Nieprzeczytana wiadomość
Jeśli jesteś podobny do mnie, pomijasz mniej ważne e-maile i zostawiasz nieprzeczytany numer. Nagle twoja skrzynka odbiorcza mówi, że masz setki wiadomości. Nie panikuj. Kliknij, aby zobaczyć wszystkie „nieprzeczytane” wiadomości na raz i przejrzeć je. Istnieje szansa, że jeśli do tej pory ich nie czytałeś, można je usunąć. Rzuć okiem na ważne e-maile od znajomych, rodziny lub współpracowników. Po ich wyeliminowaniu naciśnij „zaznacz wszystko”, a następnie „usuń”. W ciągu kilku minut zniknie zero nieprzeczytanych wiadomości.
Archiwizuj foldery
Foldery są kluczem do uporządkowania skrzynki odbiorczej. Podobnie jak w przypadku fizycznego wypełniania dokumentów, foldery poczty e-mail umożliwiają późniejszy łatwy dostęp do wiadomości. Mam foldery na rachunki i finanse, hasła, rachunki, rodzinę, przyjaciół, a nawet jeden na nadchodzące wakacje. W programie Microsoft Outlook umieszczenie wiadomości e-mail w folderze automatycznie usunie ją z ogólnej skrzynki odbiorczej. W Gmailu możesz nacisnąć „archiwum”, aby pojawiło się tylko w tym folderze. Jeśli nie możesz zdecydować, w którym folderze umieścić wiadomość e-mail, dodaj ją do wielu folderów. Po prostu wyjmij go ze swojej skrzynki odbiorczej!
Foldery akcji
W przypadku elementów, które wymagają dalszych czynności, utwórz foldery akcji, do których zawsze możesz się udać. Utwórz folder „do zrobienia”, gdy musisz pamiętać o kontynuacji działania. Folder „do odpowiedzi” pomoże Ci uprościć odpowiedzi na e-maile. „Oczekiwanie na odpowiedź” jest pomocne, gdy musisz pamiętać, aby kontynuować, jeśli nie.
Anuluj subskrypcję
Możliwe, że usuwasz ogromną liczbę e-maili — ze sklepów, w których robiłeś zakupy, wydarzeń, w których uczestniczyłeś lub organizacji, które wspierałeś. Zacznij bezwzględnie rezygnować z subskrypcji, co drastycznie zmniejszy liczbę niechcianych wiadomości e-mail.
Zrób czas
Twoja pierwsza próba oczyszczenia skrzynki odbiorczej zajmie trochę czasu, więc wygospodaruj kilka godzin, aby dotrzeć do punktu wyjścia. Gdy już tam dotrzesz, eksperci sugerują wyznaczenie określonej godziny każdego dnia na zajmowanie się pocztą e-mail, aby nie wymknąć się ponownie spod kontroli.
Utrzymywać
Po uporządkowaniu wiadomości e-mail utrzymanie jej jest łatwe. Podejmij działanie z każdym e-mailem, który trafia do Twojej skrzynki odbiorczej, niezależnie od tego, czy chcesz go usunąć, umieścić w folderze archiwum, czy dodać do folderu działań. Trzymaj się tego, a już nigdy więcej nie spotkasz się z bałaganem w skrzynce odbiorczej.
