W niektóre dni nienawidzę swojej skrzynki odbiorczej. Jestem pewien, że możesz współczuć. Podobnie jak Ty, ja (i każda inna bizneswoman) otrzymuję średnio 124,5 e-maili dzień. Jednak pomimo tego, że wszyscy jesteśmy przyklejeni do naszego ekranu, nasz e-mail wydaje się, że etykieta powoli się rozpadła. Widziałem e-maile, które nie tylko zawierały niechlujne błędy, ale w niektórych przypadkach były wręcz niegrzeczne – lub, co gorsza, zbyt zwyczajne. Nawet pozornie nieszkodliwe błędy sumują się iw niektórych przypadkach mogą mieć poważne konsekwencje.
Przedstawiłem kilka podstawowych zasad etykiety, aby zapewnić, że Twoja komunikacja elektroniczna będzie odpowiadać Twojemu profesjonalnemu wizerunkowi.
1. Użyj profesjonalnego powitania
Zgoda, każdy Kultura firmy jest inny, ale grzeczne i nieco formalne pozdrowienie jest zawsze właściwe. Używanie słów takich jak „hej” lub „yo” nie jest profesjonalne, bez względu na to, kim jest odbiorca. Zamiast tego użyj „cześć”, „cześć”, „dzień dobry/popołudnie” lub, jeszcze bardziej formalnie, „drogi”.
2. Używaj odpowiednio „odpowiedz wszystkim”
Grupowe wiadomości e-mail mogą oszczędzić czas rzeczywisty, ponieważ wszyscy są uwzględnieni w aktualizacjach projektu lub cokolwiek innego, co wysyłasz. Niestety, wątki grupowe mogą również wymknąć się spod kontroli i przejść na osobne tematy, których cała grupa nie musi być częścią. Zastanów się dwa razy, zanim klikniesz odpowiedź-wszystko, aby zastanowić się, czy naprawdę wszyscy muszą być zapętleni.
3. Nie używaj pseudonimów
Skrócenie czyjegoś imienia (jeśli nie powiedziano ci, że on/ona woli to) jest zbyt swobodne, aroganckie, a w niektórych przypadkach może wydawać się poniżające. Nazywam się Tiffany. O ile nie znam cię osobiście, nie wypada nazywać mnie „Tiff”.
4. Unikaj humoru
Humor często nie działa w e-mailach. To, co jest zabawne dla jednej osoby, może być obraźliwe dla innych lub, co gorsza, może zostać błędnie zinterpretowane jako sarkastyczne lub sarkastyczne.
5. Odpowiedz w odpowiednim czasie
Mimo że jesteśmy przyklejeni do naszych klawiatur, nie ma potrzeby udawania zakładników w skrzynce odbiorczej. Jeśli wiadomość e-mail ma wysoki priorytet i wiesz, że będziesz potrzebować kilku godzin (lub nawet dni), aby ją obsłużyć, od razu odpowiedz, aby potwierdzić prośbę. Wiadomości e-mail, które krążą i gromadzą kurz w Twojej skrzynce odbiorczej, mogą sprawiać wrażenie, że jesteś przytłoczony lub że ignorujesz ich prośby. Nieprzeczytane wiadomości e-mail mogą również oznaczać niedotrzymanie terminów.
6. Sprawdź swoją wiadomość
Łatwość sprawdzania pisowni oznacza, że wielu z nas polega na nim, aby wyłapać błędy ortograficzne, co prowadzi do połowy. Uznaj pracę za „publiczną”. Jeśli wpiszesz je błędnie i przypadkowo pominiesz literę „L”, słowo nadal jest napisane poprawnie, ale ma zupełnie inne znaczenie! Dobrym pomysłem jest również sprawdzenie pominiętych słów lub słów, które brzmią tak samo, ale są napisane (i oznaczają) coś innego, na przykład „twój” i „jesteś”.
7. Nie zapomnij o załączniku
Jest to łatwe do uniknięcia. Jeśli wpiszesz słowo „załącznik” lub „załącz” w treści wiadomości e-mail, program Outlook wyświetli monit, jeśli wygląda na to, że zapomniałeś czegoś dołączyć. Jednym ze sposobów na ograniczenie tego błędu jest rozpoczęcie notatki od „w załączonym…”
8. Unikaj używania wszystkich wersalików
Wszystkie wielkie litery użyte w wiadomości e-mail mogą być obraźliwe dla Twoich odbiorców. Jeśli coś jest naprawdę ważne, powiedz to lub zamiast tego użyj pogrubienia lub podkreślenia, aby podkreślić kluczowy punkt lub frazę.
9. Rozważ rozmowę
Jeśli masz dużo do powiedzenia w swoim e-mailu, bardziej efektywne może być po prostu odebranie telefonu lub umówienie się na rozmowę. Rozmowa telefoniczna może nie tylko zaoszczędzić czas, ale także zapobiec błędnej interpretacji wiadomości. Po rozmowie udokumentuj uzgodnione punkty lub kolejne zadania za pomocą zwięzłej wiadomości e-mail.
10. Dołącz powitanie końcowe
Podobnie jak w punkcie pierwszym, dobrą praktyką jest dołączenie powitania końcowego. Pomyśl o ostatnim otrzymanym e-mailu, w którym notatka właśnie się nagle skończyła. Są szanse, że czułem się mniej jak notatka, a bardziej jak rozkaz.
Pamiętaj, e-mail, jak każda inna forma biznesu Komunikacja, jest bezpośrednim odzwierciedleniem twojego profesjonalizm. Upewnienie się, że etykieta e-mail jest na miejscu, pokazuje współpracownikom, że jesteś rozważny, uprzejmy i szybki w wymianie online.
Ten artykuł pierwotnie ukazał się na Wróżka. Jako największa społeczność zawodowa dla kobiet, Fairygodboss zapewnia milionom kobiet kontakty zawodowe, porady społecznościowe i trudne do znalezienia informacje na temat tego, jak firmy traktują kobiety.
