, este inteligent să organizezi fluxul de e-mailuri înainte ca numărul inundării inbox-ului tău să devină copleșitor.
Având în vedere că mulți dintre noi primim zilnic zeci sau chiar sute de e-mailuri, dezvoltarea unui sistem de gestionare a acestuia este o necesitate. Iată câteva modalități simple de a vă împiedica să vă adunați e-mailurile.
Aruncați anumite e-mailuri imediat după citire
Dacă ați citit un e-mail și nu aveți nevoie să îl recitiți sau să acționați pe acesta, aruncați-l imediat. De asemenea, configurați-vă e-mailul astfel încât coșul de gunoi să fie golit în mod regulat (sau, intrați săptămânal și goliți-l manual).
Rețineți că nu este nevoie să citim imediat fiecare e-mail. Dacă vă simțiți distras de adresa dvs. de e-mail, nu țineți-l deschis; în schimb, programați trei până la cinci ore de check-in în timpul zilei de lucru.
Lăsați e-mailurile care necesită acțiuni în căsuța de e-mail
Dacă trebuie răspuns la un e-mail sau necesită o acțiune, lăsați-l în căsuța de e-mail ca memento. Pentru cele deosebit de importante, setați steaguri, astfel încât să nu se piardă în amestec. (Deși, acest lucru este mai puțin probabil, dat fiind că inbox-ul dvs. va fi în curând mai eficientizat!)
Apoi decideți un termen standard pentru e-mailurile rămase în căsuța de e-mail - poate o săptămână până la o lună. La sfârșitul fiecărei săptămâni, treceți prin căsuța de e-mail și asigurați-vă că răspunsul sau acțiunea este finalizată, astfel încât să puteți șterge e-mailul din căsuța de e-mail.
Înregistrați imediat alte e-mailuri
Dacă există e-mailuri la care ați acționat, dar la care va trebui să faceți referire în viitor, înregistrați-le în folderele corespunzătoare. Va trebui să vă gândiți la ce tip de sistem de foldere va funcționa cel mai bine pentru dvs. Este ușor ca e-mailurile depuse să scape rapid de sub control, deci luați în considerare crearea de dosare care sunt împărțite după dată, astfel încât să puteți șterge cu ușurință dosare întregi care nu mai sunt în timp util. Există câteva instrumente de e-mail care vă permit să primiți și e-mailurile primite direct în dosar - gândiți-vă să configurați acest lucru dacă credeți că această funcție vă va servi bine în modul în care sunteți muncă.
Mai multe sfaturi despre carieră
Cum să găsești un mentor
Cum să renunți la un loc de muncă cu clasa
Ce trebuie să faceți când ați fost concediat
